Plateforme Matchmaking Studio
Présentation
La plateforme Matchmaking Studio est un outil en ligne en mode SaaS (Software as a Service) développé et édité par la société Web Perspective.
Il s’agit d’un outil dédié aux professionnels de l’événementiel qui su faire ses preuves et dont les toutes premières fonctions étaient d’offrir aux organisateurs un système de gestion des inscriptions à des événements qui soit très personnalisable et adaptable à un maximum de domaines/situation/projets, avec une dimension initiale de prise de rendez-vous entre professionnels.
La technologie utilisée par Matchmaking Studio lui confère une très grosse capacité d’évolution. C’est ainsi qu’au fil des années, le socle de base s’est enrichi de centaines de fonctionnalités avec des cycles de développement très courts et des évolutions régulières pour toujours répondre aux derniers besoins de nos organisateurs.
Génèse
Matchmaking Studio est né du besoin de certains institutionnels (Chambres Consulaires et Collectivités) d’avoir accès à un outil complet et performant pour l’organisation de rencontres entre professionnels. La solution devait leur permettre de garder la maîtrise de leurs budgets.
Pour dire plus simplement : la solution devait être financièrement accessible tout en étant aussi performante (voir plus) que les outils de marchés existants qui ne répondaient pas toujours à leur besoins malgré des tarifs prohibitifs. Cette état de fais conduisait les organisateurs à renoncer tout simplement à l’organisation de certains événements, trop complexes à gérer avec un fichier Excel et un outil d’emailing.
C’est ainsi qu’est né Matchmaking Studio qui a très très vite évolué pour honorer les besoins de nos premiers clients-organisateurs, et des suivants.
Fonctionnalités principales
Voici la liste des principales fonctionnalités que propose Matchmaking Studio lorsque qu’un événement doit accueillir l’inscription de participants.
Mini site d’inscription
Dans une jolie explosion de couleurs, les mini-sites proposés par la plateforme permettent de répondrent au besoin de disposer immédiatement et sans grands frais d’un site de présentation pour l’événement. Ce mini site n’a pas vocation à remplacer un site d’agence très design, animé et fourmillant d’informations, mais il est fournit assez d’informations pour qu’un participant comprenne et s’engage dans l’inscription.
Formulaires d’inscription
La plateforme est en mesure de proposer des formulaires d’inscription plus ou moins complexes et dotés d’un système de champs dynamiques. Grâce à ce système dynamique, seules les informations utiles à une catégorie de participant sont demandées et, selon les cas, des compléments d’informations seront à saisir au gré du scénario choisi par les organisateurs.
Toutes les données saisies par les participants seront accessibles pour :
- Personnaliser l’interface participant (espace personnel)
- Personnaliser les emails & SMS
- Personnaliser les documents (badge, annuaire, trombinoscope, planning, billet d’entrée…)
Les formulaires peuvent accueillir de petites mentions d’explication contextuelles (pour guider la saisie ou informer le participant de l’usage fait de ses données). De nombreux composants sont disponibles pour enrichir la saisie :
- Titre et paragraphes libres
- Champ de texte : simples, multilignes
- Listes : radio, cases à cocher
- Upload de fichiers : images, pdf, xls
- Spéciaux : Curseurs, Arborescences, Choix dans une base de données, Tags, Etiquettes
En complément de nombreuses règles peuvent être paramétrées : affichage conditionnel, nombre de caractères/mots…
Et les champs de texte peuvent proposer une saisie dans plusieurs langues lorsque le participant doit présenter son entreprises/projet à l’international.
Communications par e-mails / SMS
Une fois les données du participant enregistrées, la plateforme peut transmettre des informations par les canaux emails et SMS.
