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Le speed-dating

Comment trouver l'âme soeur en quelques tours ?

Bien qu'inspirée de situations réelles, l'étude de cas présentée ci-dessous est entièrement fictive. Aussi, étudiez bien votre projet en cas de transposition. Web Perspective ™ ne pourrait être tenu pour responsable d'un échec commercial lié à la transposition de ses études de cas.


Présentation du cas

Un restaurant souhaite augmenter son taux de remplissage les soirs de la semaine où il a des difficultés à atteindre ses objectifs de chiffre d'affaire, en exploitant un espace du restaurant inutilisé.

Les gérants ont pour projet d'organiser un événement-rencontres de type speed-dating pour les célibataires de sa région. Pour faire connaître l'événement le restaurant table sur une communication par le site Internet et par des flyers distribués autour du restaurant. L'événement sera programmé tous les mardis soirs.

Le restaurant cible les célibataires, hommes et femmes, dont les âges sont compris entre 30 et 40 ans (les clients habituels). Plus tard, si l'événement fonctionne, il décidera peut-être de cibler d'autres tranches d'âge.


Format logistique de l'événement

Capacité

Le restaurant a une capacité d'accueil maximum de 70 couverts mais ne dispose que de 20 tables de 2 (les autres étant des tables de 4 ou de 6). Le restaurant choisi donc d'organiser des événements de 40 participants maximum répartis sur les 20 tables.


Durée

La soirée-rencontres ne débutera qu'à 19H30 pour permettre à chaque participant de se préparer et de rejoindre le restaurant situé en centre ville. La soirée ne devra pas dépasser 23H00, heure de fermeture du restaurant le mardi.

Chaque tour durera 5 minutes et il sera laissé 1 minute entre 2 tours à chaque participant masculin pour rejoindre sa nouvelle table.

Grâce à l'outil "assistant logistique" les gérants déterminent que le speed-dating pourra atteindre les 20 tours nécessaires à la rencontre de tout les participants en 119 minutes.


Résultat technique

Au cours de la soirée, ce sont près de 800 rencontres et 400 connexions qui auront été produites en 2 heures. Chaque participant aura rencontré 20 participants différents.


Format économique de l'événement

Coût par participant

Chaque participant paie son inscription 39 €. Ce montant comprend :

  • L'organisation de 20 rencontres en 2h (si tous les participants sont présents)
  • Un cocktail de bienvenue
  • Un buffet en fin de speed-dating
  • Un programme de la soirées indiquant l'ordre des tables
  • Un listing des coordonnées des participants qui ont exprimé la volonté d'aller plus loin (si applicable)

Retombées économiques attendues

A raison de 40 participants s'aquittant chacun d'une cotisation de 39 €, le chiffre d'affaire minimal du restaurant s'élèverait à 1560 € TTC (plus d'éventuelles consommations en marge des rencontres) contre 1100 € TTC attendus habituellement (couvert moyen de 22 € TTC x 50 couverts les mardis soirs).

Soit un chiffre d'affaire augmenté de 41%. L'investissement en communication et l'achat des rencontres sont amortis en deux événements. Chaque événement contribue au rayonnement local du restaurant.


Organisation

Inscriptions

Les gérants du restaurant disposent d'un accès Internet auprès de leur banque pour effectuer de la VPC. Cet accès leur permet d'encaisser les cotisations d'inscription par téléphone.

Les gérants du restaurant ont également commandé à leur webmaster un formulaire en ligne qui leur transmet par email les coordonnées des participants qui s'inscrivent via le site Internet.
Plus tard, si l'événement fait recette, les inscriptions en ligne conduiront au paiement en ligne par carte bancaire de la cotisation pour éviter le noshow.

Les gérants acceptent également les inscriptions par téléphone.


Relances

Etape très importante pour la réussite économique du speed-dating : s'assurer que les participants inscrits assistent bien à l'événement.

Les gérants demandent à leur fille de contacter les participants une semaine avant, et la veille de l'événement pour s'assurer de leur participation. Les participants qui n'auront pas encore payé leur cotisation seront rappelé le jour même de l'événement.


