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Comment organiser un salon de la création/reprise/transmission d'entreprises ?

Généralités

De quoi s’agit-il ?

Un salon (ou forum) de la création/reprise/transmission d’entreprises est un événement qui est organisé dans le but d’offrir aux visiteurs :

une source d’information sur l’entrepreneuriat (comment entreprendre, les étapes clés, les moyens de financer son projet…)
une interaction avec des experts de l’accompagnement (démarches, financement, gestion, stratégie de communication, juridique…)
une initiation à l’importance de se constituer un réseau (accompagnement, partenaires commerciaux, clients/fournisseurs)
une compréhension des enjeux de protection intellectuelle/industrielle (marque, brevets…)
une aide à la cession ou reprise d’activité (sur les événements ayant un volet transmission/reprise)

La cible du visitorat est assez variée sur ce type d’événements :

personnes sans emploi ou en quête de reconversion professionnelle
futurs entrepreneurs ayant un projet concret
entrepreneurs établis ayant un projet dans un secteur d’activité nouveau
cédants ou repreneurs d’activités

Dans cette étude, nous présenterons l’organisation d’un salon « local » à dimension départementale ou régionale. En effet, les salons nationaux et internationaux auront une dimension différente, avec le même type de problématiques mais à des échelles plus importantes. A noter qu’un salon local aura un impact plus important car il mettra en relation des acteurs et des porteurs de projets d’un même territoire, induisant de fait une meilleure proximité et peut-être une meilleure connaissance des enjeux et contraintes locales.

Vocabulaire

Au cours de cette étude, plusieurs termes pourront être employés dans le champ lexical de ce type de manifestation :

Participant / Porteur de projet : personne ayant un projet ou une volonté d’entreprendre par la création d’une nouvelle activité ou par la reprise d’une activité existante. Il peut également s’agir d’une personne souhaitant céder son activité.

Création / Cession / Reprise : la création fait naître une nouvelle activité (souvent par l’immatriculation d’une nouvelle entité au registre du commerce ou des métiers). La cession vise à transmettre une activité existante à une autre personne. La reprise permet à un entrepreneur de « racheter » une activité existante (avec potentiellement : les murs, la clientèle, les stocks…).

Partenaire / Expert / Exposant : ce terme désigne un autre type de participant. Ce sont souvent des exposants (avec stand) ou des experts de l’écosystème entrepreneurial qui proposent leur aide aux porteurs de projets.

Points abordés lors de cette étude

L’organisation d’une manifestation grand public (ouverte à tous) est toujours délicate. Elle demande une organisation et une anticipation assez fine en amont et le jour J.

Voici quelques-uns des défis à relever :

Trouver un lieu pouvant accueillir 200, 600, 1 500 personnes
Choisir une date appropriée à la cible
Trouver et engager de nombreux experts pour répondre aux questions des porteurs de projets lors de rendez-vous en face-à-face
Trouver et engager les intervenants qui animeront les conférences, ateliers, concours, visites…
Bien choisir les thématiques du programme (et le type d’activités qui y seront proposées)
Accompagner correctement les porteurs de projets pour rendre leur visite la plus fructueuse possible
Mobiliser les équipes le jour J pour accueillir, orienter et renseigner les visiteurs

Cas d’étude

Présentation

Pour notre étude, nous avons choisi d’organiser un salon de la création et reprise d’entreprises (la transmission est à part, souvent avec un événement dédié transmission/reprise).

Voici ce que nous allons mettre en œuvre :

Un espace d’inscription en ligne pour que les porteurs de projets puissent s’inscrire afin de participer au salon. Ils présenteront succinctement leur projet et qualifieront leurs besoins pour que l’organisateur et les experts « questions / réponses » puissent les accompagner au mieux. Ils pourront ensuite choisir les temps auxquels ils souhaitent participer (conférences, ateliers, rendez-vous avec des experts…).
Un espace en ligne dédié aux experts pour qu’ils puissent modifier le profil de leur structure et suivre le remplissage de leurs plannings de rendez-vous.
Un programme d’information descendante sou forme de conférences et mini-conférences
Un programme d’ateliers interactifs où le porteur de projet pourra participer activement au sein d’un groupe de travail composé d’autres porteurs de projets
Un concours de pitchs pour les projets les plus matures afin de permettre aux porteurs de projets en phase de pré-lancement de confronter leur projet à un jury d’experts
Des rendez-vous de 15 minutes en face-à-face avec des experts de nombreux domaines (juridique, social, comptable, communication, démarches, financement…) : les porteurs de projet ayant déjà une idée concrète pourront poser leurs questions et obtenir des réponses ou des pistes pour avancer sur leur projet

Le programme

Voici une illustration d’un programme « type » pour un salon mixte ateliers/conférences/rendez-vous.

Bien évidement, plusieurs variantes sont possibles selon la densité, la durée de chaque temps, l’animation en parallèle de plusieurs temps forts…

Nous reviendrons un peu plus bas sur le détail de ce programme et les arbitrages qui ont été faits sur la durée des temps.

L’espace

Voici un plan fictif représentant un lieu qui nous offrirait les différents espaces dont nous aurions besoin pour l’organisation.

Là aussi, nous reviendrons sur le détail du lieu d’accueil un peu plus loin.

Des rendez-vous avec les experts

Notre événement aura une singularité : permettre aux porteurs de projets de prendre des rendez-vous de 15~20 minutes avec un ensemble d’experts de la création d’entreprise qui seront à leur écoute pour répondre à leurs questions.

Pour quoi des rendez-vous ?

Certains nous diront : « mais pourquoi devoir prendre rendez-vous ? pourquoi ne pas simplifier en les laissant aller voir ceux qui les intéressent quand ils le souhaitent ? »

La réponse est assez simple : parce que c’est mieux pour tout le monde (voir encadré ci-dessous).

Oui, mais c’est mieux si ils sont libres de faire ce qu’ils veulent… vraiment ?

Très souvent, nous donnons l’exemple suivant d’un salon sans rendez-vous (dont chacun peut avoir fait l’expérience) :

Vous arrivez sur un salon sans prise de rendez-vous. On vous remet votre livret-programme « général » et vous vous débrouillez. Vous identifiez quelles conférences/ateliers seraient intéressants et découvrez la liste des experts que vous pouvez rencontrer. Pendant que vous étudiez cela, vous n’avez pas vu que la conférence pour laquelle vous veniez avait commencé (ou parce que vous allez à cette conférence, vous n’avez pas pris le temps de regarder ce que vous alliez faire ensuite…).

