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Comment organiser une convention d'affaires ?

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Le contenu de cet article tente de présenter les étapes de l’organisation d’une convention d’affaire sans toutefois imposer quoi que ce soit. Le lecteur reste libre de choisir ce qui l’intéresse ou non. Web Perspective ne garantit pas que ces qui est expliqué ci-dessous soit applicable à tous les contextes d’événement, aussi, nous ne pourrions être tenus responsables d’une tentative de transposition « à l’identique ». N’hésitez pas à nous contacter pour des conseils ou pour un accompagnement sur votre projet.

Généralités

De quoi s’agit-il ?

Une convention d’affaires est un événement pendant lequel des entreprises sont mobilisées en un lieu et sur un ou plusieurs jours pour rencontrer d’autres entreprises dans le cadre de rendez-vous souvent commerciaux (prise de contact pour rebond ultérieur).

On distingue deux types de conventions d’affaires :

La convention d’affaires mutli-sectorielle qui s’adresse aux entreprises qui exercent tous types d’activités (industrie, commerce, services, hôtellerie-restauration, loisirs…). Elles est souvent localisée sur un territoire (métropole, département, région).

La convention d’affaires sectorielle qui rassemble des entreprises d’un même secteur d’activité (filière, branche, domaine…). Elle est souvent régionale, nationale ou internationale.

Ces événements peuvent être de dimension internationale, nationale ou locale (à l’échelle d’un département, ou d’une localité).

Très souvent, les entreprises s’inscrivent sur une plateforme qui leur permet de choisir d’autres entreprises à rencontrer (choix matchés) ou de formuler des propositions de rendez-vous (consentement mutuel).

Les rendez-vous sont planifiés à l’avance et sont exécutés lors de la journée dédiée.

Il n’est pas rare d’adosser à ces conventions d’affaires un programme de conférences, d’ateliers. Il peut aussi arriver qu’une partie des entreprises soient conviées à exposer leur savoir-faire par l’intermédiaire de stands (exposants) sur des événements plus conséquents.

Vocabulaire

Convention d’affaires : type d’événement de rencontres entre professionnels où les rencontres sont préplanifiées et ont lieu en one-to-one (face-à-face) sur une ou plusieurs journées.

Planning : document transmis ou remis au participant qui synthétise son programme de rendez-vous / conférences / ateliers. Il peut être individuel (1 par personne) ou commun (1 par entreprise).

Exposant : participant disposant d’un stand fixe et dédié pour toute la durée de la manifestation.

Matching : action de mailler les plannings en positionnant des rendez-vous, souvent basés sur des listes de choix effectués par les entreprises.

Le challenge

Les conventions d’affaires (comme la plupart des événements que nous organisons) sont nées du besoin d’optimiser le temps des entreprises.

Dans le cadre de démarches de prospections, le commercial d’une entreprise doit :

Sourcer et trouver des propsects à démarcher
Prévoir plusieurs créneaux horaires sur plusieurs jours pour tous les rencontrer

Ainsi, obtenir 20 rendez-vous qualifiés demande du temps en amont (prise de contact, promotion de l’offre, convaincre que le rendez-vous est pertinent) et demande encore plus de temps pour les entretiens (déplacements, ressources, énergie).

La convention d’affaire apporte une réponse concentrée et efficiente à cette problématique en réunissant tout le monde au même endroit et sur un temps bien défini.

Solution apportée

La convention d’affaire offre la possibilité, pour une entreprise, de :

Mettre en avant son offre (rédaction d’un profil en ligne que le participant peut prendre le temps de bien rédiger et qu’il peut faire évoluer selon l’actualité de son activité). Le profil est souvent contextualisé à la thématique de l’événement.
Découvrir, souvent grâce à des systèmes de filtrage, les activités des autres participants qui peuvent l’intéresser :
- Pour vendre son produit/service (découverte de prospects potentiels)
- Pour acheter des produits/services (recherche de solutions, fournisseurs, partenaires…)
Planifier des rendez-vous et préparer sa venue (jusqu’à 20 rendez-vous par jour selon le programme proposé par les organisateurs)
Profiter d’être sur place le jour J pour faire de belles rencontres informelles au détour d’un café ou d’un échange « à la volée » dans les couloirs ou aux déjeuners
Profiter des temps libres pour s’informer et effectuer une veille grâce aux conférences proposées par l’organisation.

Toute cette concentration de personnes offre de belles opportunités aux entreprises participantes en optimisant fortement le temps employé pour un effort en amont relativement moindre. Le retour sur investissement attendu est souvent la clé d’une participation réussie et transformée (temps investi, frais occasionnés, coût de la participation VS chiffre d’affaires réalisé ou image propagée).

Pour les organisateurs, c’est également l’opportunité de croiser de nombreuses entreprises et d’obtenir une actualité de leurs santé, activités, innovations, besoins…

Pour quel usage concret ?

On emploie les conventions d’affaires pour stimuler le développement économique d’un écosystème d’entreprises (territoire, secteur d’activité, filière, groupement…). Les applications sont extrêmement nombreuses, voici quelques exemples :

Industrie (donneurs d’ordres VS sous-traitants, fabricants VS grossistes VS distributeurs, industriels VS centres de R&D…)
Tech / FinTech (entreprises innovantes VS industriels, porteurs de projets VS financeurs, acheteurs VS offreurs de solutions…)
Tourisme (hébergeurs VS tour opérateurs, professionnels du loisir VS agences, hôteliers VS fournisseurs de produits / services hôteliers…)
Recherche (porteurs de projets / équipes de recherche VS débouchés industriels, chercheurs VS financeurs)
Food / Agri (amont VS aval, producteurs VS distributeurs…)
Général / International (acheteurs VS fournisseurs / offreurs de solutions)
Territoires (entreprises VS entreprises, associations VS associations, associations VS entreprises)

A noter que le concept de préparation de rendez-vous en vue d’une journée marathon peut être largement adapté à tous types de besoins :

Recrutement (apprentis VS centres de formation VS entreprises, demandeur d’emploi VS recruteur, étudiants VS écoles, stagiaires VS entreprises)
Financement de projets (porteur de projet VS financeurs)
Associations de tous types (particulier VS représentant d’association)

La préparation en amont permet une meilleure coordination et une meilleure performance qu’un système de prise de rendez-vous en direct sur place où les personnes rebondissent d’opportunités en opportunités au gré des disponibilités de chacun (mais ce système peut compléter une pré-planification ou aider à faire des rencontres complémentaires sur les temps libres).

Qui organise ce type de manifestations ?

Voici quelques types d’organisateurs de conventions d’affaires destinées aux entreprises :

territoires (communautés de communes, agglomérations, métropoles)
institutionnels (chambres de commerces, chambres de métiers, chambres d’agricultures, départements, régions…)
pôles de compétitivité, structures d’accompagnement
grand groupes (pour les besoins internes de sourcing fournisseurs par exemple)
groupements d’entreprises, fédérations
agences d’événementiel (pour leurs clients)

Cas Pratique

Présentation du cas

Cet article propose un exemple d’organisation d’une convention d’affaire dans l’industrie du nucléaire qui cherche à pourvoir des lots de sous-traitance dans le cadre de grands projets dont les marchés ont été remportés par de grands donneurs d’ordres nationaux.

La convention d’affaire est prévue sur 1 seule journée ponctuée de conférences et d’ateliers.

Les rendez-vous se tiendront dans un espace dédié sur l’ensemble de la journée.

L’objectif de cet événement est de permettre aux entreprises qui ont remporté les marchés de trouver des entreprises sous-traitantes locales pour mener à bien leur mission. Selon les cas, ce qui est expliqué ci-après peut ne pas correspondre à votre besoin ou à vos contraintes : le cas échéant, n’hésitez pas à nous contacter pour obtenir une analyse précise de votre projet.

Comprendre les enjeux techniques

L’organisation d’une convention d’affaires couvre de nombreux sujets qui demanderont chacun une attention toute particulière. Comme pour beaucoup de projets, quels qu’ils soient, cela demande du temps et une implication importante des équipes pour garantir la réussite de l’événement.

Voici les points à ne pas négliger pour mener à bien cette entreprise :

Communication & Marketing On ne le dira jamais assez mais une belle et une bonne communication est primordiale. Votre événement doit se doter d’une identité propre (bloc marque, charte graphique) même si vous ne prévoyez pas particulièrement de le reconduire. Vous devez cibler les bonnes entreprises avec un message limpide et une jolie communication qui donne envie ! De plus, la communication avec les inscrits devra faire l’objet d’un plan de communication précis prévoyant les échéances d’information (confirmation d’inscription, annonce du programme définitif, ouverture puis relance des prises de rendez-vous, information pour la venue des participants…)
Thème de la convention Plus la convention porte sur une thématique précise, plus le message est simple à comprendre pour les entreprises. Dans ce cadre, le ciblage des participants est extrêmement important et la qualification des entreprises (leur profil en ligne notamment) doit être en phase avec ce que viennent chercher les participants. Plus le sujet de la convention est précis, plus précis et détaillés seront les profils.
- sujet généraliste et transversal = base d’entreprises large mais participation peu qualifiée ou dispersée dans ses offres et besoins
- sujet précis (filière, domaine, territoire) = base d’entreprise restreinte mais plus ciblée et plus qualifiée
Logistique C’est souvent la bête noire des organisateurs. Il faut penser à tout, du papier toilette au café en passant par les chaises, salles, tables, restauration, missions des personnes présentes, intervenants, partenaires, élus… la logistique des rendez-vous et de communication auprès des participants est quant à elle assurée par notre outil Matchmaking Studio pour vous soulager de cette partie technique…
Le suivi des inscrits Employer du temps à suivre, analyser et contacter les participants est souvent un facteur important de la réussite d’une convention d’affaires
Le programme de conférences / ateliers (si applicable sur votre événement) Apportant de la valeur ajoutée, le programme doit être clair et bien consolidé (engagement des intervenants, backup…) et les sujets choisis avec soin pour offrir un attrait supplémentaire à l’événement

Pré-requis

L’organisation d’une convention d’affaire requière une mobilisation de ressources importante et nécessite de prendre les bonnes décisions en amont :

1/ Le choix de la date

Vous devez choisir une date à laquelle les participants sont susceptibles d’être bien disponibles. Pour cela, vous devrez « veiller » sur les événements qui pourraient potentiellement « aspirer » vos participants (salons internationaux qui mobilisent les entreprises d’une filière ciblée, évènements similaires / concurrents / jugés plus importants que le vôtre).

