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Guide : Comment organiser un speed-meeting ?

Guide : Comment organiser un speed-meeting ?

La théorie

Présentation

Le terme speed-meeting est un anglisime signifiant "réunion éclair". Il est dérivé du terme speed-dating pour marquer la différence entre le rendez-vous de deux personnes et la réunion de trois personnes ou plus par point de rencontres.

Configuration en speed-meeting

Par conventions, on emploie les termes "speed-meeting" dès lors que les rencontres opposent plus de deux personnes par point de rencontres. A contrario, on emploie "speed-dating" lorsqu'elles n'opposent que deux personnes par point de rencontre.


Principe

Au cours d'un speed-meeting, les participants se rencontrent à plusieurs autour d'une table (point de rencontre).

Un événement-rencontre de type speed-meeting peut accueillir plusieurs dizaines de participants (en général, une centaine).

Comme pour le speed-dating, le speed-meeting est organisé en tours successifs. Le nombre de tours varie d'un événement à l'autre mais est toujours limité par le nombre de places par points de rencontre et le nombre de points de rencontre.

Programme de rencontres speed-meeting

Applications

Les applications du speed-meeting sont multiples. On rencontre les usages suivants :

  • Business-meetings ou business to business networkings, business-datings : rencontres entreprises/entreprises ou entreprises/particuliers
  • Speed-recruiting : employeurs/postulants, similaire au job dating mais orienté recherche de candidat dans la masse
  • Formation : élèves/élèves, élèves/enseignants
  • Intégration : anciens/nouveaux, locaux/visiteurs

Attention à ne pas confondre les speed-meeting orienté business et la convention d'affaires.
La convention d'affaires est un speed-dating où les sessions sont délimitées par des tranches horaires et où les choix de rencontres sont régis par des voeux exprimés par les participants.

De nombreuses applications peuvent être dérivées des précédentes mais en règle générale, le speed-meeting s'impose de lui même lorsque :

  • Deux groupes (ou plus) de participants sont constitués d'effectifs déséquilibrés (30/70 ou 25/75)
  • et/ou le nombre de points de rencontre est insuffisant pour un speed-dating
  • et/ou on souhaite maximiser le nombre de connexions entre les participants dans un temps limité

Limites

Certains éléments des speed-meetings sont limités. Certaines limites relèvent de la logistique, d'autres des Mathématiques.

Limites logistiques

Le nombre de participants à un speed-meeting, comme à un speed-dating, est souvent limité par la capacité d'accueil des salles et le nombre d'animateurs. De grands speed-meetings peuvent dépasser la centaine de participants mais dans ce cas ils sont encadrés par plusieurs personnes chargées de l'animation.

Le temps est également limité. Rares sont les événements-rencontres qui durent plus de quatre heures. Un moyen de contourner cette limite est de fragmenter un événement sur plusieurs jours.

Les speed-meetings, contrairement aux speed-datings, nécessitent un espace plus important car la taille des points de rencontres est plus importante (tables de 2 VS tables de 5) ; Les déplacements sont également plus importants. Là ou la moitié de l'effectif global se déplace en speed-dating, en speed-meeting ce peut être 80% des participants qui se déplacent, quand ce n'est pas 100%.

Limites mathématiques

Le nombre de tours est limité par la logique. Si vous avez 100 participants répartis sur 20 tables de 5. Chaque participant rencontrera 4 autres participants par tour (voir méthode de détermination du nombre de rencontre). Si physiquement, 1 participant peut rencontrer les 99 autres, on accepte qu'il faudrait 25 tours maximum (à raison de 4 rencontres par tour) pour cela.

Dans la pratique, trouver 25 tables auquelles installer le participant sans qu'il n'y ait déjà un participant connu relève de l'exploit. Alors imaginez faire cela pour les 99 autres participants : c'est impossible.

Globalement, on admet que le matchmaking devient difficile dans les cas suivants :

  • Lorsque le nombre de participants par point de rencontre est supérieur ou égal au nombre de points de rencontres, les placements échouent (sans rencontres doubles).
    Exemple : 8 tables de 5 : OK, 5 tables de 8 : ECHEC car il n'y a pas assez de tables pour replacer la première table sans doublons.
  • Plus le nombre de participants par point de rencontre est proche du nombre de points de rencontre, moins le nombre de tours possibles est élevé.
    Exemple : 18 tables de 4 donnent 10 tours maxi VS 5 tables de 4 donnent 3 tours maxi

La pratique

Le travail préparatoire

Comme pour le speed-dating, la règle d'or de tous les événements-rencontres est d'éviter le no-show et le prévoir ! Tout commence dans la selection de vos invités (votre cible).
Imaginez la situation suivante : vous ouvrez les inscriptions à 125 entreprises, 25 fournisseurs et 100 prospects. Vos fournisseurs viennent mais seuls 15 prospects ont fait le déplacement : c'est l'échec car vous n'avez pas assez de prospect pour même faire un speed-dating. La cible prospect n'était pas la bonne ou l'événement n'a pas séduit.