Lorsque vient le moment de rencontrer des experts, vous faites votre liste et vous identifiez l’emplacement de leurs stands.

C’est parti, vous vous rendez au stand des experts comptables : toutes les places sont prises. Pas grave… vous passez au deuxième de votre liste, les avocats : mince, tous pris. Vous passez au troisième, les formalités : pris aussi…

Bon, là, vous décidez d’attendre votre tour (comme 23 autres porteurs de projets qui font la queue devant ce stand)… après 45 minutes d’attente c’est votre tour : vous faites votre rendez-vous de 15 minutes puis retournez voir les comptables : même topo, 12 personnes sont devant vous… dépité, vous attendez votre tour…

Pendant ce temps, 2h se sont écoulées (40 minutes de queue + 15 minutes de rendez-vous x2). Au final, en 2h, vous n’avez fait que 2 rendez-vous et loupé un des ateliers que vous auriez voulu suivre… projetez ça sur une journée complète… vous avez passé votre temps à attendre sans avoir fait ce que vous vouliez…

Les rendez-vous et choix de programme permettent à certains porteurs de projet d’avoir jusqu’à 18 temps inscrits à leur agenda. C’est la garantie d’une visite réussie et efficace pour mener à bien son projet !

En effet, la prise de rendez-vous peut sembler contraignante au premier abord. Elle oblige le porteur à réfléchir en amont et à se positionner sur un créneau ferme… mais voici une liste de bénéfices à cette toute petite contrainte :

Le porteur devra réfléchir en amont de l’événement… penser à quelles sont ses questions et qui il devrait rencontrer pour trouver des réponses. Nous pensons que cette introspection du projet est bénéfique car elle oblige le visiteur à approfondir son besoin et identifier les lacunes de son projet. Même si finalement il n’a pas trouvé « qui rencontrer » (il peut être accompagné par l’organisateur pour cela), il viendra sur l’événement avec une meilleure qualification.
Le choix des conférences/ateliers/créneaux de rendez-vous permet au porteur de projet de bien préparer sa visite. L’obtention d’une vue consolidée de son programme personnel l’aidera à bien s’orienter et à bien gérer son temps. Il pourra choisir, si il le souhaite, de n’arriver qu’à 10h et repartir avant 13h parce qu’il aura vu et réservé tout son programme en amont.
Les experts auront une vue anticipée de leur occupation sur l’événement. Ils sauront prévoir de venir en renfort en cas d’agenda rempli ou au contraire, réduire le nombre de collègues dans le cas contraire. De plus, les experts ont accès en amont aux données des projets : ils pourront bien mieux préparer leurs rendez-vous en travaillant sur le besoin exprimé par le porteur de projet. Rendez-vous préparé = rendez-vous de meilleure qualité.
L’organisateur, de part les choix de rendez-vous qu’auront fait les porteurs de projets, aura une bonne visibilité de ce qu’attendent les visiteurs (les experts les plus consultés et qui auraient besoin de plus de plannings)

Préparatifs « étape-par-étape »

L’organisation d’un tel salon passe par de nombreuses étapes de préparatifs et de suivi des participants (porteurs de projets, experts et intervenants).

Réflexions en interne

Tout commence par une étude du projet en interne (comité restreint).
Il faut alors déterminer le format de l’événement :

Durée : une demi-journée, une journée complète, plusieurs jours…
Dates : période, date précise (souvent en fonction de la disponibilité du lieu)
Heures : de l’ouverture des portes à la fermeture de portes
Lieu : choisir un lieu adapté à la fréquentation et aux différents temps forts.
Cible : qui sera invité à participer (grand public, restreint aux seuls porteurs d’un projet concret…)
Thématique : générale ou focus sur une problématique du moment
Programme : que souhaite-on proposer aux différents types de visiteurs (ateliers, pitchs, conférences, concours, rendez-vous experts, networkings entre porteurs de projets…)
Sujets : quels sujets (ou thématiques) seront abordés lors des ateliers et conférences
Restauration : prévu ou non, pour qui ? quel coût ?
Partenaires & relais : qui aidera à relayer l’information ? qui sera associé à la manifesation ? co-organisation ?
Budget : qui sponsorise la manifestation ? qui finance ? quel est le budget ?
Communication : comment relayer l’information ? où trouver des porteurs de projets ? quelle identité graphique ? création d’un site Internet pour la promotion ? communication via quels réseaux ?
Logistique pure : personnes mobilisables (staff), salles, chaises, tables, repas / traiteur, informatique / audio-visuel, fléchage…

Confirmer la date et le lieu

Les premières réflexions vous auront donné une idée de la dimension de la manifestation.

Le choix de la date

Il faudra veiller à choisir une date compatibles avec :

Les habitudes des porteurs de projets :
- sans emploi, retraités ou en congé : plutôt disponibles
- salariés, entrepreneurs : peut-être plus disponibles les mercredis ou vendredis
Experts pour les rendez-vous / intervenants :
- Professions libérales ou salariés public/privé : selon les services, plutôt disponibles
- Secteur banque-assurance : éviter le lundi

En général, de notre expérience, les mercredi, jeudis et vendredi sont les plus souvent retenus pour ce type d’événement.

Pour les horaires :

une pleine journée proposera : 9h / 17h
une matinée : 8h30 / 13h
un après-midi (rare) : 13h30 / 17h30
en soirée (rare) : après 17h, jusqu’à 22h30

Attention à l’heure d’ouverture : selon le lieu retenu, une arrivée trop tôt peu être compliquée (bouchons, transports surchargés…).

Attention à l’heure de clôture : en général, passé 16h30 la fréquentation s’étiole et les experts commencent à partir (contraintes personnelles, longue journée éprouvante…). Nous déconseillons de faire durer les événements de ce type après 17h. Cas particulier : les afters (en soirée ou en nocturne où le format est très spécifiquement prévu pour avoir lieu sur un temps personnel).

