Découvrez nos 5 modes de prise de rendez-vous

Avant propos

Les besoins des uns n’étant pas toujours le besoin des autres, la solution Matchmaking Studio a su s’adapter pour offrir à chaque organisateur une solution conforme aux attentes de chacun en implémentant une multitude de possibilités de prise de rendez-vous.

Chaque mode de prise de rendez-vous aura ses propres particularités qui le rendront plus adapté à certaines situations

Généralités

La plateforme est en mesure de proposer différents scénarios de prise de rendez-vous aux participants :

Prise de rendez-vous directe
Choix préférentiels matchés
Consentement mutuel
Managé / Automatisé
Networking / Speed meeting (lire notre étude de cas pour plus d’informations…)

C’est 5 modes disposent de variantes intéressantes et sont combinables entre eux, en même temps (parallèle) ou en phases successives (changements de modes en cours de route).

Voici une présentation de chaque mode de rendez-vous avec les avantages et les inconvénients de chaque solution.

La prise directe de rendez-vous

Fonctionnement

Ce mode de rendez-vous offre aux participants un accès direct aux créneaux disponibles d’un autre participant. Il se présente sous forme d’un mini agenda.

Le principe est simple : premier arrivé, premier servi.

Le participant sélectionne un créneau libre, confirme et obtient immédiatement le rendez-vous. La plateforme ne proposera au participant QUE les créneaux qui sont à la fois libres chez le participant ET libre chez la cible.

Pour quel usage ?

Ce mode de rendez-vous est généralement utilisé lorsque vous disposez de 2 populations différentes et que l’une des populations doit rencontrer un maximum de participants sans avoir à juger de la pertinence de chaque rendez-vous (entendez par là que tous les rendez-vous sont bons à prendre).

Il peut s’agir :

De visiteurs qui viennent à la rencontre d’exposants
D’étudiants qui rencontrent des entreprises (orientation, métier, recrutement)

Avantages

Ce mode permet à chaque participant de construire son parcours de visite avec une grande autonomie (prise de rendez-vous, annulation, déplacement).
Les agendas de la population « accueillante » se remplissent plutôt vite.
Pas de contraintes ni d’efforts à fournir pour remplir les agendas (qui veut prends).

Inconvénients

Les rendez-vous sont moins bien qualifiés du fait qu’ils soient en self service
Certains plannings se remplissent vite, trop vite

Variantes

Ce mode peut être paramétré avec un « pool » de plannings derrière une fiche Entreprise. Concrètement, cela veut dire que si les visiteurs peuvent prendre rendez-vous avec une structure A, il est possible d’afficher un mini agenda composite avec X plannings derrière (vous ne voyez qu’un seul agenda mais qui est en réalité composé de X agendas de personnes disponibles). Ainsi, lorsque le visiteur voit un créneau libre, il voit en réalité le fait qu’un des X plannings cachés dispose encore d’une disponibilité sur ce créneau.

Il est aussi possible de permettre à un exposant/accueillant de rejeter les rendez-vous pris… en procédant à l’annulation + motif. C’est une façon un peu détournée de faire du consentement.

Le choix préférentiel matché

Fonctionnement

Dans ce mode de rendez-vous, les participants effectuent des sélections. De la même façon que l’on ajoute des articles à un panier, le participant est invité à ajouter une sélection de personnes/entreprises à sa liste de ses souhaits/favoris/choix.

Lorsque nous avons recueilli tous les choix de tout le monde, un algorithme est chargé de redistribuer un maximum de rendez-vous aux participants. Ce dernier va alors arbitrer ses choix selon les options choisies par l’organisateur.

En général, les personnes qui se sont choisies mutuellement sont prioritaires. Puis l’algorithme termine par les choix unidirectionnels (non réciproques) en se basant sur l’ordre de priorité que le participant aura défini (en ordonnant/triant la liste de ses choix).

Pour quel usage ?

Ce système de choix matchés est utilisé par les organisateurs pour tenter d’établir un maximum de rendez-vous sans que le participant n’ait trop d’efforts à fournir.

