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Guide : Comment organiser un speed-dating ?

L'organisation pas-à-pas d'un speed-dating

La théorie

Présentation

Le terme speed-dating est un anglisime signifiant "rendez-vous éclair". Bien qu'étant une marque déposée en France (Speed Dating ® est une marque de la société Select And Perfect, sans lien aucun avec Web Perspective ™) les termes speed-dating (en minuscules) sont rentrés dans le language courant. Les anglosaxons emploient le terme "matchmakings", plus généraliste (voir définitions).

On associe généralement le speed-dating aux rencontres matrimoniales car c'est l'usage le plus fréquent qu'il en est fait.

Configuration en speed-dating

Par conventions, on emploie speed-dating dès lors que les rencontres opposent deux personnes et on emploie speed meeting lorsqu'elles opposent plus de deux personnes par point de rencontre.


Principe

Au cours d'un speed-dating, les participants se rencontrent deux-par-deux autour d'une table ou d'un mange-debout (point de rencontres).

Un événement-rencontre de type speed-dating accueille, en moyenne, une vingtaine de participants répartis dans deux groupes caractérisés, on parle alors de speed-dating hétérogène.

Le speed-dating est organisé en tours successifs. Le nombre de tours varie d'un événement à l'autre mais ne peut jamais dépasser un nombre déterminé par le type de rencontre.

Programme de rencontres speed-dating

Applications

Les applications du speed-dating sont multiples. On rencontre les quelques usages qui suivent en fonction de la nature des participants :

  • Speed-dating, Love-dating, Cougar-dating... : hommes/femmes (hétérogène), hommes/hommes (homogènes), femmes/femmes (homogènes)
  • Job-dating : employeurs/demandeurs (hétérogène)
  • Business-dating : entrepreneurs/entrepreneurs (homogène), clients/fournisseurs (hétérogène)
  • Matchmaking sportif : joueurs/joueurs (homogène)

Limites

Certains éléments des speed-datings sont limités. Certaines limites relèvent de la logistique, d'autres des Mathématiques.

Limites logistiques

Le nombre de participants à un speed-dating est souvent limité par la capacité d'accueil des salles et le nombre d'animateurs. De grands speed-datings peuvent atteindre une centaine de participants mais dans ce cas ils sont encadrés par plusieurs personnes chargées de l'animation.

Le temps est également limité. Rares sont les événements-rencontres qui durent plus de quatre heures. Un moyen de contourner cette limite est de fractionner un événements en répartissant les tours sur plusieurs jours.

Limites mathématiques

Le nombre de tours est limité par la logique.
Il existe deux types de limitations de tours dans le speed-dating, selon que les participants sont répartis dans deux groupes ou pas.

Lorsque les participants sont répartis en deux groupes de même effectif (cas des speed-datings matrimoniaux), le nombre de tours est limité à :

Règle : Nombre de participants divisé par deux
Formule : {NB PARTICIPANTS}/2
Exemple : 24/2 = 12 tours pour 24 participants

Analyse : si vous avez 12 hommes pour 12 femmes, les 12 hommes rencontrent les 12 femmes au cours de 12 tours maximum.

Lorsque les participants se rencontrent tous (pas de critère particulier) le nombre de tours est limité à :

Règle : Nombre de participants moins un
Formule : {NB PARTICIPANTS} - 1
Exemple : 24 - 1 = 23 tours pour 24 participants

Analyse : si vous avez 24 entrepreneurs, les 24 rencontrent les 23 autres au cours de 23 tours maximum (on ne se rencontre pas soi-même).


La pratique

Le travail préparatoire

La règle d'or de tous les événements-rencontres : éviter le noshow (la non venue d'un participant) et le prévoir ! Tout commence dans la selection de vos invités (votre cible).
Imaginez la situation suivante : vous ouvrez les inscriptions à 48 places, 24 hommes et 24 femmes dont l'âge est situé entre 35 et 45 ans. Seuls 20 hommes et 10 femmes se présentent : c'est l'échec.