Le choix du lieu

Le lieu est un élément important. Il ne faut pas le négliger. Vous devez prendre en considération les paramètres suivants :

Sécurité / Responsabilité : capacité maximale autorisée, règles incendie, mobilité des personnes, qualité de l’air…
Accessibilité : desserte (transports en commun, accès voiture, parkings, gare à proximité, bus, métro/tram) et accessibilité des personnes (handicap, foules, livraisons)
Prestige : un lieu prestigieux rend l’événement plus attractif
Coût : selon le budget alloué à l’événement, le coût est souvent le premier critère de choix du lieu (malheureusement)
Configuration : veiller à disposer de salles équipées pour vos conférences, ateliers et rendez-vous
Restauration : externe (traiteur), sur place (restaurant interne) ou à proximité, il est important que tous vos participants puissent se restaurer à proximité (selon le format d’événement retenu bien sûr)
Acoustique : pour la partie conférences/ateliers mais aussi pour l’espace de rendez-vous (brouhaha, réverbération… les échanges peuvent vite devenir fatigants ou inaudibles dans certains lieux)
Sonorisation : élément clé de l’animation, idéalement le lieu devrait être équipé d’une sonorisation générale (hauts-parleurs et régie micro dans tous les espaces)
Projection : écrans d’accueil, vidéo projection dans les salles de conférences/ateliers, compatibilité du système sur mac et PC selon vos équipements et ceux des intervenants
Connectivité : pour le staff, pour les intervenants, les experts en rendez-vous et facultativement pour les visiteurs, on ne peut plus se passer d’Internet pour ce type d’événements. Il faudra veiller à ce que la connexion proposée par le lieu soit à la hauteur des besoins.
Climat : par temps chaud, par temps froids, attention aux lieux mal isolés qui feront fuir vos partenaires et visiteurs
Contrôle d’accès : aussi exceptionnel qu’il soit, si votre lieu requiert un contrôle strict de sécurité (identité, fouille, liste des inscrits…) vous risquez un ralentissement de l’accueil et des soucis de flux à devoir gérer. Évitez au possible (sauf si la thématique de votre événement le justifie).
Espace d’accueil : disposer d’un lieu avec un vrai accueil (banque d’accueil, hall avec une distribution directe vers les espaces utilisés) est un vrai plus.
Equipe technique : si le lieu dispose d’une équipe de technicien qui peuvent vous aider (informatique, logistique, dépannages) c’est également un plus.

Vous l’aurez sûrement déjà compris… le lieu idéal qui coche toutes les cases n’existe probablement pas : vous devrez certainement arbitrer selon vos axes de priorité.

Trouver et mobiliser les partenaires / intervenants

C’est certainement la partie qui vous demandera le plus d’efforts et de patience.

Trouver des intervenants et des experts pour les rendez-vous avec les porteurs de projets est une tâche compliquée. Non pas parce qu’il faut identifier « qui pourrait intervenir sur quoi » (bien que cette étape fasse partie du projet) mais la complexité de l’événementiel en général est « la garantie de présence ».

Note : Le sourcing de prestataires / partenaires / intervenants sort du cadre de cette étude de cas.

De notre expérience, ce « recrutement » dépendra principalement de deux facteurs :

La nature de l’activité de l’organisateur
- Si vous êtes un institutionnel, vous disposez déjà d’un réseau de confrères et d’entreprises qui interviennent certainement régulièrement à vos côtés sur le champ de l’entrepreneuriat. Ils vous connaissent et vous font confiance. Leur activité peut être liée à cette thématique.
- Si vous êtes une agence (qui produisez vos propres événements), c’est peut être plus compliqué de fédérer et de rassembler des tiers pour les rallier à votre initiative mais vous devez certainement disposer d’un bon réseau si vous envisagez une telle organisation et que vous lisez ces lignes.
La nature de ce qui vous lie à vos partenaires
- Si vous monétisez une visibilité/exposition et/ou un accès aux porteurs de projets, vos partenaires sont alors « plus intéressés » dans leur participation (aura de communication, renforcement de la crédibilité/visibilité, besoin d’être présent pour des questions d’image auprès du grand public, prospection – un porteur est peut-être un futur client…). Le risque est faible.
- Si vous contractualisez avec eux (engagement de partenariat / échange / partage de services qui requièrent leur participation à tel ou tel événement que vous organisez…) les motivations sont légèrement différentes (ils disposent certainement d’« package » de bienfaits / bénéfices/ retours sur investissement conférés par ce partenariat). Le risque de refus est modéré.
- Sinon, (si vous comptez sur leur « engagement » pour la bonne cause de l’initiative entrepreneuriale), le risque est peut-être plus grand. Leur engagement et leur implication plus incertains.

Ainsi, vous devez rapidement identifier et contacter vos partenaires pour recenser leur présence à cette date. Selon que vous avez choisi les sujets ou que vous laissez vos partenaires vous les proposer, cette étape est primordiale pour consolider votre pré-programme.

A l’issue de votre quête, vous saurez combien de conférences/ateliers vous pouvez prévoir sur quelles thématiques et vous saurez a peu près combien de « pôles » de rencontres avec les experts vous pourrez envisager d’offrir aux porteurs de projets.

Déterminer le programme

A présent, vous devriez être en capacité de créer votre grille de programmation pour cet événement. Vous disposez du lieu et des ressources humaines pour animer les temps forts. Vos thématiques sont identifiées (vos sujets précis, peut-être pas encore). Votre format est précisé.

La construction du programme devra répondre au besoin des porteurs de projets. A ce titre, voici quelques préconisations :

