Application Chrono Dating
Présentation
Chrono Dating est un chronomètre visuel et sonore qui offre aux organisateurs la capacité d’animer des temps de parole sur plusieurs tables sans avoir à mobiliser une personne à chaque table pour arbitrer les échanges.
Il s’agit d’une application dite « desktop » fonctionnant sous Java la rendant entièrement compatible avec les systèmes d’exploitation Windows, Linux et Mac.
A quelle problématique répond l’application ?
Peut-être avez-vous déjà participé ou organiser un « networking » (voir notre page dédiée à l’étude de cas) ? Si oui, vous aurez probablement déjà été confronté(e) à l’un de ces problèmes :
- Mon voisin à grignoté mon temps de parole
- Mon voisin a parlé deux fois plus que moi
- Notre table a fini 7 minutes en retard
- Je n’ai pas réussi à tenir mes 3 minutes car je ne savais pas où j’en était dans mon temps de parole
Si non… vous avez certainement participé à un événement très bien organisé (ou à un événement Matchmaking Studio).
Le Chrono Dating permet d’éviter tous ces désagréments en gérant, pour toute la salle, la délimitation et l’information du temps de parole de chaque personne autour de chaque table.
Quelle solution apporte Chrono Dating ?
Le logiciel Chrono Dating oblige la salle à respecter les temps de parole grâce à ses fonctionnalités étudiées pour informer les participants :
- Un son « gong » de lancement du tour de table : tout le monde sait que le tour commence
- Affichage du temps de parole du participant qui doit parler : tout le monde voit le temps qu’il reste au participant qui s’exprime
- Un son « tic tic tic » qui informe la salle qu’il ne reste plus que quelques secondes au participant actuel : tout le monde sait que le participant actuel va devoir conclure… et le prochain participant à parler peut se préparer.
- Un son « cloche » qui signe la fin du temps de parole du premier participant : la personne qui parle sait qu’elle doit passer la main.
- Un son final « gong » qui signe la fin du tour de table : toute la salle sait que c’est terminer et qu’il est temps de changer de table.
- Une animation à l’écran du temps qui s’écoule
- Une animation à l’écran qui fait disparaître le chrono en fin de tour
A noter que la séquence « cloche » … « tic tic tic » et « re cloche » se répète pour chaque personne qui doit parler autour de la table.
C’est grâce à toutes ces signalisations que la magie opère.
Pourquoi est-ce que ça fonctionne si bien ?
Notre expérience en matière d’animation nous a démontré que cette solution est extrêmement plus efficace que le placement d’un maître du temps à chaque table (qui n’est pas non plus incompatible en complément… si vous souhaitez renforcer le contrôle).
- Toute la salle est synchronisée sur le son et sur l’image
- Une sorte de pression sociale s’exerce naturellement autour de la table lorsque le participant ne rend pas la parole car chacun sait que son temps est écoulé et que tout est minuté
- L’animateur est déchargé de l’arbitrage et peut se concentrer sur l’accompagnement des participants
- Les tours de table sont alors plus fluides, l’équité est respectée et le timing est tenu
Déchargement de l’animateur
En plus d’offrir une expérience plus immersive au participant (grâce aux sons et aux visuels personnalisables), l’animateur n’est plus tenu d’arbitrer les tables et de rappeler à l’ordre les mauvais élèves.
Il peut donc se concentrer sur les actions suivantes :
- Appuyer le logiciel avec des annonces ponctuelles de renforcement (fin du tour, changez de table)
- Pendant que le Chrono Dating tourne, l’animateur dispose de 15-20-25 minutes de tranquillité pendant lesquelles il peut traiter certains sujets :
- Préparation d’une animation d’entre-deux tours
- Calages avec le traiteur
- Pourquoi pas : participer lui aussi aux tours de tables !