En effet, lorsque les participants se choisissent mutuellement sans le savoir (choix en double aveugle), nous jugerons que le rendez-vous est pertinent de fait. Les autres choix permettent de remplir les agendas, même si une seule des deux parties souhaitait la rencontre. Il est alors possible d’indiquer à chaque participant quels sont les rendez-vous :

Émanant de choix réciproques (vous vous êtes trouvés mutuellement)
Émanant de choix entrants (vous êtes demandé)
Émanant de choix sortants (vous êtes demandeur)

Avantages

Facilité pour le participant (ajout dans sa liste en un clic)
Facilité pour l’organisateur de savoir qui aimerait rencontrer qui (avec beaucoup de choix, on obtient de la data et de la matière à rendez-vous)
Selon les réglages de l’algorithme on peut obtenir un très grand volume de rendez-vous (et des agendas avec un fort taux de remplissage). Certains organisateurs vont même jusqu’à remplir les créneaux libres avec des rendez-vous aléatoires…
Très grande souplesse pour l’organisateur qui ne fera le « matching » qu’à la dernière minute :
- Possibilité de changer le nombre de tables
- Possibilité de changer le nombre de créneaux horaires
- Possibilité de mobiliser des nouvelles personnes au dernier moment si une structure a été fortement sollicitée (ajout de collègues pour démultiplier les agendas et donc les disponibilités)
L’organisateur peut faire du rebond sur les choix non matchés (accompagnement post-événement, mise en relation) : même non matché, un choix reste une information intéressante de « untel voulait rencontrer untel »

Inconvénients

Difficulté de connaître à l’avance la bonne répartition des choix (qui dépendent de l’intérêt des participants les uns pour les autres)
Impossible de garantir à un participant qu’il aura un planning de rendez-vous (surtout si ce participant ne fait pas ses choix et que personne ne s’est intéressé à lui)
La responsabilité du remplissage du planning incombe à l’organisateur… même si les participants ne font pas de choix ou ne sont pas demandés… un planning vide ou peu rempli entraînera potentiellement un no-show ou une protestation.
Les rendez-vous étant matchés au dernier moment, le participant ne prend connaissance de son agenda que tardivement (et des fois, uniquement en arrivant sur place). Cela peut conduire à des situations où l’organisateur est mis en porte-à-faux vis-à-vis d’une promesse de remplissage…

Variantes

Le mode choix préférentiels offre des options intéressantes :

Possibilité de choisir une personne précisément (selon sa fonction/expertise) ou au contraire de choisir l’entreprise (dans ce cas, une des personnes de l’entreprise, au hasard, assurera le rendez-vous matché)
Possibilité de créer un questionnaire « sur choix de l’entreprise/personne » afin de préciser certaines informations contextuelles au rendez-vous
Possibilité d’activer la vue réciproque (qui m’a choisi) ce qui peut induire un choix inverse qui n’aurait pas été fait sans cela
Possibilité de permettre aux participants de valider ou blacklister des choix entrants (reçus) pour s’opposer au futur rendez-vous qui serait, sans cela, matché.
Possibilité de centraliser les choix de toute une équipe (collègues) sur un ou plusieurs participants : chacun fait ses choix de son côté et à la fin on obtient un planning unique composé des choix de plusieurs personnes
Nombreuses options de matching (une quarantaine) avec possibilité de faire plusieurs passes et de réaliser des opérations de rematch le jour J (suite à un désistement de dernière minute)

Le consentement mutuel

Fonctionnement

En consentement mutuel, les participants s’échangent des propositions de rendez-vous qui devront être bilatéralement validées.

Un participant A s’intéresse à un participant B. Il lui adresse une proposition de rendez-vous (via la plateforme). Le participant B prend le temps d’évaluer la pertinence du rendez-vous (car il a accès au profil du demandeur) puis accepte ou refuse. Le rendez-vous est alors inscrit dans les agendas de chacun.

Pour quel usage ?

Ce mode de rendez-vous est à privilégier quand la qualité prime sur la quantité. Une majorité d’organisateurs opte pour cette solution qui permet un bon compromis : le participant qui s’investit dans ses propositions (émises comme reçues) récoltera le fruit de cet investissement sous forme de rendez-vous.

En général, ce format est adapté si :

La thématique de l’événement est sectorielle et met en relation l’amont VS l’aval ou la co-traitance. L’idée étant que les participants font partie d’un écosystème dont ils maîtrisent le sujet : ils seront donc friands de nouveautés et de découverte
Le rendez-vous est basé sur une information contextuelle (un besoin qui diffère d’un participant à l’autre et d’une demande de rendez-vous à l’autre) : dans ce cas, le fait de devoir argumenter chaque proposition rend l’analyse d’intérêt/risque plus pertinente pour le participant demandé, il dispose alors d’une information clé pour décider si oui ou non il souhaite investir du temps sur la rencontre.
Lorsque une population VIP doit maîtriser son remplissage de planning (par exemple lorsque ce sont des grands comptes ou de grands donneurs d’ordres)