Aborder plusieurs sujets pour augmenter la base d’inscrits
En traitant un maximum de sujets structurels (les bases empiriques de la création d’entreprise ou de la reprise) et conjoncturels (les problématiques du moment), vous vous assurez de toucher un maximum de personnes en quête de créer ou reprendre une entreprise.
Attention toutefois à ne pas créer un atelier qui occuperait 1 salle pendant 40 minutes et qui ne serait susceptible de n’intéresser qu’un sous ensemble très spécifique de vos porteurs (sauf si les ressources vous permettent cet extravagance)
Proposer un programme en parallèle pour traiter plusieurs sujets en même temps
Si vous disposez de plusieurs salles et de nombreux sujets, vous pouvez choisir un programme doté de temps « en parallèle » : dans ce cas, le porteur de projet devra choisir entre l’un ou l’autre de ces temps.
Attention : le programme parallèle doit être soigneusement étudié ! Ne proposez pas 2 sujets en même temps qui seraient susceptibles d’intéresser les mêmes profils de porteurs de projets. Pensez votre programme en terme de « parcours » de création. Souvent un visiteur qui n’est qu’au stade vague de l’idée d’entreprendre n’assistera pas à un atelier « dernière ligne droite pour convaincre votre banquier avec votre business plan » mais participera plutôt à une conférence descendante sur « comment entreprendre, par où commencer, quelles sont les différentes formes d’entreprises ? ». Ainsi, vous pouvez placer ces 2 temps en concurrence.
Penser au temps de déplacement des personnes
Si vous collez bout-à-bout tous vos temps, par exemple : rdv de 09:00 à 09:15, puis atelier de 09:15 à 10:00, puis conférence de 10:00 à 11:00… un participant qui quitte un rendez-vous avec un peu de retard débutera son atelier en retard… et si l’atelier est à l’autre bout du site (autre bâtiment par exemple) ce sera pire encore.
Intégrez donc des temps de transition de 5 à 10 minutes dans votre programme pour absorber les retards, prendre en considération le temps de déplacement des personnes et permettre un enchaînement naturellement doux des différents temps du programme.
Anticiper autant que possible la capacité des salles
Certains temps du programme rencontreront un franc succès (estimations basées sur les éditions passées). D’autres un peu moins. Affectez-donc soigneusement vos salles en conséquence pour éviter la saturation des places d’inscription dès le lancement ou les premières semaines.
Prévoir des pauses (peut-être)
Selon la densité du programme, ce n’est pas toujours facile mais essayez de prévoir une pause méridienne (surtout pour vos intervenants et experts… sauf si ils sont plusieurs à se relayer). Vous pouvez également prévoir des pauses intermédiaires en milieu de matinée ou d’après-midi mais sur ce type d’événements, certains participants auront des plannings à la carte et auront du temps libre (sauf les plus motivés qui remplissent leur agenda du début à la fin… c’est surtout pour eux qu’une pause est à envisager). Il peut s’agir d’un entre-deux temps de 10 minutes vers 10h30 et vers 15h30.

Une fois votre programme arrêté, vous pourrez travailler sur la logistique à mettre en œuvre et commencer à préparer vos éléments de communication (livret-programme, promotion…).

Préparer la plateforme d’inscription en ligne

Nous allons maintenant préparer la plateforme qui sera en charge de promouvoir l’événement et capter les inscriptions.

Cette plateforme devra répondre au besoins suivants :

Présenter l’événement : date, lieu, format (présentiel, hybride, digital)
Promouvoir le programme : ateliers, conférences, pitchs, concours, cocktails, rendez-vous individuels…
Permettre l’inscription d’un porteur de projet :
- Profil : identité, détails du projet ou de l’avancement de ses démarches, qualification d’informations pour assurer le bon suivi jusqu’à l’événement (et post événement)
- Accès au programme interactif : composer son propre programme selon ses besoins ou se faire accompagner par quelqu’un de l’équipe organisatrice (option possible)
- Accès à la prise de rendez-vous : pouvoir choisir un expert et un créneau horaire
- Prévoir les communications : confirmation inscription, email de suivi ciblé, envoi du badge/planning, questionnaire de satisfaction…
Permettre aux experts « rendez-vous » un accès à un espace personnel :
- Pour suivre le remplissage de leur planning
- Pour modifier leur profil : présentation, coordonnées…
- Pour nous communiquer les disponibilités : heure d’arrivée, heure de départ, contraintes (animation d’ateliers par exemple)…

Voici en détail les fonctionnalités que nous proposerons à nos porteurs de projets :

Création d’un compte (facile) pour s’assurer qu’ils ne s’inscrivent pas plusieurs fois (unicité = facilité de suivi et 1 agenda par personne)
Remplissage d’informations de contact pour assurer le suivi : nom, prénom, situation actuelle, téléphone, email
Remplissage d’informations sur l’objet de leur venue : avancement de leur projet, description du projet (si déjà existant), leurs besoins (quelles réponses cherchent-ils)
Choisir ses options et son programme : conférences, ateliers, rendez-vous… tout sera à la carte et chacun choisira ce à quoi il souhaite participer.
Recevoir une confirmation de son inscription et des instructions pour la suite.
Un peu plus tard : recevoir ou télécharger soit même son badge, son planning détaillé de rendez-vous et de conférences/ateliers, son billet d’entrée, l’annuaire des experts avec leurs coordonnées… tout est possible.

Pourquoi bien qualifier un porteur de projet est important pour le suivi ?

Bien qualifier l’état du projet est primordial si vous comptez assurer un accompagnement avant, pendant et après l’événement. En effet, souvent, les porteurs de projets sont rappelés par des conseillers/équipes pour requalifier leur participation. On distingue généralement trois degrés :

NIVEAU 1 – Le visiteur qui ne sait pas encore ce qu’il va faire mais qui aurait pour idée d’entreprendre (souvent une reconversion). Il vient chercher de l’information de premier niveau : orientation, identification des étapes dans le parcours d’entreprise…
NIVEAU 2 – Le visiteur qui a déjà une petite idée de ce qu’il veut faire, mais n’a pas encore défini tous les contours. Il vient chercher des réponses ou des confirmations à certaines interrogations : financement, recrutement, communication, forme juridique, protection intellectuelle / industrielle, locaux… C’est souvent le cœur de cible pour les rendez-vous experts.
NIVEAU 3 – Le visiteur qui a un projet mûr. Il est dans la dernière ligne droite et vient chercher ses dernières réponses pour lever les freins au lancement : fiscalité, comptabilité, locaux, réglementation… Il est souvent assez autonome et sait ce qu’il vient chercher. Ce type de participant pourra être candidat sur des pitchs ou des concours car son projet est assez qualifié.

Cette qualification permettra la réalisation d’actions de suivi : appel téléphonique pour recommander certaines parties du programme en fonction de ce que le conseiller a perçu de son analyse du projet.