Vous l'avez compris, il faut absolument garantir la venue des inscrits. Pour celà, en complément d'une bonne connaissance de votre cible, inspirez-vous de ces quelques conseils :

  • Organisez votre événement dans un lieu prestigieux et facile d'accès, proche des grands axes
  • Visez une tranche horaire adaptée aux entreprises, aux particuliers ou aux deux
  • Misez sur une communication soignée et de circonstance
  • Optez pour le format d'événement le plus adapté, ni trop long, ni trop court
  • Trouvez le bon moment pour ouvrir les inscriptions, ni trop tôt, ni trop tard
  • Relancez impérativement vos inscrits jusqu'à la dernière heure

Pour le reste, prévoyez assez de points de rencontres et tablez tout de même sur un pourcentage de noshow probable en fonction de la typologie de vos inscrits.
En cas de désistement de dernière minute, vous pourrez toujours retirer un ou deux points de rencontre ou déséquilibrer vos tables.

Astuce : Vous estimez à 10% le noshow sur un événement-rencontres de 125 personnes ? Prévoyez plusieurs matchmakings, un pour 110 personnes, un pour 100, un pour 80, etc... En cas de noshow, vous substituerez les programmes de rencontres lors de la distribution.
Gardez à l'esprit que tout peut arriver.


Le choix de l'espace de rencontres

Selon la nature de votre speed-meeting, vous choisirez un lieu adapté à la cible et au contexte des rencontres.

Le speed-meeting étant fondé sur des rencontres par groupes, votre choix sera assez restreint (en opposition au choix s'offrant aux speed-datings).

Voici quelques types de points de rencontres possibles :

  • Table, mange-debout, bureau...
  • Stand
  • Salon privatif
  • Aucun (rencontres debout)

Quelque soit votre choix, veillez à ce qu'il soit adapté aux circonstances.
Pensez esthétique et pratique. Gardez à l'esprit qu'une grande partie de vos participants se déplaceront. Evitez les endroits trop exigües... Si vous prévoyez des rencontres B2B, pensez à des points de rencontres qui offrent assez d'espace pour la prise de notes.


L'animation

Elément capital de l'événement-rencontres : l'animation.
Web Perspective ™ fournit les programmes de rencontres mais c'est bien vous qui animez l'événement. Votre talent et votre savoir-faire sont les maîtres-ingrédients de la réussite de votre speed-meeting.


L'accueil

L'accueil est le moment de votre événement où les participants vous rencontrent (s'ils ne vous connaissent pas) et se rencontrent (s'ils ne se connaissent pas). Si votre speed-meeting est destiné aux professionnels, ces derniers sont plus coutumiers de ce genre de situations.

De nombreuses solutions existent pour gérer l'accueil (parmi d'autres) :

  • Des hotesses et/ou stewarts qui se substituent à votre accueil personnel.
  • Un hall of participants : linéaire de tableaux où sont présentés les profils des participants (fiche entreprise, fiche personnelle).
  • Si le lieu s'y prête, un écran peut diffuser un spot tourné au cours des précédentes éditions de l'événement (on occupe l'esprit) ou peut diffuser les profils des participants.
  • Pour finir, l'orgnisateur (vous) pouvez passer d'invité-en-invité pour effectuer les présentations, délivrer un programme résumé de l'événement (et non le programme des rencontres qui ne sera fourni qu'à l'arrivée de tous les inscrits)...

Dans le cadre de rendez-vous de grande ampleur, vous devrez être assité(e) pour l'animation afin de fournir un accueil de qualité au grand nombre de participants.

Ce qui suit est un sénario de speed-meeting B2B sectoriel prospects/fournisseurs parmi tant d'autres.

Nous avons invité 100 participants, 20 entreprises fournisseurs dans l'industrie agro-alimentaire et 80 invités, potentiels consommateurs/acheteurs de leurs produits (prospects).
Le speed-meeting est qualifié de sectoriel car tous les participants ont un lien avec le même secteur d'activité cible.

L'événement se déroule dans la salle de séminaire d'un grand hotel, capacité 200 personnes.