Ces communications, automatiques ou poussées manuellement à un cible précise seront, par exemple :
- Confirmation d’inscription
- Relance inscription non finalisée
- Le participant a atteint la barrière de péage (modération des inscriptions)
- Ouverture des prises de rendez-vous
- Arrivée d’un nouvel atelier
- Relances prises de rendez-vous, demandes en attente, insuffisance d’actions en vue d’obtenir des rendez-vous…
- Confirmation des agendas personnels
- Communication J-1 pour la venue le lendemain
Tous les emails/sms sont entièrement personnalisable et peuvent reprendre les données du participant et de toutes les informations à disposition (nombre de rdv, option cochée, inscription atelier/conférence, collègues inscrits…).
De pus les communications profitent de notre moteur de rendu dynamique : certains participant peuvent ne pas voir apparaître certains contenus selon les réponses qu’ils ont donné lors de leur inscription (contenus dynamiques).
Modèle de mail avant fusion
Résultat reçu
A noter que les modèles de mail sont réutilisables d’une édition à l’autre ET potentiellement sur plusieurs événements : les couleurs, bannières, signatures sont injectées selon l’événement qui est utilisé.
Un espace personnel pour chaque participant
Chaque participant qui finalise sont inscription dispose alors d’un espace personnel et personnalisable par l’organisateur.
Le participant pourra y retrouver toutes les informations qu’il a saisies et accéder à différents modules selon les éléments que propose le programme de l’événement :
- Gestion des disponiblités
- Prise de rendez-vous
- Inscription à des conférences ou des ateliers
- Gestion du pouvoir sur les assemblées générales
- Gestion des collègues
- Gestion de projets / produits / services
- Partage de coordonnées
- Messagerie entre participants
- Téléchargement du badge / planning / convocation (job dating ou assemblées générales)
- …
L’organisateur peut également personnaliser l’accueil de cet espace pour y indiquer certaines informations utiles. Il peut également renommer tous les menus selon le contexte de l’événement.
Les contenus peuvent également être affichés selon le statut et les réponses du participant, par exemple :
- Permettre le téléchargement d’un document selon un critère
- Remplir un formulaire complémentaire (par exemple pour les modalités de venue et d’hébergement ou un dossier à remplir pour un appel à projet)
- Visualiser une information qui ne le concerne que lui et pas certains autres participants
Fonctions de prise de rendez-vous
Depuis son espace personnel, le participant pourra en toute autonomie gérer sa participation aux rendez-vous (si l’événement s’y prête).
De nombreux scénarios peuvent être proposés par les organisateurs :
- Prise de rendez-vous en direct avec un mini agenda, sur des créneaux définis par les organisateur (sur l’événement)
- Prise de rendez-vous par consentement mutuel (demande -> réponse par acceptation ou refus)
- Prise de rendez-vous par choix matchés (le participant fait des choix, un panier d’entreprises ou de personnes à rencontrer et l’organisateur lancera l’algorithme de matching qui optimisera les plannings de chacun selon les choix et les disponibilités)
- Prise de rendez-vous gérée par l’organisateur (en back office)
- Prise de rendez-vous automatisée sur des tables de plus de 2 personnes (sur un networking : les rendez-vous sont alors fixés par un algorithme, généralement aléatoirement pour optimiser le nombre de contacts de chaque participant)
- Prise de rendez-vous libre via une plateforme externe (Calendly par exemple) dans le cadre d’annuaires
- Prise de rendez-vous via une API externe (si c’est un autre système que Matchmaking Studio qui a établi les rendez-vous, un import Excel ou un Web Service viendront alors alimenter la plateforme)
Inscription à des temps forts
Lorsque l’événement dispose d’un programme de conférences, d’ateliers, de visites ou lorsqu’il s’agit de gérer des inscriptions libres à des moments de l’événement (remise de prix, services d’un déjeuner…), la plateforme met à disposition un module d’inscription pour le participant :
- En vue agenda lorsque le programme est concurrent
- En vue séquentielle lorsque les temps forts s’enchaînent
Lorsqu’un participant s’inscrit, un contrôle des places restantes est opéré et ses créneaux de rendez-vous sont automatiquement désactivés en cas de concurrence : aucun risque de se retrouver inscrit à deux occupations en même temps.