Assurez-vous aussi d’éviter les périodes critiques : matchs, vacances scolaires, ponts, périodes d’inventaires et de fin d’exercice… En principe on évite les lundi, mercredi et vendredi… sauf si votre cible est plus indiquée pour ces dates (commerçants, banque-assurance…). Il n’est pas rare que la date soit également contrainte par la disponibilité du lieu que vous envisagez…

2/ Le choix du lieu

Le lieu doit être dimensionné à vos ambitions. Il doit être accessible et facile à trouver.

On évitera d’organiser une convention d’affaires dans :

les bureaux d’une entreprise ou d’un bâtiment public (même si la tentation d’une mise à disposition gratuite est grande, souvent l’infrastructure n’a pas été pensée pour accueillir un grand volume de personnes – mais il existe bien sûr des exceptions)
une salle des fêtes (souvent très mal insonorisé et ça fait un peu cheap… là aussi il existe surement des exceptions)
un petit restaurant de 30 couverts reconverti pour l’occasion (souvent peu adapté en terme de mobilier et de circulation, des organisateurs privatisent de grands hôtels qui sont mieux équipés)

En général, vous devrez trouver un lieu qui combine ces critères :

Une grande salle ou plusieurs salles moyennes situées au même étage (proches) pour la tenue des rendez-vous, équipée de sonorisation et vidéo-projection
Un auditorium ou une grande salle de conférences (si conférences)
Un espace à part pour les pauses et cocktails/déjeuners
Un local technique équipé pour le traiteur (cuisines, local dédié)
Un vestiaire (surtout en dehors de l’été : les participants arrivent couverts et chargés)
Un parking suffisamment dimensionné pour une centaine de voitures
Un lieu bien desservi par les transports en commun
Disposer d’une vraie connexion Internet publique ou d’une très bonne couverture 4g multi opérateurs (pas un wifi partagé étriqué qui sature après 20 connexions simultanées)

Pourquoi la sonorisation intégrale du lieu est une aide précieuse

Lorsque vous choisissez un lieu, vous pensez surtout « son & image dans l’auditorium » mais de nombreuses situations peuvent vous obliger à lancer un appel : absence à un rendez-vous, recherche d’un intervenant, fin du déjeuner, lancement d’une conférence…

Si votre lieu est sonorisé dans tous les espaces où se trouvent les participants, il est plus facile de les appeler et de les faire migrer vers un autre espace.

En plus, dans les espaces de rendez-vous, vous pouvez lancer un signal sonore à chaque début et fin de rendez-vous pour éviter les retards/débordements. Si la salle de rendez-vous est également équipé d’un vidéo projecteur, vous pouvez projeter le timing des rendez-vous (nous avons un logiciel pour cela) afin que vos participants puissent avoir un repère visuel du temps qu’il leur reste en plus des signaux sonores. C’est très apprécié.

Il n’est pas rare que les centres de conférences, business centers et grands hôtels puissent répondre à ces critères. Certaines grandes écoles et universités peuvent répondre aux critères mais attention : souvent les rendez-vous finissent dans des salles de classes réparties sur 4 étages et 3 bâtiments… pensez à vos participants qui peuvent être amenés à changer de salle entre chaque rendez-vous.

3/ Choix de l’image et de la com’

Comme évoqué plus haut, les choix en termes de communication sont importants.

Idéalement, ne « bricolez » pas de bannière / logo avec Canvas ou Paint… confiez plutôt la communication à des communicants internes ou externes (oui c’est un budget… mais aussi un investissement sur la marque-empreinte que vous laisserez pour les futures éditions).

Il faut éviter les noms à rallonge comme « Conventions d’Affaires du secteur X et du secteur Y du bassin de Z et conférence sur le sujet ABC ». Il vaut mieux trouver un nom commercial court et percutant à votre événement et disposer d’une bonne base-line reprise sur le bloc marque.

Exemple (ici pour la forme, avec 2 communications pour 2 cibles différentes) :

Nom de l’événement : Convention d’Affaires du Nucléaire.
Base line pour les donneurs d’ordres : Identifiez et trouvez des sous-traitants locaux pour vos marchés.
Base line pour les entreprises : Partez à la conquête des marchés du Nucléaire et contractualisez avec les grands donneurs d’ordres locaux.

Tout cela reste assez subjectif mais nous constatons trop souvent que les entreprises prospectées ne comprennent pas forcément de quoi on leur parle… il faut donc veiller à ce que les mentions soient auto-explicatives et qu’elles s’adressent au plus grand nombre (pédagogie, vulgarisation) sauf si votre cible est un public déjà averti bien sûr.

En complément, un design fin et élégant aidera à créer une empreinte mémoire des communications qu’auront reçu les participants (et l’année suivante, la capitalisation sur cette image créera un effet de rémanence qui facilitera la commercialisation : une aura autour du succès d’une précédente édition).

4/ Consolidez bien vos intervenants et votre programme

Le programme de conférences (si applicable) est souvent un moyen d’apporter du corps à votre événement. Il peut s’agir d’une seule conférence d’ouverture qui positionnera le contexte de votre événement avec des témoignages d’entreprises qui feront part de l’apport (retour sur investissement) qu’avait contribué une édition précédente dans le développement de ses activités, par exemple… Il peut aussi s’agir d’ateliers pratiques ou de regards croisés qui donneront aux entreprises les clés pour mener à terme leurs projets.

Pour notre exemple :

une conférence « Démystifier l’accès aux marchés du Nucléaire… comment accéder à ces marchés si l’on a jamais travaillé avec la filière ? »
un atelier : « Comment répondre à un marché (dans le Nucléaire) ? Combien de temps, quelles ressources et quelles formations sont à mobiliser pour y parvenir ? »

Les intervenants qui animeront ces temps forts du programme devront s’engager et vous devrez prévoir des « doublures » en cas de désistement ! En effet, si vous commercialisez votre événement sur la base d’un programme convainquant et de têtes d’affiches qui vous font faux-bond… mieux vaut avoir prévu un backup de poids mais ce n’est jamais simple…

Il faudra idéalement réussir à boucler votre programme avant le début de la commercialisation (à défaut, le pré-programme doit promouvoir les sujet et thématiques, même si vous n’avez pas encore trouvé vos intervenants).

Les temps forts aideront à la commercialisation en apportant une valeur ajoutée supplémentaire qui peut finir de convaincre une entreprise de mobiliser une ou deux personnes sur une journée entière (il faut penser au coût VS retour attendu, et l’information descendante fait partie de la valeur ajoutée d’un événement si elle est d’actualité et de qualité).

5/ Les commodités

Il s’agit du parent pauvre de bien des événements : les pauses café/thé, la qualité de la restauration, la proximité des transports/gares/tramway/hotels… vous devez porter une attention toute particulière aux besoins des participants.

Voici un top des grands classiques des oublis :

Desserte du lieu par les transports en commun et commodités proches.
Prévoyez de référencer en amont tous les moyens d‘accès car toutes les personnes qui viendront sur votre événement ne sont pas forcément des locaux qui connaissent par cœur l’offre de transports. Idéalement, vous prévoirez un « petit guide de la venue » qui indiquera :
- Gares/Aéroports et identification des grandes lignes (pour les événements nationaux ou internationaux)
- Numéro des taxis à proximité pour les liaisons courtes
- Lignes de bus, tramway ou de métro et arrêts qui desservent le lieu de la manifestation
- Éventuellement liste des hôtels aux alentours (et code tarif si vous avez négocié avec certains) ou carte interactive des hôtels à proximité (type Google Maps, Plans, Mappy…)
- Modalité de restauration aux alentours (si vous ne prévoyez pas d’offrir ce service sur place) : carte interactive des restaurants (type Google Maps, Plans, Mappy…) ou food trucks invités sur place
- Autres moyens de mobilité douce : plateformes de co-voiturage locale, stations de vélo en libre service…
Modalités pour les étrangers (si évènement international ou transfrontalier) : demandes de visas, besoin d’interprètes, adaptateurs de prises de courant, opérateurs téléphoniques, numéros d’urgence, conventions culturelles locales…
Le café/thé/viennoiseries : les participants auront besoin de boosts lors de ces journées marathon. Prévoyez TOUTE LA JOURNÉE du café/thé sur les temps de pause (nous avons trop souvent vu ce service être retiré à 14h après le déjeuner : certains participants auront besoin de faire une pause en milieu d’après-midi… un moment aussi de convivialité et de rencontres informelles)
De l’eau !!! Très important car vos participants vont parler, parler et parler tout le temps : prévoyez des stocks d’eau en bouteille tout au long de la journée surtout en période estivale.
Les toilettes : en tant qu’organisateurs, nous connaissons souvent les lieux du fait de repérages avant la manifestation. On en oublie souvent que certains participants le découvrent le jour même. Vous devez penser à référencer les lieux où se trouvent les WC pour, soit bien les flécher (si la signalétique est absente ou mauvaise), soit pour que toute l’équipe sur place puisse être en mesure de renseigner les participants (info à donner lors du briefing). En effet, imaginez-vous bien qu’il est assez inconfortable/gênant pour un participant de venir voir quelqu’un pour demander où sont les WC… si il peut les trouver tout seul, on lui enlève un point de frustration le jour J.
Un flyer ou un petit guide du visiteur (selon la densité du programme de votre événement) : nous jugeons que ce document est important pour offrir une meilleure autonomie au participant. Il peut reprendre le détail du programme (déroulé, contenu, lieux, horaires, intervenants) et peut également reprendre les éléments ci-dessus (taxis, bus, plateformes…). Un plan des lieux peut aussi les aider à s’orienter sans avoir à solliciter les personnels de l’organisation.
Certains organisateurs y consignent la liste des entreprises inscrites à l’événement et proposent des encarts publicitaires pour les partenaires. A noter que ce document n’est pas nécessairement imprimé sur papier mais peut être mis à disposition en version digitale (QR Code, envoi dans le mail J-1…)

6/ La sécurité

Selon le nombre de personnes attendues et le lieu choisi vous devez adapter le dispositif de sécurité (contrôle d’accès, sécurité incendie, matériaux autorisés pour les exposants…).