La salle est divisée en deux parties : une moitié contient les 20 tables de 5 personnes et l'autre un espace dégagé destiné à l'accueil. De part et d'autre de l'accueil, sont disposés des murs de panneaux formant un couloir. Y sont suspendus deux écrans (un de chaque côté). Un côté est dédié aux fournisseurs, un autre aux prospects.

Les participants sont accueillis par deux hotesses, qui les orientent pour former deux groupes séparés. Chaque participant rejoindra, selon sa nature, un côté ou l'autre de l'accueil.
Du côté fournisseur, les écrans diffusent la présentation des prospects. Du côté prospect, les écrans diffusent les annonces promotionnelles des fournisseurs.

Lorsque tous les participants sont arrivés et comptabilisés, le speed-meeting peut commencer.


Le speed-meeting

Vous prenez le micro, faites baisser la musique d'ambiance, les écrans diffusent un message à la place des profils et vous intervenez pour obtenir l'attention de votre auditoire.

Vous expliquez aux participants qu'ils vont être placés à 5 par table (1 fournisseur, 4 prospects). Vous expliquez également que le tour de table commence, au tintement de la cloche, par la présentation, pour chaque prospect, du produit qu'il recherche et s'achève par la présentation de l'offre du fournisseur assis à la table.

Chaque participant s'exprime pendant 2 minutes, un tour de table est fait en 10 minutes.
Le tour s'achève par le retentissement d'une alarme ou d'un carillon. Vous intervenez à chaque tour pour annoncer la fin du tour et pour inviter les participants à rejoindre leur nouvelle table.
Les prospects disposent de 5 minutes entre chaque tour pour se déplacer et s'installer.
Chaque tour consomme 15 minutes. Vous faites 8 tours en 2 heures, chaque fournisseur rencontre 32 prospects et 3200 rencontres sont réalisées en 2h !!!

Vous pouvez opter pour plusieurs scénarios de déplacement des participants :

  • Scénario 1 : tous les participants se déplacent
  • Scénario 2 : seuls les prospects se déplacent (le plus grand groupe)
  • Scénario 3 : seuls les fournisseurs se déplacent (le plus petit groupe)

Astuce : Notre speed-meeting est basé sur le scénario 2 car seul un fournisseur est assis à chaque table. Cela permet au fournisseur de venir avec des flyers, catalogues et brochures sans avoir à les déplacer à chaque tour.
A chaque tour, les prospects sont "brassés" de manière à ce qu'au cours des 8 tours chaque prospect ait un tour de table différent ; Imaginez vous assoir et écouter 3 autres prospects raconter le même discours de présentation plusieurs fois de suite... les tours vous paraitraient bien longs et ennuyeux !

Astuce : Le speed-meeting, dans ces termes, permet aussi aux prospects ayant des besoins convergeants de se rencontrer. Certains se connaitrons, d'autres pas.
Peur de rencontres malheureuses ? Pas de souci, vous pouvez créer des groupes d'exclusion : N°15 ne dois jamais rencontrer N°79 !

Le retour d'expérience de nos clients sur ce format de rencontres est très positif. Les qualificatifs qui nous reviennent le sont tout autant : dynamique, performant, pertinent.


L'après-rencontres

A la fin du speed-meeting, vous gérez la sortie des participants éprouvés par ce maraton commercial.
Dans certains cas, l'événement se poursuit autour d'un repas ou d'un apéritif dinatoire au cours desquels les échanges se poursuivent.

Contrairement au speed-dating où il est assez simple que tous les participants se rencontrent, dans un speed-meeting c'est assez compliqué.
Un après-rencontres combiné à la publication, lors de l'accueil, des profils sur les écrans permet de compléter le format et éventuellement de parfaire les rencontres en marge de l'événement.


Pour aller plus loin...

Les cas d'utilisation du speed-meeting à la loupe

Si vous souhaitez plus d'idées, lisez nos études de cas d'application des speed-meetings...


Les outils

Le speed-meeting peut se révéler complexe à paramétrer. C'est pour cette raison que nous mettons à votre disposition une flotte d'outils pour déterminer le meilleur format pour votre événement-rencontres en fonction de vos contraintes.

Matchmaking Studio ™ est un outil puissant qui vous permettra de créer et de gérer vos speed-meetings : Découvrez notre outil...

L'assistant logistique (gratuit) vous permet de déterminer quel est le meilleur format pour votre événement.

L'assistant plans de tables (gratuit) vous aide à trouver la meilleure combinaison de tables pour placer tous vos participants.