- Appeler les absents
- Continuer de gérer l’accueil des participants retardataires
Fonctionnalités du logiciel
Choix de plans de tables
Le logiciel Chrono Dating est connecté à la plateforme Matchmaking Studio. Le but premier du logiciel est de permettre aux animateurs de charger des « plans de tables » pour que les participants puissent enchaîner les tables sans rencontrer deux fois les mêmes personnes ([LIEN] découvrir le concept de Networking…)
Notre technologie de matching offre à l’utilisateur la possibilité de choisir ses plans de tables selon les besoins contraints par 3 paramètres :
- Le temps dont dispose l’animateur pour l’ensemble de l’animation : déterminera le nombre de tours que l’on peut faire
- Le nombre de tables disponibles et leur capacité : détermine la « géométrie » du networking (la composition des tables, par 3, 4, 5… 10 personnes)
- Le nombre de participants présents : détermine le nombre de tables nécessaires.
Une fois le plan de table idéal déterminé et sélectionné dans le Chrono Dating, l’animateur est prêt à lancer le networking.
La grille de placement
La grille de placement est l’élément clé de l’organisation des tours de tables.
Elle indique à chaque participant l’endroit (la table) où il doit se rendre :
Dans l’exemple ci-dessus, vous avez l’illustration d’un plan de table dit « anonyme ».
A noter qu’il existe également des plans de tables dits « nominatif » où la grille de placement indique le NOM Prénom des participants. Dans ce cas, les participants s’inscrivent en ligne à un événement Matchmaking Studio et l’organisateur scanne une liste, un billet ou un badge à l’arrivée des participants. Ensuite, au tout dernier moment, un plan de table est calculé en direct avec les seules personnes présentes… c’est une organisation un peu plus délicate.
Le plan de table anonyme est redoutable d’efficacité et de tranquillité d’esprit pour l’animateur. En effet, le fait d’utiliser des numéros à la place des noms des participants assure la sécurité suivante :
- Si une personne inscrite ne vient pas… sa place est perdue si nous associons son nom dans le plan de table. En mode anonyme, n’importe qui peut prendre n’importe quel numéro sans mettre à mal l’organisation des tours de tables
- Si deux personnes sont absentes, elles auraient pu se trouver à la même table : en mode anonyme, aucun risque d’avoir deux absents car numéros sont toujours attribués à des personnes présentes.
- Souvent, le plan de table nominatif prévoit des contraintes (untel ne doit pas rencontrer untel, les personnes du même réseau ne doivent pas être à la même table…) ce qui rend le plan de table unique et très dépendant des vrais personnes qui seront effectivement présentes.
Imaginez un plan de table nominatif prévu pour 45 personnes sur 9 tables de 5. Si vous avez 8 absents, le plan de table est perdu car vous pourriez avoir 4 absents qui devaient se rencontrer à la même table… il ne resterait plus qu’une seule personne à cette table…
Avec le plan de table anonyme, dans ce cas précis, nous choisirions au dernier moment un plan de table de 45 -> 38 personnes et il n’y aurait plus de « trous » autour des tables.
Vous l’aurez compris : le plan de table anonyme est plus facile à jouer et plus flexible.
Comment un participant sait qu’il est « tel numéro » dans la grille ?
En général, l’animateur (ou son équipe) attribue un numéro à chaque participant qui arrive sur place pour participer à un networking.
L’idée première est que chaque personne qui « joue » doit possèder un numéro (qui lui permettra de décoder la grille à chaque tour).
Ce numéro peut bien sûr être communiqué sur n’importe quel support :
- Une carte pré-imprimée (solution habituelle)
- Envoi par SMS (après émargement, via la plateforme Matchmaking Studio)
- Un badge nominatif avec une étiquette numérotée collée ou un numéro écrit à la main (pas top)
- Un tampon séquentiel apposé sur le poignet ou le dos de la main (on change le numéro pour chaque personne)
- Un objet publicitaire (avec lequel le participant repart ! ça c’est le top mais il faut trouver un sérigraphe qui fasse des séries uniques… c’est coûteux et pas simple à trouver)
Très souvent il s’agit d’une carte au format libre (A6, A7, carte de visite…) comme celle-ci à droite.
