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Le business dating

Comment développer son réseau d'affaire en rencontrant d'autres entrepreneurs ?

Bien qu'inspirée de situations réelles, l'étude de cas présentée ci-dessous est entièrement fictive. Aussi, étudiez bien votre projet en cas de transposition. Web Perspective ™ ne pourrait être tenu pour responsable d'un échec commercial lié à la transposition de ses études de cas.


Présentation du cas

Une association Club Business (clubs privés d'entrepreneurs) souhaite organiser pour ses membres des rencontres thématiques avec d'autres entrepreneurs extérieurs au club. L'objectif de ces événements, dont la fréquence sera mensuelle, est de favoriser la rencontre des membres du club avec différents acteurs du tissu économique local. L'association espère ainsi faire naître de nouvelles opportunités de marché grâce aux participants et aux thématiques des rencontres.

Le président de l'association décide de créer "Les jeudis du Club", un événement-rencontre qui bénéficie d'un relais médiatique de la TV locale et d'un soutien logistique de la CCI qui s'associera à chacun des événements. Le club composé d'une vingtaine de membres se réunira tous les premiers jeudis de chaque mois, le soir, pour rencontrer des entrepreneurs invités pour l'occasion. Les rencontres auront lieu à chaque fois dans un endroit différent. Le président prévoit de faire appel à des intervenants extérieurs qui, en préambule de chaque soirée, présenteront un produit, un service ou un dossier thématique avant de participer eux-même aux rencontres.

Pour le premier événement "Les jeudis du Club", le networking est organisé dans un bar à vin cossu et réputé du centre-ville qui propose de mettre à disposition 9 manges-debout autour desquels 5 personnes peuvent se tenir. Le lieu est également équipé d'un vidéo projecteur en fond de salle et du matériel audio nécessaire à la présentation des intervenants.

L'intervenant invité pour le lancement sera le dirigeant d'une société spécialisée dans l'accompagnement des entreprises qui souhaitent se développer à l'international. Il présentera un dossier sur la thématique "A la conquête des marchés étrangers : tout ce qu'il faut savoir". Il interviendra pendant 45 minutes en première partie de soirée. Suivront les rencontres business.


Format logistique de l'événement

Capacité

Chaque mois, le club ouvre les inscriptions aux événements "Les jeudis du Club" à une trentaines d'entreprises. En considérant que le club compte 20 adhérents et que les business-datings attirent 20 à 25 entreprises invitées tous les mois, le président limite le format du business-dating à 45 participants. Plus tard, si "Les jeudis du Club" rencontrent un franc succès et que de nouveaux membres sont recrutés, le format pourra évoluer.

En fonction de la disponibilité des membres et du taux de participation des entreprises extérieures, chaque événement-rencontres sera adapté à l'effectif réel. Pour cela, les lieux retenus pour les networkings devront permettre d'accueillir les 45 participants.

Pour la première du club, 19 des 20 membres peuvent être présents et 26 entreprises ont accepté l'invitation. Le bar à vin est en mesure de fournir les 9 points de rencontres qui accueilleront chacun 5 participants.

Les effectifs des deux groupes (adhérents VS invités) n'étant pas égaux, 8 manges-debout accueilleront 2 adhérents / 3 invités et 1 mange-debout accueillera 3 adhérents / 2 invités.


Durée

La première partie de la soirée est consacrée à la présentation de l'intervenant extérieur. Elle dure 45 minutes. La seconde partie comprend les rencontres. Elle ne doit pas dépasser 45 minutes. La troisième partie est libre de contraintes. Il s'agit de l'après-dinatoire.

Chaque tour dure 10 minutes (2 minutes d'expression par participant) et il est laissé 2 minutes entre chaque tour pour que les participants puissent rejoindre leur nouveau mange-debout.

Grâce à l'outil "assistant logistique" la direction détermine que le business-dating ne dépassera pas 58 minutes et engendrera, sur 5 tours, la rencontre par chaque membre de 15 nouvelles entreprises et par les invités de 20 nouvelles entreprises (dont 2 membres).


Résultat technique

Grâce à la capacité importante des points de rencontre, ce sont près de 900 rencontres produites en 60 minutes. Une belle performance pour des entrepreneurs désireux de ne pas gaspiller leur temps.

Les algoritmes du processeur de rencontres sont capables de gérer la répartition équitable des participants des deux groupes sur l'ensemble des points de rencontre. Ainsi, vous vous assurez de l'équilibre des tables.


Format économique de l'événement

Coût par participant

L'événement-rencontres est organisé chez un restaurateur et comprend :

  • Un apéritif d'accueil
  • Un buffet et la possibilité de déguster 3 vins différents
  • La réservation des locaux et du matériel
  • La fabrication des rencontres et des documents

A ce titre, une participation sera demandée aux participants :

  • 45 € pour les invités
  • 0 € pour l'intervenant extérieur (invité par le club)
  • 35 € pour les membres du club

Retombées économiques attendues

L'association Club Business ne tire aucun bénéfice direct des rencontres. Les participations financement la logistique et la communication.