Voici ce que nous proposerons aux experts qui feront des rendez-vous individuels :

Recevoir un email d’invitation à finaliser leur profil (1 expert = 1 compte = 1 planning de rendez-vous = 1 table)
Confirmer sa venue et la tenue de sa table
Renseigner ses disponibilités (option) si certains créneaux de rendez-vous ne peuvent pas être honorés (contrainte personnelle, animation d’une conférence/atelier…)
Suivre son planning de rendez-vous en temps réel (les porteurs de projets prennent rendez-vous en toute autonomie le amont de l’événement)
Recevoir des informations spécifiques à leur venue : horaire installation stand, participation au montage/démontage, modalités d’accueil, modalités déjeuner réservé aux partenaires (tickets, inscription…)

Et voici les fonctionnalités attendues pour que les organisateurs puissent suivre les porteurs de projets et piloter l’événement :

Consulter les chiffres : nombre de porteurs de projet par niveau, état des inscriptions, nombre de conférences/ateliers/rendez-vous pris, nombre de plannings actifs par exposants/expert.
Exporter : toutes les informations utiles au suivi
Suivre et qualifier le suivi des porteurs : appels téléphoniques, mails envoyés, recommandation de conférences/ateliers ou préconisation de rendez-vous avec tel ou tel expert
Communiquer avec les participants : emailings, SMS aux porteurs de projet et aux experts (remplissage de leurs présentations, modifications de rdv…)
Produire les documents utiles :
- Tous les badges des visiteurs
- Tous les badges des experts/partenaires/intervenants/staff
- Les affichettes de tables/stands/salles (signalétique)
- Les grilles de rendez-vous (pour savoir quelles tables sont occupées / vides dans chaque espace à chaque créneau horaire)
- Les grilles / listings de participants aux ateliers (pour les intervenants, avec des informations sur la nature des projets, des coordonnées (si consentement donné par le participant)…
- Les carnets de rendez-vous des experts : ils détaillent chaque rendez-vous par une « fiche projet » complète avec un espace pour prendre des notes.
- Les agendas personnalisés des porteurs de projet : ateliers/conférences/rendez-vous et autres temps forts de l’événement auxquels ils se sont inscrits.

Lancer la communication et assurer le suivi des inscrits

A présent que tout est prêt, nous pouvons débuter la promotion.

La communication, le nerf de la guerre

La communication est importante pour recruter les porteurs de projets et les convaincre que vous pouvez les aider. Voici quelques pistes à explorer :

Un visuel joli et approprié, pas trop chargé et percutant pour attirer l’œil et comprendre immédiatement de quoi il s’agit (doit produire cette réaction « Tiens c’est joli, qu’est ce que ça dit ? Ha ok, j’ai compris et c’est exactement ce qu’il me faut en ce moment ! J’y vais… »
Charter, avoir une cohérence et décliner : essayez de produire des visuels unifiés (qui ont la même patte graphique quels que soient le format et le canal). La personne qui apercevra ces visuels doit les reconnaître et se dire « mais ils sont partout ! »
Produire des déclinaisons adaptées à chaque canal :
- Print : flyers, encarts presse quotidienne
- Screen : réseaux sociaux, sites internet, signatures de mais chez les partenaires/relais…
- Street : affichages arrêts de bus/tram/métro, espaces publicitaires, banderoles, rollups…
S’assurer d’un bon relais de l’information : partenaires, endroits où sont susceptibles de se rendre des porteurs de projets (où les sites Internet sur lesquels il vont aller chercher des informations : on a récemment découvert un de nos salons sur la section « actualités » du site de l’URSSAF !)
Pensez aux canaux alternatifs : vidéos-promotion sur chaînes TV locales (et réseaux sociaux), signature audio (spot radio locale/nationale)…

En général, avoir une stratégie de marque est recommandée. Un événement récurrent avec une identité visuelle (un bloc-marque notamment) permettra d’installer la manifestation dans le temps et dans le paysage local (pensez aux festivals locaux et aux salons pros). Gardez à l’esprit qu’un porteur de projet peut mûrir son (ses) projet(s) sur plusieurs années et participer à plusieurs éditions : si il reconnaît votre événement l’année suivante, c’est gagné. Disposer d’un nom de domaine dédié et d’un site internet actif toute l’année (pour se pré-inscrire en vue d’une future édition ?) est aussi une bonne recommandation (référencement, disponible toute l’année) mais il faut alors faire vivre ce contenu.

Le sourcing de porteurs de projets

Le sourcing est un point également important (voir capital) qui sort du cadre de cette étude.

Si vous êtes une Chambre de Commerce / Métiers / Agriculture / Structure d’accompagnement des porteurs de projet : à priori vous partez avec une base de donnée existante déjà qualifiée.

Par contre si votre activité est d’une tout autre nature (agence, organisateur de salons, initiative personnelle / associative…) : votre source de prospection sera plus délicate à consolider sachant que l’enjeu reste tout de même de posséder des fichiers propres, bien qualifiés et à jour ! (évitez d’acheter des bases de données de mails… sauf si la source garantit sa fiabilité par la preuve et la conformité de la collecte au regard du RGPD).

Nous ne revendons et ne partageons aucune information sur les porteurs de projets inscrits aux événements de ce type, gérés via notre plateforme Matchmaking Studio.

Le suivi des participants inscrits

Selon nous, l’organisateur doit s’impliquer dans le parcours du porteur de projet pour que l’événement soit une réussite.

Nous pourrions partir sur l’idée que nos porteurs de projets sont autonomes et devraient se débrouiller comme des grands mais l’expérience nous a fait constater que :

Certains porteurs de projets sont perdus (parce qu’ils ont toujours été salariés et découvrent un tout nouveau monde parsemé d’embûches). Ils peuvent ne pas encore avoir de projet précis, ni même le début d’une idée… simplement s’intéresser à l’idée d’entreprendre ou de reprendre.
Certains pensent avoir besoin de quelque chose mais dans la phase de découverte du projet par le conseiller, il s’avère qu’ils ne cherchaient pas dans la bonne direction ou avaient oublié un point important.
Certains porteurs de projet sont réellement débrouillards et savent ce qu’ils cherchent : on les classera dans les « à laisser tranquilles »

Et comme mentionné plus haut dans cet article, nous avons 3 degrés de maturité du projet qui conduisent à un accompagnement différencié.

Quels moyens pour assurer un bon suivi ?

En premier lieu, les moyens humains ! il n’y a pas de recette magique : pas de chatbot ou d’IA fabuleuse qui saura mieux qu’un bon conseiller expérimenté ce qui est le mieux pour vos porteurs de projets.