Génération de documents sur mesure
Dernière fonctionnalité très appréciée de nos organisateurs : la production de documents sur mesure ultra personnalisés.
Quelque soit le besoin de l’organisateur, nous disposons d’un moteur de génération documentaire qui peut produire :
- Des badges (nombreux formats) avec ou sans plannings au dos
- Des plannings
- Des listings de rendez-vous manqués ou non acceptés
- Des affichettes (tables, salles…)
- Des plans (salons)
- Des annuaires de personnes
- Des trombinoscopes
- Des catalogues d’entreprises
- Des listes d’émargement (générales ou pour les ateliers)
- Des attestations personnalisées
- Des convocations
- Des pouvoirs pré-rempli (assemblées générales)
- …
Le fond et la forme sont entièrement libres.
Fonctionnalités avancées
Des rendez-vous en visio
Matchmaking Studio c’est aussi la possibilité de passer sur un modèle hybride ou 100% digital pour les rendez-vous et les conférences.
Deux solutions existent :
- La visio intégrée
Développée en interne, elle permet de maîtriser les flux et de couper les rendez-vous ou les networking pour éviter les retards. La gestion des salles est automatiquement pilotée pour chaque participant qui peut enchaîner toute une journée de rendez-vous sans jamais devoir se reconnecter.
- La visio externalisée
Pour des besoins ou des contraintes plus spécifiques, Matchmaking Studio peut gérer la prise de rendez-vous et leur exécution sur des outils externes (Teams, Zoom, Google…) mais les API de ces fournisseurs ne l’autorisant pas, nous ne pouvons pas extraire les participants de ces salles et ne pouvons pas leur offrir un enchaînement fluide et sans retard.
En complément, l’organisateur dispose d’une régie de supervision qui lui permet de :
- Suivre les arrivées / départs dans les salles
- Se joindre aux participants
- Prévenir les retards / absences
- Analyser les durées de connexion
Multi profils / Multi sites
Lorsque votre événement doit accueillir une large typologie de participants, la plateforme peut proposer des « circuits » d’inscription différentiés qui adapteront les contenus, couleurs champs et options selon la nature du participant.
Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont proposées (elles sont également combinables) :
- Champs dynamiques : le participant se qualifie seul en répondant à une question du formulaire.
Cette solution est adaptée lorsque vous avez simplement besoin de connaître la segmentation de participants sans que l’interface soit différente d’un participant à l’autre. Pour les cas les plus simples. - Multi-profils à choisir : lorsque vos profils sont foncièrement différents (= trop de différences) et que chaque profil doit être marqué plus franchement, la plateforme propose une approche par « cartes » à sélectionner.
Cette solution crée des participants de différentes natures. - Multi-site & multi-profils : pour les cas les plus extrêmes, la plateforme propose différentes portes d’accès pour différents types de participants.
Cette solution permet de disposer d’un mini site par profil. Les couleurs, les textes, les emails, les contenus seront alors différents pour chaque profil de participant.
Offres d’emploi / Projets / Produits / Lots
Sur des événements complexes, certaines catégories de participants pourraient avoir à mettre en avant des contenus multiples dont le nombre ne serait pas connu à l’avance.
Il peut s’agir :
- pour un recruteur de déposer des annonces (emploi, stage, apprentissage/alternance)
- pour une entreprise de lister ses projets innovants, ses solutions & services, un catalogue restreint de produits
- pour une collectivité/agence de lister ses offres de locaux disponibles (immobilier) ou terrains à bâtir
Quel que soit l’objet de la collection à promouvoir, la plateforme offre la possibilité de saisir, exporter et afficher dans un catalogue dédié ces « objets d’attention ».
Encore mieux, ces items peuvent servir à prendre rendez-vous. Par exemple, un donneur d’ordre liste les lots de sous-traitance pour lesquels il recherche des entreprises. Les entreprises consultent le « catalogue des lots de sous-traitance » de l’événement et propose un rendez-vous à l’entreprise pour candidater !