Accueil

Le jour J à 19H30, le couple de gérants commence à accueillir les participants, séparément : les femmes d'un côté et les hommes de l'autre.

En attendant que tout le monde arrive, chaque groupe se voit offrir un cocktail de bienvenue. Ce cocktail est également l'occasion pour le gérant de présenter le fonctionnement de la soirée.

Au cours de cet accueil, le gérant remet à ses participants leur programme de rencontres numéroté de 1 à 40. Le programme choisi par les gérants est un A4 en mode livret (A4 plié en deux) :

  • La première page indique le numéro du participant et les informations sur l'événement (lieu, date).
  • Les seconde et troisième pages (intérieur) présentent le planning des rencontres (la table de destination de chacun des 20 tours). Chaque tour fait mention de la table à laquelle le participant doit se rendre et permet de cocher une case "souhaite aller plus loin".
  • La quatrième page (le dos) est un espace publicitaire destiné aux éventuels partenaires de l'événement.

Speed-dating

Les gérants expliquent, à leurs groupes respectifs, le fonctionnement des 2 prochaines heures.

Le speed-dating est scindé en deux parties séparées par un entre-acte de 10 minutes (entre-acte qui peut permettre à chacun de se dégourdir, de se repoudrer ou de consommer au bar par exemple...)

Chaque tour débute par le tintement d'un verre. A la fin du tour, deux tintements sonnent la fin des échanges et un des deux gérants annonce "Fin du (premier, deuxième...) tour !" et invite les hommes à rejoindre leur prochaine table de rencontre. Le tour suivant reprend avec un nouveau tintement...


L'après

A la fin du vingtième tour, les participants sont invités à venir remettre leur programme à leur gérant (affecté au groupe). Une fois les programmes remis, les participants (toujours les hommes d'un côté et les femmes de l'aute) rejoignent le buffet où ils sont visité à tour de rôle par leur gérant. Cette visite permet aux gérants de prendre la température de leur événement-rencontres et d'approfondir leurs échanges avec les participants.

Important : Les programmes de rencontres sont récupérés tout de suite après le speed-dating pour permettre aux gérants de traiter et transmettre les souhaits des participants qui souhaitent appronfondir leurs échanges (la transmission se fait généralement dès le lendemain).

Cette manière de procéder permet de garantir la vie privée de chacun. En effet, les échanges directs de coordonnées sont proscrits pour éviter que deux participants qui n'ont pas le même souhait de poursuivre ne soient incommodés. Les gérants garantissent alors la tranquilité à leurs participants et une qualité de rencontres accrue.

De plus, même si il entraine un surcroit de travail pour les gérants, le traitement et la transmission des souhaits le lendemain des rencontres permet de maintenir un lien post-événementiel avec les participants. Sous certaines conditions (1), les données collectées peuvent être utilisée pour informer les participants des nouveautés du restaurant.


Questions / Réponses

Comment faire lorsque plusieurs participants ne viennent pas au speed-dating ?
Notre réponse : Dans le jargon du matchmaking on appelle ça le "no-show".

A ce problème bien connu des organisateurs, plusieurs solutions :

  1. Relancez bien vos participants jusqu'au dernier jour (précaution).
  2. Prévoyez d'acquérir les plans de rencontres pour 20/18/16/14 participants (sécurité).
  3. Lorsqu'il ne manque qu'un seul participant, une table restera vide à chaque tour et un participant devra attendre en marge. Prévoyez une compensation (adaptation). Le logiciel s'assure de l'équité en termes de rencontres : un participant n'attendra pas seul plus d'un tour.
  4. Lorsqu'il ne manque qu'un seul participant, un des organisateurs peut prendre la place du participant absent (adaptation).


Notes de bas de page et renvois :

  1. 1 : En vertu de la loi informatique et libertés, vous devez obligatoirement obtenir l'accord explicite des participants pour utiliser leurs données personnelles à des fins commerciales.