7/ Signalétique, supports et décoration

Pensez également à prévoir tous les éléments de signalétique à commander en amont. Ils peuvent être nombreux :

Bâches ou banderoles (fronton du bâtiment)
Totems, rollup à l’entrée du bâtiment ou dans le hall
Panneaux rigides (fléchage, singalétique)
Affiches à l’intérieur (fléchage, identité de l’événement, programme de la journée)
Écriteaux (entrée des salles, fléchage)
Fond d’écrans ou vidéos (relayés sur les écrans si le lieu en est équipé)

Des supports matériels peuvent aussi être utiles :

Supports A4 sur pied
Supports A3 suspendus par filins
Potelets pour délimiter les parcours (accueil, entrée de salle…)
Grilles pour délimiter et habiller les stands

En complément, vous aurez peut-être également besoin de décoration :

Plantes, fleurs, compositions…
Objets d’art en prêt
Mobilier (fauteuils, tables basses…)

Et pour finir, vous pouvez ponctuer la journée d’animations spéciales : il faut penser à l’espace et aux animateurs.

Si vous prévoyez de refaire plusieurs éditions du même événement en capitalisant sur la communication fraichement créée, n’indiquez ni EDITION, ni DATES, ni LIEU sur vos supports car souvent, ils ne seront visibles que sur le lieu et si votre participant les voit c’est qu’il est venu le bon jour… Vous pourrez ainsi les réutiliser plusieurs fois (sauf si la charte est revue à chaque édition bien sûr ; dans ce cas, vos supports peuvent être neutres… mais ça rend votre communication moins unifiée).

8/ Droits SACEM, droits d’auteurs…

Si vous prévoyez d’utiliser de la musique non libre de droit (conférences, enchainement des rendez-vous, signature audio de l’événement), vous devez réaliser une déclaration et vous acquittez des droits de diffusion. Il en va de même avec les visuels / photos que vous utiliserez ou les polices de caractères que vous emploierez.

Une organisation en plusieurs étapes

1/ Définir le projet (au minimum 3 mois avant)

Que vous soyez une petite équipe de 2 personnes ou un consortium de 20 personnes issues de différentes structures co-organisatrices, une ou plusieurs réunions d’avant projet sont importantes pour définir une feuille de route.

C’est à cette occasion que les échanges entre les personnes impliquées dans l’organisation feront émerger les bonnes idées et celles qu’il conviendra de laisser de côté.

Cette réunion doit aborder les pré-requis cités ci-dessus mais elle doit aussi définir le format précis de la journée :

L’heure d’ouverture des portes
Différents temps forts (conférences, ateliers, animations, déjeuners, pauses)
Les créneaux et lieux de rendez-vous (quand, à quel endroit, en parallèle des temps forts ou en alternance avec des temps forts)
L’heure de clôture

Le budget est également un sujet important. Selon la manifestation organisée et les structures qui y sont associées, les modèles économiques sont très différents.

Nous n’aborderons pas les questions d’équilibre économique car cela dépasse le cadre de cette étude mais de nombreux leviers existent (billetterie, sponsoring, placement d’intervenants, subventions, stands exposants…).

L’internalisation de certaines compétences, lorsque c’est possible, permet de faire des économies (communication, possession en propre d’un lieu adapté, ressources humaines pour les interventions et animations…).

Pour notre exemple, voici ce qui a été défini pour notre étude de cas :

L’événement s’appellera « Convention d’Affaires du Nucléaire »
L’objectif sera de :
- Informer les entreprises du territoire sur les modalités d’accès à la filière nucléaire au travers de conférences et d’ateliers pratiques
- Permettre une mise en relation (rendez-vous) entre les donneurs d’ordres du nucléaire et les entreprises du territoire pour de la sous-traitance
Trois publics seront ciblés :
- Les donneurs d’ordre ayant remporté des marchés pourvus de clauses exigeant qu’ils fassent appel à des entreprises de la Région Centre Val de Loire
- Les entreprises
  - Celles susceptibles de candidater auprès des donneurs d’ordres (celles qui feront des rendez-vous)
  - Celles qui s’intéressent à la filière nucléaire (elles viendraient initialement chercher de l’information et pourraient envisager finalement de faire quelques rendez-vous)
- L’événement aura lieu au Centre de conférences d’Orléans en Région Centre-Val-de-Loire
- L’événement sera payant (petite participation pour les entreprises aux frais généraux pour équilibrer le budget). Paiement par Carte Bancaire ou Virement. 150 € HT / personne avec rendez-vous. 90 € HT pour ceux qui ne participent qu’à la matinée d’information.
- La journée débutera à 8h30 avec un accueil café et remise des badges / plannings et se terminera à 17h30.
- Nombre de personnes attendues : 200 à 250 personnes
- Nombre de donneurs d’ordres : 27 structures référencées
- Les rendez-vous auront lieu l’après-midi et dureront 20 minutes + 5 minutes entre deux. Il y aura 9 rendez-vous / planning. Les entreprises et les DO effectueront des choix en double aveugle. Ces choix seront ensuite matchés et convertis en rendez-vous. Un DO peut avoir plusieurs plannings, un sous-traitant pourrait également mais sous conditions.
- Le déjeuner sera assis avec plateaux repas sur un seul service dans une salle dédiée

Le programme défini

Ce programme est donné à titre d’exemple pour illustrer un format d’organisation. Nous n’avons pas la prétention de penser que les sujets d’illustration sont pertinents et adaptés à ce secteur d’activité… c’est juste pour donner du corps à notre étude.

08:30 | Accueil des participants et remise des : badge, planning de rdv, livret d’accueil, goodies. Café et viennoiseries à disposition jusqu’au déjeuner.

09:00 | Conférence (introduction de la journée, présentation de la filière nucléaire locale et présentation des projets confiés aux grands donneurs d’ordre sur le territoire)

10:40 | Pause café

11:00 | Plusieurs ateliers au choix, en parallèle :

- Réservés aux entreprises :
  - Comment réussir mon rendez-vous de 20 minutes avec les donneurs d’ordres
  - Filière nucléaire : vous avez des questions, nous avons des réponses
  - Formations du personnel et certifications requises pour accéder aux marchés du nucléaires
- Réservés aux donneurs d’ordres :
  - Les clés pour bien communiquer avec les entreprises qui n’ont jamais travaillé avec la filière du nucléaire
  - Les clauses RSE/RSO dans les marchés du nucléaire

11:45 | Répétition d’ateliers (2 ème session, pour permettre aux participants d’avoir accès à 2 sujets qui les intéresse)

12:30 | Pause déjeuner

13:30 | Début des rendez-vous d’affaires (créneaux de 20 minutes + 5 minutes d’entracte)

5 rdv = 13:30, 13:55, 14:20, 14:45, 15:10

15:35 | Pause

15:45 | Reprise des rendez-vous

4 rdv = 15:45, 16:10, 16:35, 17:00

17:25 | Fin prévue du dernier rendez-vous

Répartition des tâches

Chaque personne du comité de pilotage aura en charge une sous mission : logistique, , restauration, communication, prospection… une ou deux personnes seront affecter à la coordination générale (commissaires) afin de piloter l’événement. Elles seront bien souvent les interlocutrices de toutes les personnes impliquées dans l’organisation et peuvent être également les référents auprès des participants.

Selon votre organisation interne, la dimension de votre projet et vos besoins, vous ajusterez les effectifs nécessaires à la bonne conduite de votre événement.

2/ Préparer le lancement

Réservations

A présent que le format est défini il faut s’atteler à réserver tout ce qui doit l’être.

Nous validons et verrouillons la date avec le Centre de Conférences.

Nous consultons les traiteurs sur cette date et définissons les besoins.

Nous trouvons les intervenants pour la conférence et les ateliers (souvent invités, ils ne paient pas mais doivent s’engager contractuellement avec vous pour sécuriser le programme).

Nous trouvons des personnes (en interne ou non) pour le jour J (accueil, renseignements aux participants, logistique de l’événement…)

Communication

Nous lançons également la production des premiers éléments de communication et leur circuit de validation. Nous préparons le volet « relations de presse » et référençons les relais de communication que nous utiliserons (partenaires, réseaux sociaux, site internet, presse écrite, radio, affichage…).

Plateforme de gestion des inscrits

Nous commençons également à définir les besoins pour la plateforme de gestion des inscriptions, paiements, prises de rendez-vous, programme, documents et emails à produire…

Matchmaking Studio permet de piloter l’intégralité de la participation (cycle de vie du participant). Le point d’entrée sera l’inscription. Le point de sortie sera la réception, après l’évènement, d’un email de remerciements associé à un questionnaire de satisfaction (facultatif).

Pour lancer l’événement, nous avons besoin de définir les quelques éléments :

Les contenus du mini site
Nous devons expliquer au futur participant tout ce qu’il va trouver derrière son inscription.
- Bloc d’information de contexte : Qui organise et pourquoi (pourquoi cet événement existe)
- Bloc d’information objectif : Quel est l’objectif de cet événement (pour l’organisateur mais surtout pour le visiteur qui va s’inscrire)
- Bloc d’information de ciblage : Qui devrait s’intéresser à cet événement (à la lecture de cette information, le visiteur doit pouvoir se dire « je suis au bon endroit, cet événement est fait pour moi »
- Bloc d’information contenu : Que va-t’on trouver au sein de cet événement (le visiteur doit pouvoir comprendre ce qui lui est proposé : programme, temps forts, explication sur le but des rendez-vous – peut faire l’objet d’un bloc d’information dissocié pour mise en valeur)
- Bloc d’information conditions et tarif : Quelles sont les conditions d’accès (être une entreprise locale, de tel secteur ou de telle taille…) et quelles sont les conditions tarifaires (combien ça coûte, quels sont les modes de règlements acceptés et les modalités de facturation…)
- Bloc d’information contact : Qui contacter si le visiteur a des questions
  
  Apporter de l’humain dans la relation digitale
  Sauf si votre événement ne doit « exposer » personne en particulier (pour des raisons qui vous appartiennent), nous vous conseillons de créer un maximum de proximité avec vos participants en désignant un interlocuteur unique qui signera les emails sortants, et qui aura ses coordonnées affichées sur l’espace personnel du participant (Nous contacter).
  
