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Le speed recruiting

Comment trouver le bon candidat dans un groupe de postulants ?

Bien qu'inspirée de situations réelles, l'étude de cas présentée ci-dessous est entièrement fictive. Aussi, étudiez bien votre projet en cas de transposition. Web Perspective ™ ne pourrait être tenu pour responsable d'un échec commercial lié à la transposition de ses études de cas.


Présentation du cas

Une prestigieuse école de commerce accueille tous les ans une vingtaine d'entreprises renomées de la région pour permettre à ses étudiants de trouver un stage.

Le directeur des ressources humaines de l'école est en charge de la promotion des étudiants auprès des entreprises. Il s'interresse au speed recruiting dont il a entendu parler lors d'un séminaire à Détroit (USA) sur les nouveaux outils de recrutement qui allient efficacité et performance.

Le speed recruiting consiste en la présentation de plusieurs candidats à un nombre limité de recruteurs. Les cadres de l'école seront chargé d'animer l'événement-rencontres pour offrir aux étudiants les plus motivés une possibilité de décrocher un stage dans une des entreprises partenaire.


Format logistique de l'événement

Capacité

La direction de l'école souhaite accueillir 20 chefs d'entreprises (ou leurs représentants) au cours d'une session de recrutement. Pour celà, elle dispose d'une salle de réception d'une capacité de 100 personnes. Elle détachera 5 enseignants de différents services qui seront chargé d'animer et d'encadrer les rencontres de 20 entreprises avec les 80 étudiants de la promotion. Chaque entreprises se dit prête à accueillir au moins un étudiant à l'issu de ces rencontres.


Durée

Les rencontres doivent être les plus courtes possibles car il est couteux pour les entreprises de libérer du temps pour le recrutement. Ainsi, le format retenu par la direction de l'école est le suivant : 80 étudiants rencontreront 20 entreprises autour de 20 tables de 5 personnes.

Chaque tour durera 10 minutes et il sera laissé 3 minutes entre chaque tour pour que les participants puissent rejoindre leur nouvelle table.

Grâce à l'outil "assistant logistique" la direction détermine que le speed recruiting pourrait ne pas dépasser 88 minutes et engendrerait, sur 7 tours, la rencontre par chaque entreprise de 28 stagiaires-potentiels sur 80.


Résultat technique

Au cours du speed recruiting, ce sont près de 2800 échanges (rencontres) et 1400 opportunités (connexions) qui auront été produites en 1 heure 30 minutes. Chaque entreprise aura rencontré 28 stagiaires sur 80 et chaque stagiaire aura rencontré 7 entreprises sur 20.

Lorsque l'entreprise aura 1 à 2 places à pourvoir, elle aura rencontré un tiers des effectifs de la promotion pour faire son choix.

Pour vous donner un ordre d'idée, il faudrait sur le même temps (à savoir 90 minutes) 20 tables de 2 sur 13 tours si l'école avait opté pour du speed-dating (1 VS 1). Celà auraient permis à chaque entreprise de ne rencontrer que 13 étudiants (au lieu de 28 en speed meeting). Dans la mesure où l'école cherche à proposer un choix des plus larges pour séduire les entreprises, le speed recruiting est plus adapté que le speed-dating. Il génère deux fois plus de rencontres sur le même temps.


Format économique de l'événement

Coût par participant

Le speed recruiting est utilisé ici pour promouvoir le savoir faire de l'école de commerce. Le coût par participant est difficilement quantifiable (sauf coût technique d'organisation) dans la mesure où l'école finance l'événement dans le cadre d'une opération séduction. On peut imaginer un modèle ou les entreprises sont très demandeurs et dans lequel elles seraient amenées à participer aux frais de rencontres. Dans ce cas, le coût pourrait être réparti sur les 20 entreprises participantes.


Retombées économiques attendues

L'école utilise le vecteur promotionnel que représente le speed recruiting. Il contribue au rayonnement de l'école et permet de promouvoir son savoir faire.

Côté entreprise, ces dernières y trouvent leur intérêt car l'événement est gratuit et permet de "faire son marché" en un temps optimal.

Côté stagiaire, l'événement peut faciliter la recherche de stage dans la mesure où c'est l'école qui démarche les entreprises (elles sont ciblées) et où les entreprises présentes sont interressées (rencontres de qualité).


Organisation

Inscriptions

L'école prospecte les entreprises ou utilise ses fichiers (mécènat, sponsors, partenaires...) pour inscrire les entreprises à l'événement. On parle alors d'invitations.

Avant de contacter les entreprises, l'école opère une selection préalable car l'événement ne peut accueillir que 20 d'entre-elles. Elle doit simplement s'assurer, par tous les moyens, que chaque entreprise respecte son engagement de présence à l'événement.

Les étudiant sont informés par flyers, lettres et communiqués au sein de l'école. Les inscriptions sont tacites et la présence des étudiants à l'événement est obligatoire. L'école s'assure également de la présence du maximum d'étudiants par quelque moyen que ce soit (application d'un malus trimestriel si noshow).


Relances

Quelque soit la nature des participants à un événement-rencontres, s'assurer de la présence de tous les participants (ou d'un maximum d'entre-eux) est la première préoccupation de l'organisateur.

Les entreprises seront réputées fiables tant leur besoin de recruter est important. L'effort qu'ils auront à fournir pour garantir leur venue et respecter leur engagement sera minime.