Bien évidement, ces cartes étant un support de communication, elles seront personnalisées à la thématique et aux couleurs de l’événement à chaque fois.
Il s’agit d’un consommable… mais certains organisateurs utilisent des cartes plastifiées qu’ils récupèrent à la fin : elles seront réutilisables (sous réserve de récupérer tous les numéros).
Comment un participant trouve-t’il la bonne table ?
C’est là aussi très simple : sur la grille, le participant trouve son numéro puis découvre la table à laquelle il est attendu (avec d’autres).
Pour lui permettre de rejoindre physiquement la bonne table, il convient d’ajouter de la signalétique.
Nous affectionnons particulièrement l’utilisation de totems 360° comme ici à droite.
Ils peuvent être imprimés sur une imprimante de bureau avec un papier épais. Après un petit rainage et pliage, vous obtenez un totem qui se dresse au centre de la table et qui peut être lu à 360° !
Là aussi, ces totems peuvent être personnalisés aux couleurs de l’événement.
L’organisateur est également libre de choisir son type de support :
- Chevalet (A4, A5…)
- Affichette suspendue par filins (grosses manifestations ou lieux très grands)
- Objet publicitaire numéroté en centre de table (bouteille, lampe… c’est plus coûteux bien-sûr)
Le chrono visuel et sonore
Une fois les participants placés avec l’aide de la grille, le Chrono Dating peut afficher son chronomètre visuel et sonore :
Des commandes permettent de lancer le tour de table, de le suspendre, d’avancer ou de reculer dans le temps.
Une fois lancé, le chrono émettra les sons d’encadrement des échanges.
Une fois le temps du tour écoulé, le chronomètre disparaîtra et laissera la place à la grille de placement du prochain tour.
Gérer des contraintes avec un plan de table anonyme
En plus de toutes ces fonctionnalités d’animation, le Chrono Dating est doté d’un module permettant de gérer des contraintes de rencontres.
En général, il existe deux types de contraintes :
- Éviter que 2+ personnes se rencontrent
- Favoriser la rencontre de 2+ personnes
Ce module permet de répondre à ces besoins en identifiant QUELS NUMEROS donner à certaines personnes.
Dans l’exemple ci-contre, le système vous indique que les numéro 1 et 2 se croiseront (pastille verte) et sont à donner à 2 personnes qui devraient se rencontrer.
A contrario, les numéros 3, 6 et 11 ne se croiseront jamais (pastille rouge) : ils sont à donner à 3 personnes qui doivent à tout prix s’éviter (de la même entreprise ou du même métier).
A noter que l’utilisation de ces « pré-affectations de numéro à des personnes » permettent une grande souplesse dans le pilotage des rencontres mais qu’ils obligent l’organisateur à identifier les contraintes AVANT de commencer les tours de tables et APRÈS avoir accueilli le dernier participant… les cartes sont donc données au tout dernier moment pour que ce système fonctionne.
Personnalisation du logiciel
Le Chrono Dating peut être entièrement personnalisé avec les éléments suivants :
- Identité visuelle (image ou vidéo) :
- Logo au centre du chrono
- Fond derrière le chrono
- Fond derrière la grille de placement
- Fond de la salle d’attente entre deux tours
- Identité sonore (mp3) :
- Son de lancement du tour « gong par défaut »
- Son d’approche de la fin du temps de parole d’un participant « tic tic tic par défaut »
- Son de fin de parole d’un participant « cloche par défaut »
- Son de fin du tour « gong »
- Son de fin de tous les tours (fin de l’événement) « rien par défaut »
- Musique d’attente entre deux tours
La personnalisation du logiciel rend votre événement encore plus immersif. A titre d’exemple, il n’est pas rare que nous utilisons des son spécifiques dans les networking autour du sport (rebond ballon, sifflet arbitre, corne de fin de match) et des visuels adaptés (vidéo de match, logo du club)…
Si votre structure possède une signature sonore, vous pouvez l’utiliser ou concevoir des jingles que le logiciel pourra jouer.