  Les participants auront moins l’impression de participer à un événement-usine impersonnel où on ne peut joindre personne. En plus, si la personne est présente le jour J, une sorte de relation particulière s’instaurera automatiquement avec le nom qu’ils ont côtoyé un peu partout et tout le temps (c’est rassurant pour eux, ça crée un repère humain).
  
  Ils mettent alors un visage derrière la plateforme et les emails. Quelle n’est pas la satisfaction ressentie lorsqu’un participant vous trouve et vous « Ah mais c’est vous qui m’avez dépanné pour telle ou telle situation ! Merci… ça me fait plaisir de vous voir en vrai… ». Mettez vous à leur place, c’est comme si vous rencontriez la personne en charge des annonces de la SNCF…
- Bloc d’information preuve : Si applicable, retour sur les chiffres et faits avérés des éditions précédentes qui font la preuve de l’efficacité de l’événement
Les mentions légales
Il s’agit d’un texte juridique qui doit offrir une protection, à la fois à l’organisateur mais aussi au consommateur (le participant) :
- Identité des organisateurs et personne juridiquement responsable chez chacun d’entre-eux
- Définition des dates, heures, lieux
- Conditions de participation et d’accès à l’événement (souvent des critères inclusifs ou restrictifs : participants autorisés, approbation de l’organisateur avant validation, exclusions…)
- Conditions de vente (si événement payant mais même si c’est gratuit il faut dire que c’est gratuit… ou que l’inscription est obigatoire même si c’est gratuit) : qui encaisse, qui facture, les date limites d’annulation pour remboursement, les conditions suspensives de participation [si paiement non reçu à telle date, alors révocation du droit à participer]…)
- Mentions RGPD (qui collecte, pour quelle destination / finalité, durée de conservation, droits d’opposition proposés, référent DPO)
- Toute autre mention que vos services juridiques pourront juger bon d’ajouter
Champs à qualifier pour l’inscription
Dans le cadre de cette étude, nous aurons 3 profils d’inscrits qu’il faut bien définir en amont car une fois les inscriptions lancées, il sera difficile de modifier ces éléments.
Les données collectées doivent avoir une finalité. Il ne s’agit pas de questionner à outrance et de n’utiliser que la moitié des informations : nous devons réfléchir aux besoins (à tous les besoins) pour offrir au participant le minimum d’effort.
Les champs sont ainsi déterminés selon plusieurs finalités :
- Les besoins logistiques : tout ce qui permet d’identifier et de gérer la venue du participant.
- Les besoins métiers : toutes les informations qui seront utiles à l’alimentation d’une fiche de profil en ligne, pour un annuaire ou pour la prise de rendez-vous.
- Les besoins externes : toutes les informations qui permettront une analyse ou un suivi du participant après qu’il ait quitté l’événement (souvent des besoins ayant trait à l’activité des organisateurs : observatoire économique territorial, suivi et accompagnement des entreprises, constitution d’une base de données qualifiée liée au secteur ou au domaine thématique de l’événement…)

Voici les 3 profils que nous utiliserons :

Donneur d’ordre
- Partie individu : civilité, nom, prénom, fonction, email, téléphone, autorisation droit à l’image, régime alimentaire pour le déjeuner
- Partie entreprise : raison sociale, type de structure, adresse, site internet, linkedin, logo, pitch activité en une seule ligne, secteur d’activité en lien avec l’événement, présentation entreprise, présentation du marché confié, expression des besoins de sous-traitance […etc]
Entreprise candidate aux rendez-vous
- Partie individu : idem
- Partie entreprise : raison sociale, type de structure, adresse, site internet, linkedin, logo, pitch activité en une seule ligne, secteur d’activité en lien avec l’événement, présentation entreprise, présentation de l’activité et des savoir-faire, cases à cocher compétences (issues des besoins exprimés par les donneurs d’ordres), expérience passée dans le nucléaire, expérience en termes de réponse à un appel d’offre […etc]
Visiteur (entreprise sans rendez-vous, partenaire de l’évènement, membre de l’organisation…)
- Partie individu : idem + nom de la structure, type de participants (organisation, visiteur, partenaire…)

Le visiteur est un participant spécial qui ne fera pas de rendez-vous. Pour cette raison, il est souvent recommandé de lui associer un profil allégé comme ici afin de lui éviter toute la lourdeur des questions métiers qui ne sont utiles qu’aux prises de rendez-vous. Toutefois, certains organisateurs prendront l’initiative de capter les mêmes informations pour tout le monde afin d’alimenter un socle commun d’informations… la plateforme permet bien sûr tous les montages possibles. Ici nous avons choisi de leur offrir une expérience d’inscription simplifiée et plus rapide. Sur demande, nous pourrons les reconvertir en participants avec rendez-vous si besoin depuis le back office. A noter également que la notion de visiteur est utilisée ici du fait que la matinée est ouverte à tous… certaines conventions d’affaires ne proposent QUE du rendez-vous et dans ce cas, il n’y a pas de visiteurs sans rendez-vous.

Le plan de communication

Ce dernier point des préparatifs est important pour déterminer le rythme et le contenu des communications qui seront adressées aux futurs participants. Il faudra doser et éviter la redondance d’information pour ne pas lasser ou dissuader les destinataires… le marketing c’est un métier.

On distingue deux volets :

La communication de promotion
Elle est destinée aux « prospects » de l’événement. Elle doit permettre de convaincre la cible de venir participer à l’événement. C’est souvent le service communication ou événementiel de l’organisateur qui s’occupe de cette promotion.
La communication de pilotage/accompagnement
Elles est destiné à un participant déjà connu (inscrit ou en cours d’inscription). Il s’agit de toutes les communications qui accompagnent le cycle de vie du participant. C’est la plateforme de gestion qui se charge de communiquer avec les participants (mais ça reste l’organisateur qui choisit ce que la plateforme leur dit, tout est personnalisable).

Plan de communication promotion

Vous devez définir les contenus et les échéances qui seront adressées à toutes les cibles potentielles de l’événement. Une fois que les inscriptions auront été lancées, une bonne pratique consiste à retirer de ces cibles les participants déjà inscrits sur la plateforme (par extraction des emails notamment).

Vous devez ainsi prévoir les échéances pour :

Campagne de lancement d’un save-the-date (souvent site internet organisateur, emailing et réseaux sociaux)… idéalement le save the date sera doté d’un lien d’inscription si la plateforme est déjà prête. Prévoir aussi un rappel quelques jours/semaines après le premier envoi.
Campagnes de diffusions radios locales (selon votre cible et le thème de votre événement)
Campagnes interventions TV (gros événements sur BFM ou autres…)
Campagnes d’affichage
Campagnes de diffusion régulière sur les réseaux sociaux
Compagnes externes confiées à vos relais : partenaires, co-organisateurs, fédérations…

Plan de communication d’accompagnement

Vous devez définir les contenus qui seront adressés aux participants qualifiés qui se sont inscrits et le calendrier prévisionnel d’envoi :

Campagne d’information sur l’ouverture des prises de rendez-vous (souvent à une date prévisionnelle où nous aurons assez d’inscrits pour leur ouvrir les portes du catalogue en ligne des profils). Souvent par email. Rappel à prévoir semaine suivante.
Campagnes de relances sur les prises de rendez-vous (à destination de ceux qui n’ont pas fait de sélections d’entreprises à rencontrer, ou si prise de rendez-vous par consentement mutuel, ceux qui n’ont pas formulé ou répondu aux propositions). Souvent par email mais les organisateurs les plus engagés prévoient des campagnes téléphoniques pour sensibiliser les entreprises à la prise de rendez-vous et les accompagner si besoin.
Campagne de fin de prises de rendez-vous (à une date à laquelle nous avons décider de fermer les systèmes de prise de rendez-vous… dépend du mode de rendez-vous de votre événement). Souvent par email mais peut aussi être accompagné de relances téléphoniques avant la fermeture.
Campagne d’information préalable à la venue (rappeler à J-7 que la semaine prochaine les participants sont attendus… on ajoute quelques éléments préparatoires comme le rappel du lieu et les dates). Souvent par email.
Campagne d’information pour la venue (souvent J-1 ou J-2 selon le jour de la semaine, ce mail donne absolument TOUT ce qu’il faut pour faciliter la venue : lieu, itinéraire, transports, dates, heures, rappel du programme choisi (et éventuellement communication du planning de rendez-vous), modalités d’accueil (comment se déroule l’accueil) et éventuellement communication du badge à imprimer (si vous faites ce choix)). Souvent par email, quelques fois doublé d’un SMS plus léger en fin de journée.
Campagne post événement (remerciements, sondage, questionnaire de satisfaction, suivi à m+3…). Souvent par email.

3/ Lancement des inscriptions donneurs d’ordres

Pour cette étude de cas, nous avons besoin que les donneurs d’ordres soient référencés en amont des entreprises. A cela plusieurs raisons :

Nous souhaitons connaitre les besoins des donneurs d’ordres AVANT d’inscrire les entreprises afin que les entreprises puissent être mieux ciblées ET nous dire quelle est la compétence qu’elles détiennent au regard des besoins des donneurs d’ordres (cases à cocher qui facilitera les croisements offre/besoin si nécessaire)
Nous souhaitons pouvoir nous appuyer sur l’image de grands donneurs d’ordres confirmés pour communiquer auprès des entreprises (têtes d’affiches). En communiquant sur la présence d’EDF, de EIFFAGE, de SPIE ou d’autres grandes entreprises, nous bénéficierons d’un regain d’intérêt pour l’événement
Pour finir, nous souhaitons permettre aux entreprises de découvrir et choisir leurs donneurs d’ordres à rencontrer dès qu’elles auront terminé leur inscription (accès immédiat à l’offre de rencontres)

Sur une convention d’affaires classique multisectorielle, cette étape n’aurait pas été nécessaire car bien souvent tous les participants ont le même statut et aucun n’a de prévalence sur l’autre. Ici nous avons une population A qui sera en position d’accueil de la population B. Toutefois, tous les modèles d’organisation se valent : rien n’empêche de lancer les inscriptions de toutes les populations en même temps mais dans ce cas il faudra simplement veiller à ce que les participants n’aient pas accès aux catalogues avant d’avoir atteint un seuil minimum d’inscriptions pour éviter le syndrome du participant tout seul (le premier qui s’inscrit verrait un catalogue vide…).