Vous l'avez compris, il faut absolument garantir la venue des inscrits. Pour celà, en complément d'une bonne connaissance de votre cible, inspirez-vous de ces quelques conseils :

  • Organisez votre événement dans un lieu attractif et facile d'accès
  • Visez une tranche horaire accessible
  • Misez sur une communication soignée et de circonstance
  • Optez pour le format d'événement le plus adapté, ni trop long, ni trop court
  • Trouvez le bon moment pour ouvrir les inscriptions, ni trop tôt, ni trop tard
  • Relancez impérativement vos inscrits jusqu'à la dernière heure

Pour le reste, prévoyez assez de points de rencontre et tablez tout de même sur un pourcentage de noshow probable en fonction de la typologie de vos inscrits.
En cas de désistement de dernière minute, vous pourrez toujours retirer un ou deux points de rencontre.

Astuce : Vous estimez à 10% le noshow sur un événement-rencontres de 20 personnes ? Prévoyez deux matchmakings, un pour 20 personnes et un pour 18. En cas de noshow, vous substituerez les programmes de rencontres lors de la distribution.


Le choix de l'espace de rencontres

Selon la nature de votre speed-dating, vous choisirez un lieu adapté à la cible des rencontres. Privilégiez le cossu-tamisé tendance pour le speed-dating matrimonial et le lumineux, sobre et aéré pour les rencontres d'entreprises.

Le speed-dating étant fondé sur des rencontres deux-par-deux, vous aurez un large choix de points de rencontres parmi :

  • Table carrée, quatre pieds ou pied central
  • Table ronde, pied central
  • Guéridon
  • Mange-debout
  • Linéaire de bar en face-à-face et/ou côte-à-côte
  • Mini salon banquettes, salon privé sous alcove

Quelque soit votre choix, veillez à ce qu'il soit adapté aux circonstances.
Pensez esthétique et pratique. Gardez à l'esprit qu'une partie de vos participants se déplaceront. Evitez les petites tables à quatre pieds dans des endroits trop exigües ou les linéaires de bar pour des rencontres matrimoniales...


L'animation

Elément capital de l'événement-rencontres : l'animation.
Web Perspective ™ fournit les programmes de rencontre mais c'est bien vous qui animez l'événement. Votre talent et votre savoir-faire sont les maîtres-ingrédients de la réussite du speed-dating.


L'accueil

L'accueil est le moment de votre événement où les participants vous rencontrent (s'ils ne vous connaissent pas) et se rencontrent (s'ils ne se connaissent pas).

Lorsque personne ne se connait, il est important que votre intervention rassure et accompagne.

De nombreuses solutions existent pour gérer l'accueil.
On pourra retenir le cocktail d'accueil sans alcool (on occupe les mains des invités).
Si le lieu s'y prête, un écran peut diffuser un spot tourné au cours des précédentes éditions de l'événement (on occupe l'esprit).
Pour finir, l'orgnisateur (vous) pouvez passer d'invité-en-invité pour effectuer les présentations, délivrer un programme résumé de la soirée (et non le programme des rencontres qui ne sera fourni qu'à l'arrivée de tous les inscrits)...

Dans le cadre de rencontres matrimoniales, si vous avez la possibilité d'être assité(e) pour l'animation, vous pouvez isoler les groupes (hommes d'un côté et femmes de l'autre) pour éviter le tissage d'affinités avant le début des rencontres.


Le speed-dating

Le moment est venu de commencer. Vous avez accueilli vos invités, les avez compté et constatez qu'il manque bien deux personnes comme vous l'aviez pré-senti. Vous préparez alors votre pile de programmes de rencontres individuels, personnalisés ou numérotés.
Ce qui suit est un sénario de speed-dating matrimonial parmi tant d'autres.

Vous faites baisser la musique et faites tinter un verre ou une cloche pour attirer l'attention des participants.