Exemple – Saisie du portefeuille d’offres d’emploi d’une entreprise
Une fois les offres saisies, elles sont référencées dans un catalogue des offres ou reprises sur le profil de l’entreprise (le template de présentation est bien sûr personnalisable) :
Puis un participant candidat peut afficher le profil détaillé et demander un rendez-vous avec le titulaire de l’offre :
Rooming / Dossiers candidature
Si votre événement contient un nombre important de données à qualifier, il peut être opportun de laisser le participant s’inscrire complètement en fournissant un premier sous-ensemble de données nécessaires à la gestion de sa participation.
Plus tard, il sera invité à compléter les informations auxiliaires dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet.
Il peut s’agir de :
- Collecter des informations de rooming (chambre d’hôtels, transports, logitsique des repas, visas…)
- Collecter les éléments d’une candidature (concours, pitchs, dossier d’inscription…)
- Toute autre information non capitale pour la tenue de l’événement (données de recensement, données de parution pour un annuaire papier post événement…)
Dans ces situations, la plateforme propose un module de saisie différée qui permettra au participant de s’inscrire puis, plus tard, de venir compléter ces informations.
Le module vous autorise à :
- Différer un formulaire complet (sur la personne physique ou sur la structure du participant)
- Vous avertir par email lorsqu’un participant a terminée de remplir le formulaire auxiliaire
- D’exporter les données
- De produire des documents (dossier de candidature, book des pitcheurs pour étude en comité…)
- De relancer les participants qui n’ont pas rempli leur dossier
- D’activer ce module selon le type et/ou certaines réponses données par le participant lors de son inscription (ex : voulez-vous proposer un pitch lors de la session de pitchs du matin ? Si oui : alors dossier à remplir).
Inscriptions en équipes / sociétés
Parce qu’il existe des événements ou l’entreprise est d’avantage mise en avant que la personne qui la représente, Matchmaking Studio offre une mécanique assez pointue pour prendre en charge la notion d’équipe.
A cet effet, l’outil permet de gérer une fiche entreprise indépendante qui possède alors ses propres informations (personnalisables selon les besoins).
Voici quelques fonctionnalités associées à cette séparation :
- Rattachement de chaque participant à une fiche entreprise (toutes les personnes d’une même entreprise partagent cette fiche commune dans le catalogue de prise de rendez-vous, dans ce cas, l’activité de l’entreprise est mise en avant)
- Permettre à une ou plusieurs personnes de gérer la fiche entreprise (managers)
- Permet de répartir les demandes de rendez-vous qui portent sur l’entreprise auprès des différents participants qui seront présents pour la représenter
- Editer des catalogues/annuaires d’entreprises
- Permet au système d’empêcher que 2 collègues ne se rencontrent lors des rendez-vous
- Permet également d’éviter qu’un collègue A ne rencontre les mêmes entreprises qu’un collègue B (évite les rendez-vous en doublon au sein d’une même structure)
Le manager d’une fiche entreprise bénéficie des droits suivants :
- Inscrire/pré-inscrire ses collègues (principe d’invitation ou d’inscription pour autrui)
- Payer pour l’ensemble de ses collègues (1 seul paiement pour toute l’entreprise)
- Télécharger les badges ou les plannings de toute l’entreprise
- Modifier les informations de la fiche entreprise (les collègues ne pourront pas la modifier, ils devront passer par leur manager)
International & Multilingue
La plateforme permet l’organisation d’événements complexe à l’international.
Voici quelques fonctionnalités liées :
- Langue d’interface
- Langue de saisie double (si le participant est Francophone et que l’événement accueille également des Anglophones : possibilité de saisir certaines informations en double langue)
- Support et détection du fuseau horaire (notamment pour les rendez-vous visio dont les plannings doivent être communiqués en heures locales)
- Gestion du pays et de méta-données associées (format numéro de téléphone, drapeau, fuseau horaire)
Tous ces éléments permettent de fournir des livrables (emails, plannings, annuaires/catalogues… en double langue ou en version traduite selon la langue du participant de destination).