Avantages

La responsabilité du remplissage du planning revient à chaque participant (décharge l’organisateur)
Les rendez-vous sont réputés plus pertinents (car consentis mutuellement)
Les plannings des participants se remplissent au grès des acceptations (cela leur confère une visibilité immédiate sur le remplissage de leur planning)
L’organisateur peut faire du rebond (accompagnement post-événement, mise en relation) sur les demandes non traitées (laissées en attente d’une réponse) : même non répondue, une proposition de rendez-vous reste une information intéressante de « untel voulait rencontrer untel »

Inconvénients

Du fait que les plannings se remplissent au fil de l’eau, il est plus difficile pour les organisateurs de prévoir les ressources nécessaires :
- Le nombre de tables ne peut pas être réduit (ou difficilement) si trop de tables ont été ouvertes (du fait qu’elles sont utilisées pour certains rendez-vous déjà acceptés, leur suppression obligerait à annuler le rendez-vous)
- Les créneaux horaires sont plus difficilement modifiables (du fait qu’ils sont employés sur des rendez-vous validés et que les participants auront peut-être ouvert/fermé certains créneaux)
Les participants qui se voient refuser toutes leurs demandes de rendez-vous peuvent se démotiver (cas des consultants ou activités trop transversales/généralistes)… c’est le demandé qui a le dernier mot.
Les propositions de rendez-vous étant nominatives, si une personne d’une entreprise annule sa participation, les demandes sont souvent perdues (même si nous avons des solutions de reclassement auprès des collègues, ce n’est pas toujours simple de savoir qui reprendra telle ou telle proposition de rendez-vous)

Variantes

Ce mode de rendez-vous possède de nombreuses options :

Possibilité de proposer un horaire
Possibilité de laisser le demandé choisir l’horaire
Possibilité de faire transiter toutes les demandes vers 1 seule personne de l’entreprise qui se chargera de dispatcher les acceptations sur les différents collègues, selon leurs propres disponibilités et compétences.
Possibilité de transférer une demande reçue à un collègue
Possibilité de ne pas fixer le rendez-vous lors de l’acceptation
Possibilité de créer un questionnaire « sur demande de rendez-vous » afin de préciser certaines informations contextuelles au rendez-vous

Le mode managé ou automatisé

Fonctionnement

Avec ce mode de prise de rendez-vous un peu spécial, c’est l’organisateur qui décide des rendez-vous, intégralement ou partiellement.

Soit l’organisateur fixe lui même chaque rendez-vous, soit il se fait assister d’un automate qui, selon des règles bien précises, choisira qui doit rencontrer qui.

Important : ce mode permet également aux organisateurs de retravailler chaque planning et de faire de la dentelle. Il est rarement utilisé pour gérer entièrement un événement, sauf cas très particuliers.

Pour quel usage ?

Lorsque l’organisateur fixe tous les rendez-vous à la main, le système est utilisé pour coordonner les plannings et aider l’organisateur dans sa tâche. Bien souvent, ce mode de fonctionnement est lié à deux scénarios :

La spécificité et la technicité de l’événement font que seul l’organisateur peut savoir qui-devrait-rencontrer-qui (événements très techniques avec l’organisateur comme intermédiaire-sachant)
Lorsque les choix/prises de rendez-vous sont issus d’un système tiers (par exemple, un comité s’est réuni et a déterminé qui devait rencontrer qui, choix recueillis dans un google form…)

Lorsque l’organisateur s’appuie sur un automate, c’est que le critère qui doit déterminer si deux participants doivent se rencontrer est purement mécanique : par exemple, toutes les personnes d’un métier A doivent rencontrer toutes les personnes d’un métier B. L’automate permettra de faire le gros du travail de remplissage et l’organisateur pourra employer son temps à peaufiner les agendas et traiter les cas particuliers.

Avantages

Gain de temps et cohérence des plannings assurée par Matchmaking Studio (à contrario d’une gestion sous Excel qui peut révéler, au dernier moment, des incohérences et faire perdre un temps précieux)
Capacité à produire des plannings sur mesure tout en exploitant toutes les autres fonctionnalités offertes par la plateforme (mailings, production de documents, émargement…)

Inconvénients

Un tiers décide de la pertinence des rendez-vous, ce qui peut conduire certains participants à ne pas vouloir en assurer certains
La responsabilité du remplissage des plannings incombe intégralement à l’organisateur et à son interprétation des besoins

Le mode networking

Fonctionnement

Ce mode n’est pas à proprement parler un mode de « prise » de rendez-vous mais plutôt d’organisation de mises en relation.