Les étudiants doivent faire l'objet d'une attention particulière car ils peuvent s'avérer plus volatiles. L'école devra principalement sensibiliser ses étudiants à l'importance de trouver un stage pour mener à bien leur année. Naturellement, les étudiants déjà dotés d'une entreprise d'accueil ne viendront simplement pas au speed recruiting. L'école devra surtout recenser et suivre le nombre d'étudiants sans entreprise avant la date de l'événement.


Accueil

Le jour J à 14H00, la grande salle de sémianire de l'école est prête à accueillir les entreprises et les étudiants.

Les 20 tables ont été apprêtées pour accueillir chacune 5 personnes : 1 entreprise et 4 étudiants maximum.

Les étudiants se présentent à 14H00 et sont dispatchés sur les 20 tables. Les entreprises arrivent en même temps et sont retenues à l'entrée par un des animateurs qui leur explique le déroulement des prochaines 90 minutes.

Pour rendre l'événement plus dynamique, l'école a choisi de faire se déplacer tous les participants. Ainsi, entreprises et étudiants iront rejoindre une nouvelle table à chaque tour. Chaque tablée sera d'une composition unique pour chacun des tours.

Astuce : Notre étude de cas voit chaque table accueillir une seule entreprise. Pour s'économiser le déplacement des entreprises, l'organisateur peut décider de rendre statiques ces dernières. D'un point de vue "rencontres" celà produit le même résultat qu'un brassage intégral lorsque chaque table contient au plus un seul membre du groupe minoritaire.

Chaque participant se voit remettre un programme de rencontres qui lui indique à quel tour il doit rejoindre quelle table.


Speed-dating

Lorsque tous les étudiants ont pris place à une table, les entreprises sont invitées à rejoindre la leur.

Chaque tour débute par le tintement d'une cloche. A la fin du tour, deux tintements sonnent la fin des échanges et un des animateurs annonce "Fin du (premier, deuxième...) tour !" et invite tous les participants à rejoindre leur prochaine table. Le tour suivant reprend avec un nouveau tintement...

A chaque tour, l'entreprise commence par présenter son activité et le projet de stage qu'elle propose aux étudiants.

A la fin de la présentation, les étudiants se présentent en donnant leur nom et leur année de promotion. Lorsque tous les étudiants se sont présentés, ils sont libres de poser leurs questions au représentant de l'entreprise.

Important : Dans un speed recruiting, plusieurs règles peuvent régir les échanges :

  • Aucun choix n'est réalisé pendant les rencontres, ce sont juste des rencontres "découverte"
  • Les entreprises font un ou plusieurs choix d'étudiants
  • Les étudiants font un ou plusieurs choix d'entreprises
  • Les entreprises font un ou plusieurs choix d'étudiants ET les étudiants font un ou plusieurs choix d'entreprises

Dans le cas des trois dernières règles, l'organisateur peut collecter les choix et les exploiter après l'événement-rencontres.

Note : La quatrième règle est extrêmement intéressante car le croisement des choix des entreprises et des étudiants permet d'obtenir des informations très précises et très qualitatives à exploiter.


L'après

Lorsque tous les tours sont terminés, l'organisateur peut décider de mettre fin à l'événement ou peut décider de la poursuite des échanges en foule libre.

Dans la plupart des cas, les étudiants quittent la salle et une partie des 20 entreprises débriefent avec l'encadrement. C'est alors l'occasion de recueillir les impressions et les critiques.

Si l'école a opté pour rester intermédiaire entre les entreprises et les stagiaires (via collecte des intérêts), elle procédera dès le lendemain à la mise en relation des étudiants retenus par les entreprises afin de conclure la rencontre par une convention de stage. Les autres étudiants peuvent être avisés qu'ils n'ont pas été retenu et qu'il doivent poursuivre leur recherche.

Dans le cadre d'une démarche qualité, l'école peut recontacter les entreprises dans les jours qui suivent pour collecter leurs critiques sur l'événement (tant sur le fond que sur la forme).


Questions / Réponses

Pourquoi si peu d'entreprises ?
Notre réponse : Libre à vous d'inviter plus d'entreprises.

Le choix de l'étude de cas se veut raisonnable car l'accueil de plus d'entreprises nécessiterait plus de points de rencontre.

Si vous le souhaitez, vous pouvez réduire le nombre d'étudiants en augmentant le nombre d'entreprises. Dans ce cas précis, nous pourrions avoir 60 étudiants qui rencontrent 40 entreprises. Les tables seraient alors composées de 2 entreprises pour 3 étudiants. Chaque entreprise pourrait se présenter puis laisser la parole aux étudiants. C'est possible. Les entreprises rencontrent alors chacune moins d'étudiants mais chaque étudiant rencontre plus d'entreprises...

Comment gère-t-on le déplacement de tant de personnes ?
Notre réponse : La réponse est directement liée aux choix d'animation.

Dans le cas présent, on demande à tous les participants de se déplacer. Ainsi, à chaque tours, ce sont 100 personnes qui se lèvent et se déplacent. Il faut alors s'assurer que :

  • L'espace est suffisant pour la circulation sans risques des personnes
  • Le matériel (tables et chaises) est adapté (ex : évitez les tables avec 4 pieds qui gènent les sorties...)
  • La signalétique (pannonceaux) indiquant le numéro des tables doit être parfaitement visible au milieu d'une foule

Si la vue d'autant de personnes en mouvement vous effraye, vous pouvez ajuster les règles de rencontre en contraignant les entreprises à ne pas changer de point de rencontre. Dans ce cas, elles agissent seules ou en groupes et chaque tour se déroule avec les mêmes partenaires. Cette règle permet, selon le ratio entreprises/étudiant de limiter à 1/2, 2/3 ou 3/4 des personnes qui se déplacent.