Sondages
Dans la mesure où la plateforme connaît vos participants, il nous paraissait naturel de proposer une solution de questionnaire de satisfaction/sondage pour recueillir différentes métriques.
Ainsi, le module sondage offre deux possibilité (combinables) :
- Questionner le participant sur chaque rendez-vous réalisé (notamment à l’issu d’un rdv visio, en attendant le prochain)
- Questionner le participant sur son expérience après l’événement
Les deux fonctionnalités vous permettent bien sûr de choisir les questions.
Sondage post événement
Et voici un exemple, sur le même événement d’un sondage post-rendez-vous. A noter qu’il est même possible de question avant le rendez-vous « pourquoi voulez-vous ce rendez-vous ? » !
Sondage à l’issue d’un rendez-vous visio (ou pas) :
Assemblées Générales
Par ce que certains de nos organisateurs ont ce type de besoins, nous avons développé un module de gestion de la participation aux assemblées générales.
La plateforme s’y prêtait complètement. Après-tout, une assemblée générale reste un événement où les participants :
- doivent s’inscrire (ou répondre à une invitation)
- viennent sur place et peuvent avoir besoin de badges ou de confirmer des nuités
- et pourquoi pas profiter de cette réunion de personnes pour assister à des conférences, ateliers ou même faire des rendez-vous B2B avec les autres adhérent
Le module Assemblée Générale permet de gérer :
- Le recueil de participation à l’AG en tant que votant ou simple invité
- La détection automatique du représentant officiel (habilité à voter ou donner pouvoir) si les personnes s’inscrivent spontanément (par exemple, si les adhérents ne sont pas importés)
- Un nombre de voix différent (si les statuts prévoient qu’un adhérent peut posséder plus d’une voix et pas l’autre)
- Un quota de pouvoir à recevoir (selon les statuts)
- Pour les présents :
- Comptabiliser les voix portées
- Organiser les collèges de votants
- Définir les besoins logistiques (chambres d’hôtels, participant à une soirée ou un cocktail…)
- Pour les absents porteurs du droit de vote :
- Donner pouvoir (choix restreints à la carte selon vos besoins) :
- à personne (voix perdue)
- à un collègue/associé qu’il inscrira sur la plateforme pour le remplacer (ce dernier recevra ses codes pour compléter les informations manquantes)
- à une autre structure adhérente :
- présente (participation confirmée)
- représentée (participation confirmée sous délégation interne)
- absente pour le moment (réponse à venir mais qui sera peut-être positive)
- blanc avec ou sans instructions (selon les statuts, sera donné à quiconque est habilité à le recevoir ou réparti entre tous les adhérents présents dont le quota de pouvoir sera compatible
- Donner pouvoir (choix restreints à la carte selon vos besoins) :
- La production automatique de :
- Convocation PDF personnalisée
- Convocation par email avec réponse
- Document « pouvoir interne » (à un collègue)
- Document « pouvoir externe » (à une autre adhérent)
- Document « pouvoir blanc »
- Document « pouvoir à un administrateur »
- Document « pouvoir au président »
- Envoi de notifications :
- Email de confirmation (réponse : oui je participe)
- Email de renoncement (réponse : non je ne viens pas) avec accès au pouvoir pré-rempli
- Email de notification à un mandataire qu’il a été désigné pour représenter un absent
- Le vote à distance en amont (via le module Rooming/Dossier) pour les participants qui indiqueraient ne pas être présents mais voter à distance
- Calcul du quorum
En complément, toutes les fonctionnalités de la plateforme sont mise à contribution pour :
- Suivre les réponses via une régie de supervision de l’AG : l’interrogation et les filtres permettent de cibler les adhérents selon leur état :
- absence de réponse,
- réponse d’absence donnée sans pouvoir,
- début de réponse mais inscription incomplète,
- mandataire d’un absent lui même absent,
- document non retourné,
- présence d’un collègue sans mandat confié pour représenter le référent absent
- …
- Relancer en ciblant précisément (pas de pouvoir donné, pouvoir donné mais manque document retourné…)
- Confirmer la venue (mail J-1)
- Exporter tous les pouvoirs retournés
Paiement & Facturation
Notre outil permet de gérer des événements payants.