Nous savons que certains organisateurs n’ont malheureusement pas les ressources en interne mais le fait de constituer une équipe de choc expérimentée est le meilleur moyen d’assurer un suivi précis et de qualité (évitez svp les centre d’appels externalisés… la qualité de l’information dispensée est très pauvre et votre image ne sera pas flattée).

En second lieu, il y a aussi l’outil, qui aidera cette équipe à mener à bien sa mission. Matchmaking Studio offre différentes solutions pour assister l’organisateur.

Un accompagnement et une requalification sur mesure pour chaque porteur

Avant de débuter, il est recommandé de définir un workflow d’accompagnement : qui fait qui avec qui et quelles sont les différents statuts du suivi, du point d’entrée (Porteur à qualifier) jusqu’au point final du suivi (Porteur OK).

Voici un exemple de processus pour le suivi humain assisté par un outil de CRM :

Extraire et analyser les données (vue à l’instant T des différents états) : quel porteur est à quel de degré de qualification du projet, quelle étape du suivi, lesquels devraient faire l’objet d’un suivi, lesquels ont déjà bien rempli leur agenda, lesquels ont déjà été tratités…
> Matchmaking Studio peut qualifier ce type d’informations via des formules d’analyse pour un classement automatisé.
Constituer des groupes de participants (catégoriser) : ceux à appeler, ceux à accompagner par email, ceux dont le projet est ambiguë, ceux qui n’ont pas pris de rendez-vous ou ne se sont inscrits à aucune conférence…
> Matchmaking Studio peut ranger automatiquement les participants dans des groupes selon les réponses apportées sur le questionnaire d’inscription ou l’état des agendas, une sorte de pré-qualification selon le degré d’avancement basé sur le déclaratif.
Confier certains groupes à certains conseillers plus enclins à accompagner les porteurs de projets de tel ou tel groupe
> Matchmaking Studio dispose d’un système de portefeuilles qui permet à chaque conseiller de se concentrer sur les porteurs de projets qui lui sont affectés.
Mener les actions opérationnelles
- Appels téléphoniques et compte rendu d’appels (et historique)
- Emailing (et suivi des emails précédemment envoyés)
- Traitments (reclassement, correction de profil, prise de rendez-vous pour le compte du porteur…)
Requalifier les porteurs selon le suivi réalisé selon un workflow personnalisable : A qualifier -> A rappeler -> A suivre -> OK
> Matchmaking Studio dispose d’une régie Suivi permettant le reclassement après appels/emails de chaque porteur de projet avec gestion de tickets (appels, actions réalisées, tâche à remettre à plus tard)

Le suivi est chronophage mais il assure (par expérience, pour les organisateurs qui l’ont assuré) de bien meilleures performances sur votre événement : meilleure satisfaction des partenaires car les porteurs qui viennent les voir sont mieux qualifiés (ou leurs questions sont plus pertinentes et précises), meilleure gestion du remplissage des ateliers/conférences (les porteurs qui y assistent sont plus légitimes après requalification par les conseillers), meilleure satisfaction globale des porteurs qui se sentent considérés et accompagnés…

Consolider les éléments logistiques

A présent que l’événement est lancé, les inscriptions des porteurs de projet viennent alimenter votre base de visiteurs.

Il est temps maintenant de s’assurer que tout ce qui est prévu pourra bien avoir lieu.

Vous devez veiller aux éléments suivants :

Surveiller la jauge d’inscrits (au regard de la capacité d’accueil du lieu ou des salles pour les conférences/ateliers)
S’assurer que les intervenants préparent bien leurs supports et seront bien présents le jour J
S’assurer que vos experts ont bien réservé leur journée et seront présents pour assurer les rendez-vous
Suivre le remplissage des plannings experts : si une structure a un planning de rendez-vous plein, vous pouvez tenter de mobiliser plus de personnes pour assurer un deuxième ou un troisième planning…
Préparer l’organisation des tâches pour chaque personne de l’équipe (staff) : répartition, pauses, missions, temps de travail/présence…
Préparer un plan d’animation (si vous avez un Monsieur Loyal qui anime la journée par exemple : feuille de route, programme, interventions, timing…)
S’occuper du traiteur si vous prévoyez de la restauration : quantités extrapolées puis ajustées/confirmées plus tard, menu, présence, boissons, point café…
Réserver le matériel : sono, video, potelets, tables, chaises, grilles d’affichage, panneaux…
Mettre en œuvre le plan de communication prévu

La liste n’est pas exhaustive et dépend des organisations/formats de chacun.

Gérer les petits soucis

Le propre de l’événementiel c’est qu’il est rare que tout se déroule comme prévu.

Voici quelques cas désagréable qui peuvent venir perturber votre organisation en amont :

Un intervenant n’est plus disponible et n’est pas substituable : il faut alors recontacter tous les porteurs de projets inscrits à son atelier/conférence et les libérer ou leur proposer une autre partie du programme.
Un atelier ou une conférence est victime de son succès : il faut modifier l’organisation des salles pour augmenter la capacité d’accueil (changement de salle, réservation nouvelle salle…)
Un expert n’est plus disponible : il faut alors annuler les rendez-vous des porteurs de projet.
Un planning expert est complet : si possible, il faut tenter de mobiliser une nouvelle personne pour un deuxième planning ET trouver de la place pour une table de rendez-vous supplémentaire…
Un porteur de projet n’arrive pas à s’inscrire via la plateforme : il faut diagnostiquer son problème (technique, compréhension, bug) et l’aider pour ne pas le perdre
Un porteur ne comprend pas le programme de la manifestation : il faut faire preuve de pédagogie et l’accompagner pour faire ses choix

Là aussi, la liste n’est pas exhaustive mais selon les cas, vous engagerez du temps à gérer ces petits soucis. L’expérience de plusieurs éditions pourra vous aider à anticiper les différents cas pour une meilleure réactivité.

La veille de l’événement

Communiquer une dernière fois

L’événement approche. Il est temps d’utiliser tous les moyens à notre disposition pour re-mobiliser et nous assurer que les différents acteurs (intervenants, experts, staff, visiteurs) seront au rendez-vous.

Nous conseillons aux organisateurs d’envoyer un email (et éventuellement un SMS dans certains cas) aux différentes personnes qui seront susceptible de venir sur le salon.

