Prestations de services
Parce que les besoins de nos clients sont très variés et que nous souhaitions garantir à chacun que leurs événements ne soient pas qu’une simple copie d’autres événements, nous avons choisi de développer notre propre outil en interne (en repartant d’une feuille blanche), afin de proposer une approche sur mesure, au plus près du besoin métier.
Ainsi, grâce notre outil Matchmaking Studio, et à la maîtrise intégrale de son code source, nous sommes devenus extrêmement agiles : nous pouvons nous adapter à la plupart des besoins exprimés par nos clients-organisateurs, même si aucune solution n’existe ailleurs.
Plusieurs prestations à distinguer
Web Perspective est à la fois un éditeur de solution logicielle mais également un prestataire de services en matières d’aide à l’organisation de manifestations.
En tant qu’agence d’aide à la maîtrise d’œuvre événementielle
De part notre grande expérience du terrain acquise aux côtés de nos clients-organisateurs, nous vivons ce que vous vivez sur vos événements.
Cette expérience nous permet de proposer différentes prestations en soutien des organisateurs :
Présence à vos côtés
Mission d’accueil ou d’aide à l’organisation des accueils
Notre équipe peut se rendre disponible pour gérer l’accueil de l’événement : aide à l’organisation de l’accueil, remise du badge, scan des participants, ré-édition de badges ou de planning, inscription sur place, information aux participants.
Mission de pilotage des rendez-vous
Nous pouvons déployer un point « info rendez-vous » sur votre événement : corrections de plannings, départs anticipés, ajout de rendez-vous, ré-édition de planning.
Mission d’animation
Notre équipe peut animer un networking ou animer les sessions de rendez-vous : annonces micro, rythme des rendez-vous avec un chrono visuel et sonore, mobilisation des participants sur le temps des rendez-vous…
Fabrication des supports (badges, affichettes, plannings)
Nous pouvons concevoir (un PDF) ou fabriquer (imprimer et préparer) les documents qui seront nécessaires aux participants sur place :
- Badge
- Affichettes, signalétique
- Plannings
- Annuaires / catalogues
Cette prestation est souvent demandée/réalisée lorsque notre équipe est présente sur place, cela permet de clôturer les inscriptions le plus tardivement possible et de ne ré-imprimer sur place que les derniers inscrits.
Formation
Au logiciel
En premier lieu, nombre sont nos clients-organisateurs qui souhaite s’approprier l’outil pour disposer d’une autonomie suffisante et ne pas dépendre de notre disponibilité lorsqu’il s’agit de corriger quelques réglages, piloter leurs manifestation ou même, concevoir de nouveaux concepts d’événements seuls.
Pour répondre à ces besoins qui sont souvent assez différents, nous pouvons créer des programmes de formation individualisés. Comme souvent chez nous, les formations sont réalisées sur mesure pour que les organisateurs soient formés sur leurs propres événements, ce qui renforce l’imprégnation des compétences (les formations sont alors plus concrètes).
Aux techniques d’animation de networking
Lorsque nos équipes ne sont pas présentes sur place, nous formons nos organisateurs aux techniques d’animation et de pilotage des networkings. Ainsi, nous profitons de ces formations pour transmettre notre expérience en la matière (erreurs à ne pas commettre, astuces qui garantissent des résultats optimaux…).
A l’organisation logistique des accueils
Là aussi, notre expérience partagée permet d’aider nos organisateurs à structurer leurs accueils. Quand l’événement prévoit 30 personnes ou 2 000 personnes, la logistique à mettre en œuvre est différente. Une vraie stratégie doit être étudiée pour des accueils de masse (beaucoup de personnes qui arrivent en même temps).
Au pilotage des rendez-vous
Lorsque l’événement comporte un volet « rendez-vous », les organisateurs peuvent être formés pour proposer un service d’accompagnement à leurs participants. Dans ce cas, la formation permet aux organisateurs de proposer les mêmes service que nous : pilotage d’un point info rendez-vous, corrections de planning, gestion des absences et des départs anticipés…
Prospection / promotion
Même si nous considérons qu’il ne s’agit pas de notre mission première, notre expérience en marketing événementiel nous permet de répondre à certaines demandes de nos organisateurs qui souhaitent approcher une cible de prospects pour leurs événements.
Nous pouvons alors répondre à certaines missions annexes comme :
- Prospecter un fichier pour les informer d’un événement (rare, souvent c’est l’organisateur qui est le plus légitime pour cette action)
- Rappeler une sélection de participants pour les aider à mieux qualifier leur profil ou pour les convaincre de l’intérêt de participer aux rendez-vous d’affaires
- Gérer de la relance téléphonique suite à défaut de paiement (recouvrement)
- Gérer des campagnes d’études / sondages suite à la participation à un événement
En tant qu’éditeur de logiciel
Nous proposons nos services d’étude, de conception et de réalisation de nouveaux concepts d’événements.
Vous avez un besoin très particulier ? votre projet est très spécifique ? Nous prenons un grand plaisir à étudier vos spécificités et à faire évoluer notre outil pour y répondre.
Grâce à cette casquette d’éditeur, nous faisons évoluer Matchmaking Studio très fréquemment en dotant l’outil de nombreuses améliorations ou de nouveaux modules.
Il peut aussi s’agir de mettre en œuvre des passerelles entre Matchmaking Studio et d’autres logiciels (CRM notamment) ou de répondre à certaines contraintes techniques (chiffrement des données, procédures spécifiques, exports sur mesure…).