Matchmaking Studio est en capacité de gérer des grilles tarifaires simples (forfait unique pour chaque inscrit) ou complexes (différents tarifs selon les réponses données sur le formulaire d’inscription, recherche de tarif via une API…).
Nous proposons pour cela 3 niveaux de gestion :
- NIVEAU 1 – Tarificateur simple
La plateforme détermine le bon tarif avec les informations dont elle dispose sur le participant et présente ce tarif en fin d’inscription. Il n’y a pas d’encaissement, juste la communication d’un tarif calculé. - NIVEAU 2 – Tarif + Instructions de paiement
Idem NIVEAU 1 + proposition de régler l’organisateur selon une procédure déterminée par celui ci ou par selection d’un mode de règlement (engagement à régler par Virement, Chèque…). Dans ce cas, nous n’encaissons pas le participant mais nous stockons, pour l’organisateur, l’intention de payer et l’état d’avancement du règlement. - NIVEAU 3 – Tarif + Encaissement + Facturation
Idem NIVEAU 1 + proposition de plusieurs modes de règlements au participant (CB, Chèque, Virement, Mandat/Bon de commande, Autre…) et encaissement en direct du montant de l’inscription. Lorsque le paiement est reçu et rapproché, la plateforme peut éditer une facture et peut libérer automatiquement certaines fonctionnalités (accès aux prises de rendez-vous, accès au badge…). Les fonds sont alors collectés par Web Perspective sur un compte dédié et reversés à l’organisateur dès qu’il le souhaite.
Pour la tarification, plusieurs modes sont possibles :
- Forfait :
- unique : chaque inscrit paie le même montant
- dynamique : chaque inscrit paie le montant lié à sa catégorie/typologie (ex : entreprise, startup, acheteur…)
- composé : l’entreprise s’acquitte d’un forfait ET chaque personne d’un autre forfait (ex : 150 € HT / entreprise + 35 € HT / personne)
- Cumul d’options :
- Chaque champ de l’inscription peut porter un tarif. Selon la réponse donnée, si une règle tarifaire est associée à la réponse, le montant se cumule dans le bon de commande. (ex : Forfait de 30 € HT / personne + option « déjeuner » à 15 € HT + option « je picthe » à 150 € HT)
- Les options peuvent provenir de la fiche « entreprise » (elles alimenteront alors un bon de commande Entreprise à régler par le manager) ou de la fiche « personne » (alimentent le bon de commande personnel à régler par chaque inscrit).
- Règle tarifaire dynamique :
- Sur un champ : le tarif est déterminé par une formule qui peut accéder à tous les champs du formulaire. (ex : si structure adhérente ET participant opte pour l’option « déjeuner » alors tarif de 15 € HT, sinon tarif de 25 € HT ; dans ce cas, le coût de l’option est différent selon que votre entreprise est adhérente ou non)
- Sur profil : le tarif est déterminé par une formule qui prendra en considération la nature du participant et différentes réponses du formulaire d’inscription. (ex : Profil intervenant = GRATUIT, Profil Entreprise = Si adhérent : 150 € HT, si non adhérent : 250 € HT)
- API :
- Le tarif est déterminé par un code informatique (algorithme) réalisé sur mesure par nos équipes pour des cas de tarification très complexes. Souvent, l’interrogation d’un système externe (ex: une base de données des adhérents) permet de récupérer des informations pour déterminer le bon tarif. (ex: une personne s’inscrit et se dit adhérente. L’algorithme interroge la base de donnée des adhérents de l’organisateur mais constate qu’il n’est pas à jour de ses cotisations = le participant devra s’acquitter des frais d’inscription « non adhérent »).