Les retombées indirectes espérées sont :

  • La création d'opportunités professionnelles pour chaque participant et son entreprise grâce aux rencontres et à leurs thématiques
  • La promotion de l'activité du club et de son savoir-faire (rayonnement des membres et de l'association, développement du réseau)
  • Le recrutement de nouveaux adhérents, source de richesse

Organisation

Inscriptions

Le club dispose, via ses membres, d'un réseau existant de contacts à partager mais, dans son interet, il doit renouveller régulièrement son portefeuille d'invités pour éviter un appauvrissement de la qualité des rencontres.

Le premier business-dating cible 30 participants non membres, implantées dans toute la région. Bien que le thème de la soirée soit le développement à l'internationnal, la communication s'adresse à toutes les entreprises de tous les secteurs d'activité interressées par la thématique. Le président du club doit simplement s'assurer, par tous les moyens, que chaque entreprise inscrite sera bien présente.

Le club se dote d'un site internet et d'une page de promotion de l'événement "Les jeudi du Club". Les inscriptions sont ouvertes en ligne mais le paiement des cotisation doivent se faire par chèque auquel sera joint le reçu d'inscription en ligne. Toutes les cotisations devoient être réglées avant la date de l'événement-rencontres.

La CCI, partenaire de l'événement, assure le relai de communication auprès de tous ses membres adhérents. Une chaine de TV locale s'associe également à l'initiative et programme deux reportages destiné au journal d'information locale. Un reportage est consacré au lancement, l'autre à la couverture de l'événement.


Relances

Les relances sont déterminantes pour assurer la réussite de l'événement.

Les membres du club sont réputés fiables et leur participation est considérée comme garantie. Parmi les invités, deux catégories d'entreprises sont identifiées :

Les entreprises qui ont envoyé leur chèque de participation offrent une garantie satisfaisante de venue mais feront tout de même l'objet d'une unique relance, le jour même de l'événement.

Pour les entreprises qui n'ont pas fait parvenir leur participation les relances doivent être plus soutenues et leur venue reconsidérée en cas de non paiement.


Accueil

Le jour J à 19H00, le bar à vin ouvre ses portes. Deux totems appartenant au club bordent l'entrée et annoncent l'événement privé dont fait l'objet l'établissement ce soir.

Les 9 manges-debout sont numérotés et offrent cinq programmes de rencontres, trois bleus (ceux des invités) et deux rouges (ceux des membres).

L'intervenant arrive légèrement en avance pour prendre possession des lieux et du matériel nécessaire à la présentation. Il est accueilli par le président, quelques autres membres, un représentant de la CCI et l'équipe de TV.

Chaque invité est ensuite accueilli par les membres qui l'invitent à patienter au bar où un apéritif d'accueil est servi.

Lorsque tous les invités sont arrivés, le président du club présente la soirée et invite chaque participant à rejoindre un mange-debout où il trouvera un programme de rencontre numéroté qu'il conservera toute la soirée. L'intervenant extérieur est alors invité à débuter la présentation de son dossier, introduit par le président du club. Un entre-acte de 10 minutes est accordé à la fin de la présentation du dossier thématique.


Networking

Lorsque tous les participants ont regagné leur mange-debout, les rencontres peuvent débuter.

Chaque tour débute par le tintement d'une cloche. A la fin du tour, deux tintements sonnent la fin des échanges et l'animateur annonce "Fin du (premier, deuxième...) tour !" et invite tous les participants à rejoindre leur prochain mange-debout. Le tour suivant reprend avec un nouveau tintement...

A chaque tour, chaque participant se présente et présente son activité dont il est venu faire la promotion. Les participants sont également invités à s'exprimer sur les produits ou services qu'ils recherchent dans le cadre de leur développement.

Lorsque tous les participants se sont présentés, ils échangent leurs cartes de visites et le tour s'achève.

Note : Dans un business-dating, les règles qui régissent les échanges peuvent varier autour de l'objet des échanges mais dans la plupart des cas les échanges sont directs et sans intermédiaires. L'échange de carte de visites et la prise de notes suffisent à favoriser un terrain propice à la poursuite des échanges pendant ou après l'événement-rencontres. Lorsqu'un tiers (le club par exemple) intervient dans les échanges de coordonnées c'est le plus souvent pour mesurer l'efficacité des rencontres.


L'après

Généralement, les business-rencontres, se poursuivent par un après-dinatoire où les participants sont plus détendus. Dans la mesure où les échanges sont réputés libres, les entrepreneurs peuvent poursuivre les échanges ou appronfondir certaines relations naissantes après les rencontres, directement sur place.

L'après-rencontres est également l'opportunité, pour les invités, de se rapprocher des membres du club.


Questions / Réponses

Comment sont gérés les effectifs à géométrie variable ?
Notre réponse : Il faut bien distinguer les deux effectifs dont il est question.

Le premier est l'effectif global. Il correspond au nombre total de participants. Lorsqu'il varie, il faut s'assurer que la capacité logistique d'accueil suit (nombre de places autour des points de rencontre).

Le second est l'effectif des groupes (si il en est). Lorsque vous faites se rencontrer deux groupes d'interêts distincts (membres/invité), chaque groupe doit avoir un effectif au moins égal au nombre de points de rencontres (au moins un membre par mange-debout). Dans ce cas, les effectifs des groupes peuvent varier, en respectant toutefois la règle précédente, le processeur de rencontres se chargera automatiquement d'équilibrer les effectifs des tables en proportion des effectifs des groupes.