Pourquoi différer l’ouverture des catalogues de prise de rendez-vous ?

Le différé d’ouverture de catalogue / prises de rendez-vous est un moyen simple d’éviter que les premiers inscrits se retrouvent face à un catalogue de 3 personnes… l’effet serait nocif pour la crédibilité de votre événement, surtout si il est payant.

L’idée première de ce différé c’est d’éviter à un participant qui s’est inscrit à J-90 de devoir retourner toutes les semaines sur la plateforme pour trouver les nouveaux inscrits… on l’invitera à revenir quand il y aura assez de monde pour qu’il trouve son bonheur.

Ainsi, la plateforme Matchmaking Studio permet de « verrouiller » l’accès aux fonctions rendez-vous jusqu’à une certaine date. Cette date peut être estimée en avant projet : on essaiera de trouver, dans le retro planning, la date à laquelle on devrait être en mesure d’avoir assez d’inscrits (souvent J-21) pour pouvoir ouvrir un catalogue de rendez-vous « décent ». Bien sûr, même si cette date est communiquée aux participants (ils la voient dans une étiquette qui fait barrage aux menus de rendez-vous) rares sont ceux qui auront noté dans leur agenda que le mardi 17 janvier à 8h ils faut se reconnecter à la plateforme !

C’est une emailing qui préviendra tout le monde quand le catalogue sera prêt : même si vous faites votre email le jeudi 19 janvier, personne ne vous en tiendra rigueur : ils vont attendre un signal pour se connecter et aller faire leurs rendez-vous. A cette occasion, le mail dit « d’ouverture des prises de rendez-vous » pourra contenir des informations fraiches sur le programme et un mode opératoire pour la prise des rendez-vous.

Sur certains événement, l’organisateur prend directement en charge l’inscription des donneurs d’ordres. Dans ce cas, l’organisateur contacte les structures, référence les personnes et les informations nécessaire puis se charge lui-même de les inscrire sur la plateforme (ou de les importer via un fichier Excel). Cela offre une meilleure visibilité à l’organisateur et une meilleure sécurisation de l’information communiquée aux entreprises mais demande du temps et des ressources…

Pour pouvoir capter des donneurs d’ordres en amont des entreprises vous devez prévoir au moins 1 mois de plus dans vos préparatifs. Les donneurs d’ordres sont difficiles à mobiliser car ils sont sur-sollicités. Ici, bien que l’événement ait été conçu spécialement pour eux afin de leur permettre de trouver des sous-traitants, il faudra tout de même identifier le bon interlocuteur à convaincre de participer. A noter que si les donneurs d’ordre sont fédérés par un groupe de travail (ou un cluster), adressez-vous aux têtes de réseaux pour faciliter l’approche. Sans donneurs d’ordres, cet événement ne peut pas avoir lieu !

Ainsi débute la phase d’inscription des donneurs d’ordres.

Chaque donneur d’ordre peut s’inscrire en renseignant plusieurs collègues qui seront présents. Les donneurs d’ordres ne paient pas pour leur participation mais peuvent payer pour la restauration par exemple.

La plateforme permet de déterminer si le donneur d’ordre tiendra 1, 2 ou 3 tables de rendez-vous. C’est souvent l’organisateur, à l’approche de la clôture des prises de rendez-vous, qui saura si un donneur d’ordre est sursollicité sur l’évènement et si il est utile de démultiplier le nombre de plannings. En effet, notre événement ne comprenant que 9 créneaux l’après-midi (nous aurions pu choisir d’en faire 18 sur la journée mais pour l’exemple notre événement contient un volet conférences/ateliers), si un donneur d’ordre reçoit 70 demandes d’entreprises nous pourrions l’inviter à venir à 4 personnes pour que chacune dispose d’un planning de 9 rendez-vous : nous arriverions à couvrir la moitié des sollicitations… l’autre moitée pourrait être transmise post-événement aux donneurs d’ordre pour une prise de rendez-vous hors événement.

Matchmaking Studio autorise de nombreux modèles de détermination du nombre de plannings. Sur certains événement, il incombe aux personnes inscrites de décider si elles ouvrent une ligne de rendez-vous (un planning) ou non. Sur d’autre événement, c’est le paramétrage qui crée un seul planning pour la structure. Dans ce cas l’organisateur aura la main en back office pour ajouter d’autres lignes de rendez-vous… tout est possible.

Une fois que vous avez référencé vos donneurs d’ordres, vous pouvez affiner le ciblage et la communication à destination des entreprises.

4/ Lancement des inscriptions entreprises

Vous avez consolidé votre programme et verrouillé vos intervenants. Vous avez référencé 25 donneurs d’ordres et rebouclé avec eux leurs besoins de sous-traitance. Vous avez lancé les campagnes d’affichage et préparé tout ce qu’il faut pour une diffusion à grande échelle.

A présent vous pouvez lancer vos inscriptions entreprises et visiteurs.

Nous rappelons ici l’importance du ciblage des entreprises et de la mobilisation des bons réseaux en appui. Ce cas d’étude est dit « polarisé » car il met en relation une offre et un besoin. Il faudra veiller à ne pas passer à côté du besoin en adressant vos communications à la mauvaise cible. C’est un gros travail mais c’est une des clés de la réussite d’un tel événement.

Le déroulé présenté ci-après est une illustration de notre expérience mais nous n’avons pas la prétention de penser qu’il s’agit là des règles de l’art en matière de marketing et de communication. Comme toujours, inspirez-vous, jugez, remettez en question et ne retenez que ce qui vous convient.

Commencez par les campagnes d’affichage (si applicable). Elles installeront votre « marque événement » dans le paysage que croiseront les chefs d’entreprises et décideurs lors de leurs aller-et-venues quotidiennes. Ciblez les zones selon le thème de votre événement et selon la nature des entreprises. Il peut s’agir ici de zones industrielles / d’activité ou de lieux dans lesquels sont amenés à se rendre vos cibles (chambres de commerces, tribunaux de commerce, grossistes, agences bancaires pro…).

Communiquez sur les réseaux.

Digitaux d’abord avec le relais et l’implication des comptes des partenaires de l’événement, puis communiquez au sein même des réseaux physiques (groupements d’entreprises, fédérations, pôles de compétitivité…).

Ensuite, communiquez par emailing, lorsque l’événement a déjà eu une chance d’être vu ailleurs par les entreprises…

Un bon mailing doit être techniquement étudié

Faire un emailing qui soit joli n’est pas suffisant pour qu’il soit lu par les participants.

Nos systèmes sont paramétrés pour réaliser des emailings qui sont techniquement irréprochables aux yeux des systèmes anti-spam. Pour cela, nous avons utilisé toutes les solutions techniques qui offrent le meilleur score à nos emails pour qu’ils ne soient ni rejetés, ni amputés des leurs images, ni mentionnés comme « suspicieux ».

Voici les règles que nous respectons et que vous devriez intégrer à vos emailings réalisés à l’aide de plateformes spécialisées

Le sujet doit être présent et ne doit pas être écrit en MAJUSCULES -> sinon rejet pour « cri et promotion considéré comme outrancière »
Ne faites pas d’emailings composés à 100% d’images car aucun texte ne sera lisible si vos images sont bloquées ou en cours de téléchargement (même si vous mettez un texte alternatif… le contenu ne voudra certainement rien dire et ce texte est souvent limité à quelques mots)
Les images d’illustration (bannières, boutons, illustrations, signatures) doivent être embarquées dans le mail -> le mail est plus lourd mais les images, lorsqu’elles sont stockées à l’extérieur permettent aux plateformes de savoir, par leur téléchargement, si le mail a été lu… c’est pratique pour vous mais l’utilisateur aura une jolie bannière « télécharger les images » et son antispam pourra lui dire « attention : en téléchargeant les images vous risquez un tracking… »
Le système qui envoie votre mail doit avoir les droits pour le faire (SPF, Signature DKIM / DMARC). Si les réglages adéquats n’ont pas été réalisés sur votre nom de domaine (partie droite du @) alors vos emails seront considérés comme « usurpant l’identité d’une boite mail de ce domaine » et les anti-spam pourront décider de le mettre en quarantaine… ou à la poubelle pour les plus agressifs.
Insérez toujours un lien permettant à la personne de ne plus recevoir vos communications -> certains antispam y sont sensibles

En complément, dans les bonnes pratiques, évitez de faire de la prospection pour un sujet qui ne concerne pas vos participants (un autre événement, un produit ou un service chez vous ou chez un partenaire) c’est assez mal vu surtout à une époque où le RGPD est installé dans l’esprit des personnes : elles chercheront avec vigueur à savoir d’où vient l’email que vous avez utilisé pour votre prospection (sauf si vous l’aviez prévu dans les conditions d’inscription…).

Chez nous, sur notre outil, c’est interdit : notre plateforme ne doit servir que les intérêts du participant et de sa participation. On peut promouvoir une nouveauté au programme bien sûr mais on ne peut pas faire un emailings aux participants pour leur vendre un produit ou un service sur le simple prétexte qu’ils ont accepté de nous confier leurs données pour participer à un événement.

Renforcez le tout avec vos campagnes presse/radio/tv… mais prévoyez plusieurs campagnes pendant toute la phase d’inscription car un futur participant peut être passé à côté lors du lancement et finalement intercepter une campagne à J-15.

Bien évidemment, le choix des canaux et la fréquence seront à moduler selon votre budget, les enjeux, la thématique, la portée territoriale et le volume de participants attendus.

5/ Suivre la progression des inscriptions

Une fois que tout est lancé, nous devons nous assurer que tout converge vers les objectifs à atteindre. Vous devez vous assurer de la quantité mais aussi de la qualité des profils.

La plateforme vous aidera à assurer ce suivi. Par des filtres, des exports et des moyens d’actions divers (emailings, tickets d’appels sortants, système de suggestion de rendez-vous…).

La quantité

Plus vous aurez de participants inscrits, plus l’offre à destination des entreprises sera fournie. Si vous envisagez un volet conférences / ateliers, le volume jouera en votre faveur pour bien remplir vos sessions.