En général, nous sommes en capacité de répondre à toutes les demandes de grilles tarifaires, même les plus complexes. Pour les cas les plus complexes, souvent il s’agit de calculer un tarif Exposant pour son stand, ses réservations de matériel (tv, prises, mobilier), gérer les repas commandés, les soirées gala… mais il peut aussi souvent s’agir de contrôler la notion d’adhérent à jour de ses cotisations.
Automation & API
Automation
L’automation est la capacité d’un système a être piloté par un autre système. Matchmaking Studio offre la possibilité d’être piloté depuis un autre système (injection de participants, synchronisation de données, pushs API sur événements déclencheurs…) mais puet également piloter les autres systèmes si ces derniers disposent de telles fonctions.
L’automation est souvent utilisée pour demander à Matchmaking Studio de réaliser des matchings de rendez-vous avec des données externes en temps réel (sorte de boite noire de production de rendez-vous).
API
Matchmaking Studio peut également être interrogé via son api pour récupérer des données publiques : nombre d’inscrits, dates clés, mosaïque de logos des inscrits…
En complément, Matchmaking Studio est également capable d’appeler des API tierces : création de rendez-vous visio, alimentation d’agendas, envoi de données participants dans une GRC, récupération d’informations sur d’autres systèmes.
Toutes ces fonctionnalités sont réalisées sur demande et souvent sur mesure lorsque les organisateurs ont des besoins d’interconnexion importants avec leurs systèmes internes.
Fonctionnalités pour l’organisateur
Matchmaking Studio est riche de fonctionnalités pour le participant en permettant aux organisateurs de produire des événements sur mesure et au plus près des besoins du métier (ou de la thématique de l’événement).
Du côté organisateur, de nombreux outils sont disponibles pour piloter l’événement et paramétrer toutes ces fonctionnalités.
Voici une synthèse, certainement non exhaustive, des outils organisateurs :
Tableau de bord
Pour le suivi de vos inscrits, le tableau de bord événement a été conçu pour vous donner un aperçu rapide de la situation sur plusieurs indicateurs :
- La quantité d’inscrits (par profils)
- L’état d’avancement des inscriptions (par statut des participants : en cours, terminés)
- Les volumes de rendez-vous (en fonction des scénarios) :
- Les demandes de rendez-vous : en attente, acceptées, refusées
- Les rendez-vous dans les agendas : nombre de rdv pris
- Les choix préférentiels (pour matching ultérieurs) : pris, validés, opposés
- Les volumes d’inscriptions aux ateliers / conférences :
- Par journée
- Par session (horaire)
- Par salle
- Par activité
Le tableau de bord donne également accès aux ressources de l’événement :
- Liens des mini sites d’inscription
- Rappel des dates clés / lieu
- Lien vers les documents (ged événement)
- Synthèse des paiements : émis, en transit, encaissés, restitués
Module export
Le système permet naturellement d’exporter toutes les données issues d’un événement au format Excel. De nombreux modules permettent d’exporter uniquement les données qui vous intéressent : paiements, état des inscriptions, état des rendez-vous, données des inscrits…
Nous proposons également la possibilité de produire des exports sur mesure (conçus par nos soins) si vous avez besoin de données particulières (mise en forme, calculs sur certains champs…).
Moteur documentaire
Le document est souvent au cœur de la relation entre l’organisateur et le participant. Qu’il s’agissent de produire des badges-etiquettes, des badges tour de cou, des planning, des livrets d’accueil, des annuaires, des trombinoscopes, des affichettes de tables ou de salles… Matchmaking Studio possède un moteur de génération de document extrêmement personnalisable que l’organisateur peut utiliser pour extraire des informations joliment mises en forme.
Tous les documents sont produits au format PDF et peuvent accéder en général à toutes les données de l’événement.
Le système peut effectuer des sorties « pleine page » (A3, A4, A5, A6…) ou des sorties paginées (livret, recto-verso, plusieurs pages par feuille). Ainsi, quelque soit votre imprimante, le document peut être déjà paginé pour un simple envoi recto-verso !