Aux partenaires/experts/intervenants : leur rappeler le lieu, l’adresse, l’heure spéciale à laquelle ils sont attendus, leur programme de la journée (planning des ateliers/conférences pour les intervenants, planning de rendez-vous détaillé pour les experts, déroulé et répartition des tâches pour le staff).

Aux porteurs de projets : leur rappeler le lieu, l’adresse, les moyens d’accès (bus, vélo, tram, train…), les modalités d’accueil (où et comment ils seront accueillis), un rappel détaillé heure par heure des choix qu’ils ont faits (rendez-vous, ateliers, conférences… autre), les modalités de la pause déjeuner (prévue, non prévue)… tout ce qui peut leur être utile.

A noter qu’il est intéressant, pour les deux populations, de laisser le nom d’une personne, son téléphone et de leur demander de prévenir en cas d’imprévu…

L’installation

Souvent, l’installation se fait la veille : affichage, mise en place… les exposants/partenaires s’installent souvent le matin avant l’arrivée des visiteurs (sur de petits/moyens salons).

Le fléchage peut aussi être réalisé le matin même (selon les conditions) pour orienter les visiteurs vers le lieu de la manifestation.

Organisation du point d’accueil / info

Un des points importants à ne pas négliger est l’accueil.

Le point d’accueil est stratégique. Il est la porte d’entrée de votre événement.

Sur notre événement nous avons fait le choix de badger tout le monde et de scanner chaque badge pour obtenir des métriques de présence précises.

Pourquoi badger tout le monde ?

Nous considérons que c’est important que tout le monde porte un badge car nous pensons qu’il est déterminant que chaque personne qui croise une autre personne puisse savoir qui est son interlocuteur.

Nos badges sont conçus pour afficher une couleur dominante (liserets, aplats, fonds de pages) et une mention pour chaque catégorie de participant :

Staff : savoir qui peut me renseigner ou m’aider
Expert rendez-vous : à qui je peux poser une question technique sur un point précis
Intervenant : retrouver facilement un intervenant à qui je souhaite poser des questions ou aller plus loin.
Participant : se reconnaître entre porteurs de projets pour commencer à faire son réseau
Partenaire : qui gravite autour de l’événement
VIP : participant spécial
Pitcheur : porteur de projet pitcheur
…

Les porteurs de projets auront un rappel de leur planning personnel au dos.

Une charge logistique supplémentaire

Bien évidement, les badges engendre un effort supplémentaire pour l’organisateur mais les bénéfices sont nombreux.

Plusieurs possibilités sont offertes pour la gestion des badges :

Solution 1 – Les différents participants reçoivent leur badge par email, la veille ou un peu plus tôt, et l’impriment eux-même
> Avantage : la charge revient au participant.
> Inconvénient : les impressions ne sont pas toutes uniformes (brouillon, noir et blanc, impressions où il manque 1 couleur…). Les participants peuvent aussi ne pas avoir d’imprimante ou avoir oublié/perdu leur badge.
Solution 2 – L’organisateur imprime tous les badges et les remets aux participants à l’accueil.
> Avantage : uniformité des badges (tous beaux en principe). Aussi, la remise du badge est un moment privilégié où le Staff peut échanger avec le partenaire ou le porteur de projet. C’est un moment de convivialité (si c’est bien organisé techniquement !)
> Inconvénient : nécessite une bonne appréhension du flux et une bonne organisation de l’espace pour éviter les longues files d’attente. Cela nécessite également que le Staff prépare les badges en amont (faits maison ou confiés à un imprimeur). Cela impacte également les coûts.
Solution 3 – Le participant vient récupérer son badge à une borne (gros salons)
> Avantage : libre service et attente décentralisée sur chaque borne. Le nombre de bornes devra être adapté au flux pour une fluidité maximale.
> Inconvénient : très lourd à mettre en place (coûts, informatique, impression) et la gestion des badges non trouvés doit tout de même être gérée par une personne dédiée.
Solution 4 – Pas de badge, juste un scan de QR Code sur le téléphone
> Avantage : léger et pratique.
> Inconvénient : ne répond pas à notre besoin que chacun puisse identifier qui-est-qui. Certaines personnes n’ont pas de mobile (oui !) et/ou l’auront oublié… c’est moins fiable.

Dans notre cas, la solution 2 est la plus souvent utilisée car la plus qualitative selon nous (tant sur le plan humain que sur le plan communication visuelle).

Cette solution va nécessiter une bonne organisation. Voici quelques points clés de la stratégie d’accueil :

Disposer d’une banque d’accueil en entonnoir (canaliser les arrivants vers un point précis avec des obstacles/parois/potelets et ne pas leur permettre de passer outre)
Prévoir 1 personne Staff pour 30 personnes (arrivant en simultané). Imaginez 300 personnes qui arrivent à la même heure : 10 personnes seraient idéales.
Organisez des files par Nom de famille (A…D puis E…H, etc) : tout le monde connaît parfaitement l’orthographe de son nom de famille ! (d’autres systèmes permettent d’affecter un numéro de banque/guichet à chaque personne, ce numéro serait communiqué dans le mail reçu la veille… mais c’est moins fiable).
Prévoyez une ou deux personnes dès la porte d’entrée, en amont pour accueillir et expliquer rapidement « Bonjour et bienvenue, prenez la file de votre nom de famille… », une simple petite formule d’annonce et tout le monde sait ce qui l’attend juste derrière ! C’est très efficace (mais ça mobilise du staff en plus…). On appelle cela le « pré-dispatch ».
Prévoyez un affichage clair, bien dimensionné et bien en hauteur ! Imaginez nos 300 personnes ammassées à un desk d’accueil… les derniers qui arrivent derrière doivent continuer de pouvoir lire les lettres pour bien s’orienter.
Essayez de disposer d’un lieu qui offre beaucoup d’espace dans le hall d’accueil (pensez aux salles de spectacles et cinémas)

Voici une illustration d’un accueil entonnoir suivi (partie gauche de l’image) d’un sas destiné à scanner les badges.