Vous devrez veiller à bien étudier les jauges d’accès aux salles (sécurité, confort, capacité des intervenants à gérer tant de personnes) même si votre événement ne comporte pas de volet conférences/ateliers le lieu peut être limité en capacité d’accueil du public.

La qualité

C’est LE critère le plus important pour les rendez-vous.

Lorsque vous avez trop de participants et que leur qualification n’est pas optimale, vous risquez le burnout d’informations (catalogues remplis d’entreprises peu détaillées ou mal renseignées). Au regard de la thématique des rencontres, il peut être crucial d’étudier les profils des inscrits pour procéder à un élagage préventif.

Note : Matchmaking Studio intègre un module de péage qui permet de stopper l’inscription d’un participant dans l’attente que son profil soit étudié et validé par l’organisateur. Là aussi, cela ajoute de la charge de gestion à l’équipe organisatrice mais permet de s’assurer que les inscrits aux rendez-vous sont en phase avec le besoin des donneurs d’ordres.

Dans le cadre de notre événement, nous étudierons particulièrement si l’offre de savoir-faire des entreprises est bien en phase avec le besoin des donneurs d’ordres. En effet, certains pourraient être tentés de choisir de rencontrer tous les donneurs d’ordres pour leur « vendre » leurs services alors qu’ils n’ont pas exprimé de besoin à cet égard.

C’est pour cette raison qu’il est important de les étudier et, si un participant est hors cible, de les rappeler pour les requalifier ou les désinscrire du programme de prises de rendez-vous. Nous rappelons ici que les donneurs d’ordres n’ont pas de temps à perdre et qu’ils ne reviendront pas si les rendez-vous n’ont pas été assez qualifiés (= perte de temps, pas de retour sur investissement de leur présence = ils ne reviennent pas).

Pour vous aider à améliorer la qualité des rendez-vous, la plateforme peut mettre en œuvre différents scénarios de prise de rendez-vous :

Choix préférentiel
L’entreprise ajoute à son « panier » la liste des donneurs d’ordres qu’elle souhaiterait rencontrer. Ce système est rapide et l’entreprise sera invitée à classer ses choix par degré de priorité (sera pris en compte lors de la distribution des rdv finaux).
Choix préférentiel qualifié
Idem mais lors de l’ajout, un questionnaire est à remplir pour indiquer le contexte de du choix (par exemple : sur quel besoin du donneur d’ordres pensez-vous pouvoir vous positionner ?)
Choix qualifiés à validation (choisi pour notre étude de cas)
Idem ci-dessus mais le donneur d’ordre dispose d’une interface pour étudier les choix faits par les entreprises afin de valider (= rendez-vous) ou de refuser/blacklister (= interdire le rendez-vous). A noter que dans le cadre d’un refus, une motivation peut être demandée au donneur d’ordre pour aider l’organisateur à comprendre son choix et l’expliquer à l’entreprise.
Consentement mutuel simple
L’entreprise adresse une proposition de rendez-vous au donneur d’ordre. Le donneur d’ordre étudie le profil du demandeur et l’objet de sa requête puis accepte ou refuse. En cas de refus, le donneur d’ordre peut motiver les raisons qui pourront être transmises en direct à l’entreprise. Si il accepte, le rendez-vous est immédiatement fixé entre les parties (rdv garanti)
Consentement mutuel qualifié
Idem mais la demande est accompagnée d’un questionnaire de qualification du contexte (voir Choix préférentiel qualifié ci-dessus).

Le choix d’un scénario ou d’un autre dépend des objectifs de rendez-vous et de la nature des participants (et de la préférence de l’organisateur aussi).

En choix préférentiels les rendez-vous sont fixés plus tard par un algorithme de distribution intelligent. Il donnera sa chance à un maximum de personnes mais sera contraint par l’offre et la demande et par la disponibilité trouvée dans les plannings. Des choix sont alors privilégiés (lorsque par exemple un donneur d’ordre a aussi choisi une entreprise qui l’a choisie = réciprocité du choix) ou lorsque le choix a été placé en tout début de la liste. D’autres seront ignorés (si le choix est en bas de liste et que les plannings sont déjà remplis).

C’est ce différé de placement du rendez-vous qui offre une grande souplesse dans la détermination du nombre de plannings à produire pour chaque entreprise. En contre partie, la sélection de l’entreprise ne peut pas garantir un rendez-vous (si vous ne pouvez pas activer de plannings supplémentaires en face).

De nombreuses options sont disponibles pour paramétrer l’algorithme de distribution.

En consentement mutuel, c’est différent : le rendez-vous est placé immédiatement lors de l’acceptation de la proposition. Le système ne permettra d’accepter QUE si les deux interlocuteurs sont disponibles sur un des créneaux proposés par l’organisation (ici nos 9 créneaux de rendez-vous). Il reviendrait alors au donneur d’ordre de bien choisir ses candidats qu’il valide. L’avantage de ce système est que le rendez-vous accepté est garanti (car consenti des deux côtés et placé immédiatement dans les deux plannings) mais il demande un effort supplémentaire à l’acceptant qui doit étudier et prendre une décision. Il n’est pas rare que de nombreuses demandes se retrouvent sans réponse ou soit refusées faute de place…

Dans notre étude de cas, nous opterons pour un système souple : le choix préférentiel qualifié à validation optionnelle. Le donneur d’ordre pourra agir de trois façons :

Il pourra faire lui-même des choix d’entreprises si il souhaite s’engager dans une recherche active d’entreprises. Pour cela, il aura accès à toute l’offre de sous-traitance par l’intermédiaire du catalogue des sous-traitants et leurs fiches détaillées.
Il pourra également visualiser les choix entrants (quel sous-traitant m’a choisi) en ayant accès à la question « Cette entreprise souhaite vous rencontrer à propos de ». Ainsi, il lui sera demandé, facultativement d’apposer un VETO sur certaines entreprises demandeuses (sorte de premier tri). Ce système de veto permet de gérer des situations délicates que nous avons déjà rencontrées :
- Le donneur d’ordre ne veut pas rencontrer une entreprise pour des questions de réputation/passif -> si on avait matché un RDV avec elle, sur place il nous aurait dit qu’il ne ferait pas le rendez-vous et nous aurait obligé à l’annuler… oui, ça arrive, c’est du vécu. On préfère anticiper et donner le rendez-vous à une autre entreprise que d’avoir un slot vide le jour J.
- Le donneur d’ordre peut juger que cette entreprise n’a pas les pré-requis pour travailler sur son projet et lui ferait perdre du temps. Idem, on se retrouverait face à un rendez-vous peut-être moins pertinent… mais dans ce cas, l’organisateur peut se nourrir des motivations données pour jouer son rôle d’intermédiation et convaincre le DO de lever son veto (en lui apportant une information qu’il n’avait pas).
Si le donneur d’ordre n’agit pas sur les points 1 ni 2 (pas de choix, pas de veto), alors les rendez-vous seront attribués sans contraintes particulière. On parle alors de participation PASSIVE du donneur d’ordre (il laisse venir). A contrario, on parlera de participation ACTIVE dans le cas où le donneur d’ordre se sera impliqué.

Une participation ACTIVE est idéalement souhaitée pour tous les participants. Dans la vraie vie, tous les participants n’auront pas le même degré d’implication et il faudra être vigilant lors de la préparation des rendez-vous. Identifier en amont les participants PASSIFS permet de mieux anticiper les planning vides ou mal remplis lors du matching.

6/ Préparation des rendez-vous

Nous y sommes. De nombreuses campagnes bien ciblées ont permis de consolider les actions de prise de rendez-vous et vous disposez à présent de tous les éléments nécessaires à l’organisation des plannings.

Avant d’appuyer sur le bouton magique, nous allons opérer un certain nombre de contrôles pour garantir le meilleur résultat. Voici la check liste :

Identifier les donneurs d’ordres ACTIFS et les donneurs d’ordres PASSIFS.
Pour les ACTIFS, peu de souci à vous faire car ils auront donné de la matière à organiser des rendez-vous qualifiés et normalement pertinents.
Pour les PASSIFS il faut être vigilant et vérifier :
- Qu’ils ont bien prévu de venir : le fait d’être PASSIF peut être un choix mais par expérience, chez certains nous pourrions l’interpréter par « je n’ai pas trop envie de m’occuper de cet événement, c’est mon N+1 qui m’a forcé à m’inscrire ».
  > Nous vous conseillons de les rappeler un par un pour vous assurer qu’ils ne vont pas se mettre en arrêt maladie ou avoir une réunion stratégique d’urgence le jour de l’événement… et qu’ils ont bien prévu de venir (même si ils n’ont rien fait sur la plateforme).
- Lorsque les choix entrants (entreprises -> donneur d’ordre) sont plus nombreux que 9, vous devriez appeler le donneur d’ordre et lui proposer de venir à deux ou à trois personnes (attention : il faut que le lieu qui vous accueille puisse absorber cette démultiplication de personnes). Ainsi, si un DO s’était inscrit tout seul et qui a reçu 27 choix de rendez-vous, nous pouvons imaginer activer 2 nouveaux plannings sur 2 de ses collègues pour que l’entreprise ait 3 agendas et puisse assurer 27 rendez-vous.
Identifier les participants sans choix émis ni choix reçus (des deux côtés : un donneur d’ordre avec des besoins très spéciaux comme de la soudure sous-marine en milieu hostile… ne trouvera pas forcément l’entreprise en face). Pour ces participants, le potentiel d’obtenir le moindre rendez-vous est nul ! Vous pouvez décider de lui « placer » des rendez-vous à la main (en identifiant des entreprises potentiellement intéressantes pour lui) ou convier le participant à renoncer à sa venue (on le prévient pour lui éviter la surprise d’arriver et de n’avoir aucun rendez-vous… c’est plus correct).
Cette règle peut aussi s’appliquer à ceux dont le potentiel est extrêmement faible… 1 ou 2 rendez-vous sur l’agenda… tout dépend de ce que vous proposez à côté (programme de conférences, ateliers, rencontres informelles tout de même intéressantes et du tarif de participation… quelqu’un qui ne paie pas acceptera peut être de venir pour 1 rdv mais si vous payez votre participation, vous y réfléchissez…)
Si le module a été activé, vérifier que les participants n’ont pas désactivé tous les créneaux de rendez-vous. En effet, il peut arriver qu’un participant ferme tous ses créneaux de l’après-midi alors qu’en fait il voulait des rendez-vous (et certains avaient fermé en pensant ne pas être là alors qu’à J-10 ils ont peut-être changé d’avis).
Vérifier que la plateforme est bien paramétrée :
- Heure de début, durée, et interlude des créneaux de rendez-vous
- Les lieux d’accueil des rendez-vous ont bien été provisionnés (soit chaque planning de donneur d’ordre est fixé à une table – le donneur d’ordre ne bouge pas, soit le système dispose de 30 tables qui pourront être utilisées pour placer les rdv – dans ce cas, le donneur d’ordre peut changer de table à chaque rendez-vous)
Point important pour éviter les loupés : vérifiez que chaque entreprise dispose bien d’un planning de rendez-vous actif. Dans certains événement complexes il peut arriver que nous demandions à chaque personne si elle souhaite faire des rendez-vous. Au sein d’une même entreprise, vous pourriez avoir le cas d’une structure dont personne n’a activé de planning… résultat : ils n’auront pas de rendez-vous alors que leur volonté première était tout autre. Il vaut mieux s’en rendre compte avant la phase de matching, surtout si la possibilité de faire des choix n’est activée que chez les personnes qui ont activé leur planning (souvent c’est le cas). Si le cas se présente, nous appelons cela un angle mort de conception. En effet, il existe des solutions pour obliger chaque entreprise à activer au moins 1 planning.
Autre point de vigilance : si l’évènement est payant, s’assurer que ceux qui n’ont pas encore réglé le fassent avant le matching, sinon, les prévenir qu’à défaut d’avoir reçu leur règlement, ils n’obtiendront pas de rendez-vous. On ne voudrait pas matcher des rdv qui ne seraient pas assurés par quelqu’un qui ne viendrait pas (pas payé = signaux faible de risque d’absence)