Les documents supportent également le multilingue et plusieurs polices de caractères.
Moteur d’emailing / sms
Une autre part importante du pilotage des événements est la communication entre l’organisateur et ses participants.
Matchmaking Studio dispose d’un moteur d’emailing / sms très puissant et qualitatif.
Voici les possibilités :
- Campagnes préparées (contenu des emails validés en amont)
- Personnalisation des emails par champs dynamiques (toutes les informations connues de l’événement et des participants sont utilisables) permettant une ultra personnalisation et une réutilisation sur plusieurs événements (si bien conçu)
- Ciblage très précis des participants selon :
- Des statuts (inscriptions, réponses sondage, prise de rendez-vous, réponse à certaines questions de leur formulaire)
- Des groupes dynamiques (les participants peuvent être ventilés dans différents groupes automatiquement en fonction de leurs réponses aux questions de l’inscription). Cela facilite énormément le ciblage chirurgical. (ex: un groupe de tous ceux qui n’ont pas mis leur logo, un groupe de tous ceux qui se sont inscrits à la soirée de gala, un groupe de tous ceux qui ont choisi de faire des rendez-vous…)
- Injection de composants : planning de rendez-vous, liste des collègues, liste des participants inscrits depuis la dernière connexion, rappel des codes d’accès…
- Ajout de pièces jointes issues du moteur documentaire (uniquement, pas de pièces jointes externes pour des raisons de sécurité) : badge, planning, attestation de présence…
- Personnalisation de l’expéditeur (sous réserve de paramétrages sur le domaine de ce dernier)
Note importante : pour des raisons de e-reputation, Matchmaking Studio ne peut pas être utilisé pour effectuer de la prospection. Des outils tiers existent pour cela.
Régies
Matchmaking Studio propose aux organisateurs d’accéder à différentes régie (des applications dans l’application) qui permettent de remplir certaines tâches du quotidien, en amont, pendant et après l’événement :
- Émargement à l’écran (validation manuelle de présence)
- Suivi des flux de demandes de rendez-vous (prise de rendez-vous par consentement mutuel)
- Suivi des choix préférentiels (prise de rendez-vous par choix exprimés puis matchés)
- Contrôle d’agenda (modification des plannings de chaque inscrit : ajout, suppression, déplacement de rendez-vous/ateliers/conférences)
- Mini CRM (suivi des participants, workflows et actions, système de suggestion de rendez-vous…)
- Export (production de fichiers excel ou PDF)
- Communication (envoi d’emailing ou de sms personnalisés et ciblés)
- Simulateur de rendez-vous (permet de fabriquer automatiquement des rendez-vous, plusieurs moteurs permettent de répondre à différents besoins : networking, one-to-one, one-to-many)
- Visio center (pour la supervision des rendez-vous en visio)
- Contrôle des retards (pour anticiper les absents sur des rendez-vous prévus et agir auprès d’eux)
- Chrono Dating (outil d’animation qui gère les temps de paroles et le placement des participants sur les networkings)
- Boîte aux lettres (à projeter le jour J sur un écran, permet aux participants de voir si ils ont reçu des demandes de rendez-vous lorsqu’ils passent devant l’écran)
- Assemblée Générale (pilotage d’une assemblée générale : suivi, relance, extractions)
- Traduction (outil permettant de passer en revue toutes les fiches à traduire ou à corriger sur des événements multilingues, accessible à des traducteurs externes)
Les régies évoluent constamment pour s’adapter aux besoins du terrain. De nouvelles régies sont crées chaque année pour compléter l’offre de services apportée aux organisateurs.
Et plus encore…
Il est fort probable qu’à la date où vous lisez ces lignes, certaines fonctionnalités aient été ajoutées à Matchmaking Studio.
Peut-être qu’à l’occasion de découvrir votre besoin ou votre projet, nous aurons d’autres modules à vous présenter.