Le networking permet de produire des interactions aléatoires et successives entre X participants (ils peuvent être 25 comme ils peuvent être 400…). La particularité du networking réside dans le fait que les rencontres ne se font pas uniquement à 2 (face-à-face) mais en groupes (3 personnes et plus).

Un algorithme va composer des tables de X personnes (de 2 à 10 personnes par table, et plus si besoin).

L’idée principale est : chaque tour recompose de nouvelles tables où jamais personne ne se rencontre deux fois.

Pour quel usage ?

Ce système est extrêmement performant lorsque l’on souhaite brasser un maximum de personnes en un minimum de temps (ça peut être 3 créneaux de rencontres ou toute une journée selon les besoins).

Ces rencontres étant optimisées pour de gros volumes et un timing serré, il n’est pas adapté lorsque les participants doivent pouvoir choisir qui ils souhaitent rencontrer. En effet, l’objectif étant qu’un maximum de connexions soient établies.

Avantages

Un volume de rencontres phénoménal (par exemple : 300 personnes sur des tables de 10 qui font 10 tours produiront, en l’espace de 3 à 4h un volume de 27 000 rencontres !!!
Capacité à produire autant de rencontres en très peu de temps

Inconvénients

Le nombre de personnes effectivement présentes sur place est difficile à prédire ce qui conduit l’organisateur à travailler en « last-minute » pour un résultat optimal
Les rencontrent ne peuvent pratiquement pas être influencées par des choix du participant ou de l’organisateur (nous avons quelques solutions mais elles restent limitées : voir variantes)
Certains networkings de plus de 100 personnes demandent une logistique de salle assez complexe selon la façon dont seront « joués » les rendez-vous
Certaines configurations (nb personnes, nb tables, nb tours) restent impossible à réaliser… donc tout dépend d’un équilibre fragile entre ces 3 composantes (= incertitude de faisabilité).

Variantes

L’algorithme dispose d’options intéressantes pour prendre en considération certaines contraintes :

Possibilité de définir des groupes de personnes qui doivent s’éviter à tout prix (par exemple : même activité, même entreprise, même réseau, même territoire…)
Possibilité de définir des groupes de personnes qui « rencontrent en équipes ». Par exemple, si deux personnes d’une même entreprise ont chacun leur parcours de tables, elle ne doivent jamais croiser les participants que l’autre a déjà rencontré.
Possibilité de créer des groupes de répartition. Par exemple : vous disposez de 90 personnes qui font partie de 3 réseaux différents et vous avez des tables de 9 personnes. L’algorithme est en capacité de faire en sorte que chaque table réserve 3 places pour chaque réseau (en fonction bien sûr des proportions de représentation de chaque réseau).
Capacité d’intégrer le résultat d’un networking à un programme plus complet (conférences, ateliers, rendez-vous classiques). Par exemple : sur un temps fort ou sur un moment de déjeuner

Combinaison de plusieurs modes

Ces différents modes de rendez-vous sont combinables !

Par exemple, sur un gros salon, il n’est pas rare que :

Les visiteurs prennent rendez-vous en mode « direct » avec les exposants sur certains créneaux
Les exposants entre-eux (ou les visiteurs professionnels) prennent des rendez-vous par consentement mutuel (plus qualifiés)

Il peut également arriver qu’un mode de rendez-vous serve de complément à un autre mode.

Par exemple, le mode consentement mutuel peut être proposé au début de la phase de prise de rendez-vous, puis, voyant que les participants sont peu réactifs aux demandes (ils ne répondent pas), l’organisateur peut alors décider de passer tout le monde en mode « prise directe de rendez-vous » pour booster les prises de rendez-vous ou assurer un minimum de rencontres.

Le cas du networking est également intéressant car il permet d’animer un temps fort en marge de rendez-vous plus classiques. Il peut s’agir de :

Tours de table au début d’un salon pour briser la glace et permettre à des exposants de se connaître
Un temps fort lors du repas, en plaçant les participants sur des tables de 8-10 personnes et qui changeront de place à chaque service (cocktail, entrée, plat, dessert, café).
Organiser des sessions de formation / team building où chaque atelier / épreuvre recompose des équipes uniques

N’hésitez pas à prendre contact avec nous si vous avez d’autres besoins ou des questions pour votre événement.