Vous avez, à portée de mains, les programmes de rencontres individuels. Il indiquent à chaque participant le numéro de table qu'il doit rejoindre au démarrage (premier tour), puis aux suivants.

Note : Vous pouvez opter pour plusieurs scénarios de déplacement des participants :

  • Scénario 1 : tout le monde se déplace
  • Scénario 2 : seuls les hommes se déplacent
  • Scénario 3 : alternativement, les hommes puis les femmes se déplacent

Vous brandissez un programme en expliquant ce qu'il contient et comment s'en servir. Vous invitez ensuite les femmes à rejoindre n'importe quelle table (sur chacune desquelles figure un programme "femmes").
Vous invitez ensuite les hommes à passer retirer un programme "homme" auprès de vous. Celui-ci leur affectera une table de départ à laquelle ils doivent se rendre.

Astuce : On ne dispose pas tous les programmes sur les tables pour éviter une cohue si un des participants déjà installé semble fortement convoité... mais cette option reste possible si vous faites se rencontrer tous les participants au cours de la même soirée (dans ce cas, pas de jaloux, tout le monde rencontre tout le monde).

Tous les participants installés, c'est le moment de démarrer. Vous aurez préalablement expliqué à vos invités que chaque tour s'achève au double tintement de la cloche.

Vous donnez alors le coups d'envoi par un premier tintement puis, après un temps que vous aurez choisi (fonction du nombre de tours et du temps d'expression de chaque participant), vous marquerez la fin du tour par un double tintement et annoncerez le numéro du tour terminé "fin du premier tour, merci de rejoindre vos prochaines tables".
A cet instant, les hommes iront rejoindre leur nouvelle table et, une fois que tous seront assis, vous entamerez un nouveau tour, et ainsi de suite...

Note : C'est vous qui décidez des règles du speed-dating.
Vous pouvez décider que l'échange des coordonnées se fait à la fin de chaque tour, comme vous pouvez décider que les souhaits soient exprimés au dos de chaque programme et remis à la fin de l'événement à l'organisateur.
Dans ce dernier cas, l'organisateur assurera le retour d'information à J+1 par exemple en croisant les informations collectées. Si N°1 souhaite revoir N°12 mais que l'inverse n'est pas vrai, les règles peuvent vouloir que N°1 soit simplement informée du refus. Dans le cas contraire où les deux participants souhaitent se revoir, les coordonnées sont transmises aux interressés... et une nouvelle relation naîtra peut-être.


L'après-rencontres

A la fin du speed-dating, vous gérez la sortie des participants.
Dans certains cas, la soirée se poursuit autour d'un apéritif dinatoire ou d'un buffet.
Dans d'autres cas, les participants sont invités à rentrer chez eux (c'est généralement le cas lorsque les souhaits de rencontres sont supervisés par l'organisateur et transmis à J+1).

A ce stade, vous êtes tout aussi libre dans vos choix d'animation.
Si le lieu s'y prête et que vous êtes assisté(e), vous pouvez séparer les hommes et les femmes dans deux salles différentes pour un débrief dinatoire.


Pour aller plus loin...

Optimisation du temps et rendement de rencontres

Le speed-dating est un format adapté lorsque l'on souhaite la promiscuité entre les participants. Le tête-à-tête est idéal pour les associations d'idées (milieu professionnel) ou l'intimité (objet matrimonial).

Lorsque l'on souhaite maximiser le nombre de rencontres dans un temps limité (entendez par là multiplier par 3 ou 4 le nombre de connexions entre participants sur une même durée), on utilise le speed meeting. Pour en savoir plus, consultez notre guide : Comment organiser un speed meeting...


Les cas d'utilisation du speed-dating à la loupe

Si vous souhaitez plus d'idées, lisez nos études de cas de speed-dating : les application du speed-dating...


Les outils

Matchmaking Studio ™ est un outil puissant qui vous permet de créer et de gérer vos speed-datings : découvrez l'outil...

Découvrez également l'assistant logistique (gratuit) : quelle est la meilleure configuration pour votre événement ?