Interpréter les signaux faibles

Sur un événement, de nombreux signaux faibles peuvent présager d’un manque d’engagement d’un participant et conduire au constat qu’il ne viendra pas :

Une personne qui s’est inscrite à la toute dernière minute
Une personne qui n’a pas réglé ses frais de participation alors qu’elle est inscrite depuis plusieurs semaines
Une personne qui n’a pris ou accepté aucun rendez-vous
Une personne qui, malgré les relances email et téléphonique, n’a pas finalisé son inscription
Une personne qui a bloqué les emails reçus par la plateforme (ça peut être involontaire mais il vaut mieux appeler cette personne pour confirmer sa participation)
Une personne qui a rempli un profil avec « … » ou qui n’a pas très bien détaillé son profil (pas de logo, descriptif d’entreprise avec un simple lien vers le site internet…)

Les exports de données permettent de visualiser cela sous Excel avec des filtres. Nous conseillons d’appeler les personnes pour vous assurer de leur participation.

A présent que tout a été vérifié, que les anomalies ont été corrigées, que les plannings ont été activés selon les besoins : nous pouvons passer au matching des choix.

Matchmaking Studio permet de réaliser des simulations de rendez-vous dans le cadre de choix préférentiels matchés.

En effet, il existe une multitude de résultats possibles de composition de plannings. L’algorithme est très puissant et offre de très nombreuses options qui peuvent donner des résultats différents (du fait d’une dose subtile d’aléatoire dans certains cas).

Voici un exemple d’application de l’algorithme :

Si un donneur d’ordre dispose d’un seul planning et qu’il a reçu 13 choix pour 9 créneaux ouverts, les 9 heureux élus peuvent être différents d’une simulation à l’autre car, par défaut, l’algorithme :

Prend en compte le positionnement du choix (il commence par tous les choix position 1, puis 2 puis 3… en descendant, les choix appartenant à chaque niveaux sont appelés des couronnes de niveau)
Ne travaille pas que sur un seul planning à la fois mais sur tous les plannings. Ça veut dire que pour un donneur d’ordre donné, nous pouvons avoir 3 entreprises qui l’ont positionné en choix N°1 mais si ce donneur d’ordre est le 8^ème planning à être servi sur la couronne de niveau 1, il se peut que les 3 sous-traitants aient déjà obtenu des rendez-vous avant, avec un autre donneur d’ordre… ainsi, la disponibilité des 3 sous-traitants va varier d’une simulation à l’autre. Il peut arriver qu’un de ces 3 sous-traitant ait déjà un planning rempli à ce stade = le rendez-vous n’aura pas lieu car le sous-traitant n’est déjà plus disponible !
Va mélanger les choix d’une même couronne (les choix niveau 1 par exemple). C’est-à-dire que tous les participants qui ont un choix en position 1 dans leur liste sont tous en concurrence pour une des 9 premières places du planning. Pour éviter que l’algorithme attribue ces places aux mêmes personnes à chaque simulation, ces personnes sont mélangées pour rendre le jeu équitable.
Étudie toujours en premier les choix réciproques (si un donneur d’ordre a choisi un sous-traitant qui l’a choisi également). On considère en effet qu’un choix réciproque en double aveugle, même si c’est un choix niveau 1 d’un côté et niveau 8 de l’autre, sera toujours plus pertinent à réaliser qu’un choix unilatéral…

Attention : les règles ci-dessus sont celles par défaut mais l’algorithme étant extrêmement modulable, c’est vous qui définissez les règles du jeu. Par exemple, il est possible de :

Ignorer la réciprocité (ou de ne traiter que certaines couronnes, par exemple uniquement la réciprocité sur des choix de niveaux compris entre 1 et 3 : un réciproque 1 VS 5 ne sera alors pas interprété)
Ignorer la position des choix (moins conseillé surtout si les participants ont été informés que cette position avait de la valeur, lequel cas ils auront fait l’effort de trier leurs choix pour obtenir plus de chances sur tel ou tel donneur d’ordre… on leur enlèverai le bénéfice de cette action !)
Demander au système de n’interpréter que les choix des sous-traitant et d’ignorer ceux des donneurs d’ordres (qu’on matcherait plus tard en seconde passe pour remplir les trous dans le planning par exemple)
De nombreuses autres options sont disponibles : intégrer la date du choix ou de l’inscription dans les chances de matching : celui qui a fait des choix tôt ou s’est inscrit plus tôt aura un bonus à l’obtention…

Lorsque l’événement dispose d’un programme de conférences/ateliers en parallèle des rendez-vous, la plateforme aura pris soit de recueillir les choix de conférences/ateliers auprès des participants pour connaitre leurs « indisponibilités implicites ». En effet, sur Matchmaking Studio, si vous êtes inscrit à un atelier ou une conférence, les créneaux de rendez-vous concurrents sont automatiquement disqualifiés pour les rendez-vous, quel que soit le mode de prise de rendez-vous.

Pourquoi cumuler rendez-vous et conférences sur le même temps n’est pas toujours une bonne idée ?

TODO

lorsqu’une entreprise possède plusieurs plannings, les choix entrants portés vers l’entreprise peuvent être répartis sur les différents plannings de l’entreprise, aléatoirement. Ainsi, il se peut que sur 3 plannings, 2 soient pleins et le dernier plus clairsemé. Nos systèmes n’autorisent pas qu’un sous-traitant puisse rencontrer 2 fois la même entreprise (sur deux plannings différents). Donc même si un sous-traitant a 2 plannings et qu’il rencontre un donneur d’ordre qui en possède 3, il n’y aura sur les 5 plannings qu’un seul rendez-vous possible. Plus simplement : si votre collègue rencontre un collègue de l’entreprise en face, vous ne pouvez pas rencontrer quelqu’un de chez eux car il y aurait doublon de sujet (une option permet de passer outre ce blocage dans des cas particuliers où on autorise plusieurs collègues à rencontrer en face différents collègues d’une même structure).

A présent, nous matchons les choix et produisons nos premières simulations.

Nous pouvons découvrir à cette occasion que certaines entreprises ont été moins bien servies que d’autres : chaque cas devrait être étudié et il y a toujours une raison à cette situation.

Par exemple, un sous-traitant qui n’a pas été choisi par des donneurs d’ordres et qui n’a fait que 3 sélections ne peut pas espérer avoir plus de 3 rendez-vous ! Il peut même arriver qu’il n’en obtienne qu’un seul sur les 3 car, si 150 entreprises choisissent les mêmes donneurs d’ordres en position 1, 2 et 3, il y aura une très forte demande pour une offre de créneau limitée ! Ainsi, l’entreprise qui a choisi 3 donneurs d’ordres aura moins de chances d’obtenir ses rendez si les DO ont peu de plannings et si la concurrence envers ces 3 DO est forte. Prenons le cas d’une tête d’affiche qui est choisie par 150 entreprises en position 1 et que ce DO possède 3 plannings, il n’aura que 27 slots à offrir et ces places seront toutes prises par les sous-traitants qui l’ont choisi en position 1… seuls 27 d’entre-eux, sur les 150, auront une chance d’avoir un rdv avec ce DO… tous les sous-traitants qui ont fait un choix 2-3-4-5… n’auront même pas eu une seule chance car au moment de traiter ces couronnes, toutes les places ont déjà été prises par la couronne de niveau 1 !

Si vous avez compris ce qui se passe ci-dessus, vous aurez compris qu’il est important que les sous-traitants soient assez diversifiés et variés pour que tous les choix ne convergent pas vers les mêmes DO… le cas échéant, vous auriez à ramer fortement pour inciter le DO en question à venir à 10 personnes… c’est mission impossible et ça engendrerait de la frustration auprès des sous-traitants… il doit y avoir un équilibre réfléchi comme dans un écosystème. Une solution est de ne pas activer le système de préférence par position : on remet alors au hasard la distribution des rendez-vous en se basant uniquement sur le fait qu’il y avait un choix (absence de pondération) mais c’est dommage car certaines entreprises ont plus d’importance pour certains participants. Une solution idéale et ne pas avoir de trop grosses disproportions entre l’offre et la demande.

L’algorithme va prioriser les entreprises qui ont le moins de rendez-vous lorsqu’il va étudier une couronne de choix… mais cela peut ne pas suffire lorsque il y a une forte concurrence.