Voici comment le parcours est vécu par un participant (exposants, visiteur, VIP…) :

La personne arrive à l’extérieur du bâtiment. Elle a trouvé facilement grâce au fléchage (sur les routes, sur le parking) et à la grande banderole déployée sur la façade
Elle pousse les portes et est accueillie par 2 personnes qui lui indiquent tout de suite de se mettre dans la file selon son NOM DE FAMILLE
Elle remonte la file et arrive au desk. La personne qui gère la file lui demande « Bonjour, je vais prendre votre nom de famille svp »
Après quelques secondes de recherche, le badge est sorti puis remis au participant. La personne du desk l’invite à récupérer un programme/sac, un cordon pour attacher son badge… (ces deux éléments peuvent aussi être déportés) puis l’invite à s’orienter vers le point de scan
Le participant arrive au scan et son badge est scanné

Une variante existe pour ce scénario : le scan pourrait être fait directement par le desk qui remet le badge. Soit par la même personne qui trouve le badge, soit par une personne derrière elle qui scanne les badges trouvés avant d’être remis. Ce type d’accueil/scan combinés est utilisé lorsque les ressources humaines manquent pour déporter un point de scan en aval. En effet, la personne au desk devra alors remplir 2 missions : trouver le badge et le scanner, ce qui ralentit potentiellement la distribution.

Pour la suite de la journée, toute personne qui a un badge pourra entrer et sortir sans repasser par le point d’accueil.

Quid des « sans badges » ?

Il arrive que certains participants n’aient pas de badge.
Il peut s’agir de personnes :

persuadées d’être inscrites
qui auraient inversé leur NOM / Prénom (à vérifier avant l’édition des badges)
qui remplacent un collègue sans s’être annoncée
d’un bug à l’impression (une feuille qui glisse ou qui n’est pas imprimée)

Dans tous les cas, nous recommandons de disposer d’un ordinateur / tablette et d’une imprimante sur place pour gérer ces cas. Il peut aussi s’agir de corriger un badge (catégorie, nom mal orthographié, fonction qui a changé entre temps…). Cela apporte un vrai service supplémentaire sur l’événement pour répondre à la plupart des imprévus.

Il conviendra alors de marquer une file ou une zone de l’accueil « non inscrits / sans badges / corrections ».

Jour J

Nos préparatifs en amont auront contribué à nous soulager d’un maximum de tâches pour le jour de la manifestation.

Pour autant, il reste des éléments à piloter le jour J. En dehors des derniers préparatifs à mettre en place (branchements, signalétique, installation des derniers exposants/partenaires…) nous aurons confié à notre équipe un ensemble de tâches et de missions à accomplir : il est important de bien les briefer.

Le briefing

Le chef de projet rassemble son équipe pour un briefing avant l’ouverture des portes. A cet instant, seuls les prestataires et le staff sont dans les locaux.

Chacun doit obtenir communication/rappel de ses missions.

La mise en place de l’accueil est la priorité avec les préparatifs de la première intervention (conférences, atelier, mot d’ouverture).

Plusieurs documents peuvent être remis aux équipes :

Liste de contact à appeler pour tel ou tel sujet (régisseur, sécurité, membres de l’équipe, intervenants…)
Une liste des VIP attendus (photo, fonction, mini bio)
Un déroulé de la journée (quoi-quand-où-pour qui)
Un tableau des missions, horaires et pauses de chaque membre de l’équipe (tout le monde doit pouvoir savoir qui est censé être où à quel moment)
Un plan des lieux (avec WC, sorties de secours, points de repères, salles des conférences/ateliers, espace RDV, ascenseurs, accès PMR (Personnes à Mobilité Réduite…)
Tout autre information utile aux participants (numéros d’urgence, taxis, trains et gares…)

Accueil des partenaires/exposants/intervenants

Souvent, les portes sont ouvertes avant l’heure publique communiquée aux participants pour permettre aux partenaires de se mettre en place.

Ils seront donc accueillis avant les porteurs de projet (pour ceux qui sont prévus présents dès l’ouverture, les autres arriveront en même temps que les porteurs de projets).

A noter que sur ce type d’événements, le programme des porteurs de projets étant « à la carte », le flux d’arrivée va être étalé sur toute la journée (certains n’arriveront qu’en début d’après-midi par exemple… tout dépend du programme).

Ouverture des portes

Tous à son poste ! Nous ouvrons les portes et tout est prêt pour l’arrivée officielle des premiers porteurs de projets.

Une fois leur badge récupéré avec leur programme au dos, il s’orientent tout seuls (c’est pratique, mais seulement si le programme est précis et le fléchage bien réalisé).

C’est le moment des premières questions aux organisateurs. Chacun des membres du staff joue son rôle.

Gestion des premières demandes de corrections

Parce que nous avons choisi que chaque porteur aurait son propre parcours de visite avec ses conférences, ses ateliers, ses temps forts et ses rendez-vous, nous aurons à gérer les demandes de corrections/ajouts.

C’est assumé. Ainsi, un ou plusieurs membres du staff seront dédiés à cette mission : écouter les doléances et apporter des solutions. Un point « info planning » est souvent dressé proche de l’accueil pour satisfaire à ceux besoin.

Les cas rencontrés fréquemment sont :

Des participants qui ont des regrets ou souhaitent changer d’ateliers/conférences : sous réserve qu’il reste de la place, notre logiciel permet de modifier leur programme et de leur ré-éditer un nouveau badge (ou de l’envoyer par email/sms si vous souhaitez éviter les ré-impressions)
Des participants qui ont participé à une conférence et ont maintenant de nouvelles questions à poser aux experts : on vérifie qu’une place est libre et nous mettons à jour les deux plannings (porteur de projet et expert)
Des imprévus : un porteur ou un expert qui doit partir plus tôt : nous avançons ou annulons les rendez-vous puis prévenons les personnes impliquées dans ces derniers (ré-impression, email ou sms)
Des participants qui n’avaient pas pu s’inscrire aux ateliers (car complets) : nous vérifions si toutes les personnes prévues sont présentes sur l’événement, et en cas de noshow, nous réattribuons les places
Des participants qui souhaitent déplacer des rdv pour partir plus tôt

L’idée reste d’apporter un maximum de service sur l’événement. Il ne s’agit pas de dire « ça y est vous avez votre badge et débrouillez vous ». L’organisateur reste présent du début à la fin pour faciliter et rendre la participation agréable (et efficace aussi !). Cela demande un grand investissement de la part des équipes : nous pouvons aussi venir vous assister sur place pour ces missions plus techniques.

Cette étude est en cours de rédaction.

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