Dans certains cas, le faible nombre de rendez-vous sur un planning peut être dû au fait que les participants ont bloqué certains créneaux (à partir de 16h pour raisons personnelles = il ne reste plus que 5 créneaux potentiels… ce qui limite les choix de l’algorithme et entrainent des incompatibilités d’agendas plus rapidement sur ces participants)

Une fois vos simulations jugées satisfaisantes, nous allons les intégrer (fusionner) au planning général. C’est lors de cette action que nous confirmons tous les rendez-vous. Des modifications restent possibles en retravaillant certains plannings à la main avant ou après fusion.

7/ Préparatifs finaux

Nous approchons de la date de l’événement et il est à présent temps de se mettre en ordre de marche.

Côté participants

Tout au long du cycle de vie du participant nous avons collecté des informations et les avons enrichies en ajoutant des rendez-vous, des conférences et des ateliers.

Dans notre étude de cas, nous disposons de plusieurs cas de participation :

Le visiteur qui n’a ni conférence, ni atelier, ni rendez-vous (le touriste ou un membre de l’organisation/partenaire)
Le visiteur qui participe uniquement le matin (au moins une conférence et un atelier mais pas de rendez-vous)
Le participant, donneur d’ordre ou sous-traitant qui accompagne (pas de rendez-vous, peut-être des ateliers ou des conférences, ou pas)
Le participant, donneur d’ordre ou sous-traitant qui a des rendez-vous (et peut-être des conférences / ateliers, ou pas)

A chaque personne (=participant) nous remettrons un badge pour que la personne soit bien identifiée (sécurité, contrôle de l’accès à la manifestation, accès au déjeuner…). Au dos de leur badge, nous pourrons rappeler à chacune leurs choix de conférence / ateliers / rendez-vous sous forme d’un programme personnel résumé (niveau d’information léger). La face avant du badge pourra préciser le statut du participant (DO, ST, Staff, Partenaire, Visiteur…) et une couleur dominante sur le badge peut y être associé pour renforcer la visibilité des différents types de participants. Un code-barres ou un QR Code permettra également de gérer l’enregistrement de l’arrivée de chaque participant.

En complément, les personnes qui ont un planning de rendez-vous disposeront d’un planning détaillé séparé du badge dans lequel seront reprises plus précisément les informations suivantes :

L’horaire et la durée
Le lieu
Le type de slot : temps commun, conférence, atelier, rendez-vous
Le détail de l’atelier / conférenfce : titre, description rapide ou intervenants
Le détail du rendez-vous :
- Logo de l’entreprise
- Nom de l’entreprise
- Nom de la personne en charge du planning (interlocuteur pressenti)
- La fonction de cette personne
- Les informations contextuelles au choix dont est issu le rendez-vous (Que souhaite vous proposer le sous-traitant : REPONSE donnée lors du choix fait par le sous traitant, et/ou Quel sujet le DO veut aborder avec vous : REPONSE donnée lors du choix fait par le DO)

A noter que toutes ces informations relèvent d’un choix fait par l’organisateur : les documents sont ultra personnalisables et toutes les informations connues peuvent y être insérées (logo, lien internet, coordonnées…). C’est vous qui choisissez quoi restituer et comment les mettre en page.

Extra : il est possible de sortir, en plus du planning, une feuille pour chaque rendez-vous avec le profil détaillé de la personne à rencontrer et un espace de prise de notes… on parlera alors de Carnet de rendez-vous plutôt que de Planning de rendez-vous.

Côté organisateur

La plateforme met à disposition de l’organisateur de nombreux outils pour disposer d’une vue d’ensemble :

Grille des rendez-vous (par salle, par créneau)
Listing / tableaux des inscrits aux conférences / ateliers (pour les animateurs ou le pointage des participants inscrits)
Des outils numériques pour le jour J :
- Extraction des badges et plannings en lot (ou individuellement)
- Pointage des présences et départs
- Visualisation en temps réel des rendez-vous en retard/manqués/assurés
- Pilotage des plannings (pour les corrections, ajouts, annulations de rendez-vous)
- …

Actions

Nous passerons sur les aspects purement logistiques : préparation du lieu, mise en place de la signalétique, préparation des salles, des tables de rendez-vous, accueil du traiteur, briefing des intervenants et des équipes pour le jour J (qui-fait-quoi)… pour nous concentrer sur les actions à destination des participants.

Pour notre étude de cas, nous sommes à J-1 (ou plus tôt dans certains cas mais c’est vous qui décidez du timing) et nous allons à présent :

Informer les participants qu’on les attend demain en leur rappelant pour quoi ils viennent
Informer les partenaires, intervenants et autres personnes périphériques de leur mission sur l’événement
Préparer les badges
Préparer les plannings
Préparer notre stratégie d’accueil

Informer les participants

Cette action est souvent réalisée en fin de matinée, la veille mais peut avoir fait l’objet d’une pré-information dans la semaine qui précède (pour consolider les intentions de participer).

L’objectif de ce dernier email est de nous assurer qu’ils n’ont pas oublié, qu’il sachent bien à quelle heure et à quel endroit nous les attendons et éventuellement capter des annulations de dernière minute (jamais drôle mais autant le savoir la veille que sur place au dernier moment où nos possibilités sont plus limitées).

Pour notre cas, nous allons adresser un mail personnalisé à chaque participant et lui communiquer les informations suivantes :

Rappel du nom de l’événement, de la date en précisant que c’est demain (ne mettez pas juste « demain » car si la personne lit son mail le surlendemain matin elle pourrait penser qu’elle est dans les temps… alors qu’on sera le jour J…)
Rappel du lieu et de toutes ses particularités (parkings, accès limité, moyens d’accès bus/tram/metro…). Il est selon nous important d’y mettre un lien « itinéraire » pour que la personne qui reçoit le mail puisse rapidement se faire une idée du temps de trajet depuis son point de départ (rappel : on essaie de faciliter au mieux la venue, à l’heure)
Information sur les modalités d’accueil : on précise que le badge sera remis sur place (ou si vous leur faites imprimer/sur smartphone, on leur précise qu’ils devront impérativement venir avec). On peut expliquer à cette occasion comment se déroulera l’accueil (souvent « Nous vous attendons demain dès 8h30 pour un accueil café. Un badge vous sera remis dans la file correspondant à votre NOM DE FAMILLE – votre nom commence par un D, merci de vous orienter vers la file de gauche [A-K] dès votre arrivée. », ici le D est dynamique et propre à chaque participants… le nom de la file aussi ! notre système d’emailing est très puissant)
Information sur le programme : on leur rappelle les grandes lignes du déroulé de la journée. Selon la nature de votre événement, vous pouvez aussi leur communiquer leur planning de rendez-vous mais attention : en prenant connaissance de leurs rendez-vous, certains voudront soit les changer, soit ne plus venir car pas assez bien matchés pour eux… c’est un risque potentiel de devoir rematcher beaucoup de plannings à la dernière minute. On peut aussi leur dire « A cette heures, sauf désistements, vous avez actuellement 5 rendez-vous prévus sur votre planning de l’après-midi, compris entre 14:45 et 17:35 » pour les rassurer… là aussi tout est dynamique !
Informations générales : banalités ou dispositions spéciales (comme pendant la période COVID avec le pass sanitaire ou l’obligation du masque).

A l’envoi de ce mail, vous pourriez avoir des premiers retours de personnes qui ne viennent plus… ça vous laisse un peu de temps dans la journée pour essayer de traiter (si plannings de rendez-vous à modifier) avant l’édition des documents.

Assurez-vous que la boite mail soit lue après cet envoi. Beaucoup d’organisateurs ne sont plus joignable la veille pour cause d’installation du site de la manifestation mais certains participants nous remontent qu’ils avaient prévenu de leur absence lorsqu’on les contacte le jour J car ils n’ont pas récupéré leur planning…

Informer les partenaires et les équipes

Un mail sensiblement similaire rappellera aux équipes (staff, partenaires, intervenants) de leurs modalités de participation et d’accueil. Pour les intervenants, il peut être intéressant de leur réserver un accueil dédié par la personne qui s’est occupé d’eux pendant toute la phase préparatoire. Souvent ils auront des questions et des supports à mettre en place. Quelques fois ils arrivent 3 minutes avant leur intervention et font la queue au milieu des participants… on évitera cela au possible.

Extraction des documents

L’après-midi, une partie de l’équipe est souvent affectée à la préparation des documents.

Les badges sont vérifiés puis imprimé, pliés et mis sous étuis (ou autre). On veillera à laisser les cordons à part pour éviter les paquets de nœuds au milieu des badges.

Les plannings sont également contrôlés (horaires, lieux, présence de tous les créneaux…) et imprimés. Souvent une chemise par personne ou par entreprise est constituée. Ce dossier sera remis aux participants avec rendez-vous en même temps que leur badge (on y ajoutera quelques goodies utiles, de préférence ayant une utilité sur l’événement, comme crayons/stylos/carnets… pensez RSE…).

Quel support choisir pour les badges je jour J ?

Le choix d’un support pour le badge des participants devient un sujet sensible à l’heure où nous écrivons ces lignes. Voici les différents types de supports connus, avec les avantages et inconvénients :

Papier glissé dans étui PVC A6 (ce que nous avons retenu)
C’est la solution que nous utilisons le plus car elle offre de nombreux avantages. Une feuille A4 blanche est imprimée en recto sur une imprimante classique puis pliée en 4 pour devenir un A6. Elle est ensuite glissée dans un étui PVC transparent au format A6.
- Avantages : étui bon marché (mais il faut tout de même bien choisir la qualité), transparent sur les deux faces, hydrophobe, réutilisable (si bien nettoyé), facilement transportable. La feuille peut être facilement imprimée de n’importe où sur une imprimante classique.
- Inconvénient : à base de composés de pétrole (fossile). La feuille blanche laisse une marge technique d’environs 5 mm au pourtour
Papier glissé dans étui feuille cartonnée A6
C’est une solution alternative au PVC mais qui, à jour, apporte moins de service rendu. La feuille est toujours glissée dans un papier cartonné formant un étui après pliage/collage.
- Avantages : étui 100% recyclable issue d’une ressource durable
- Inconvénients : plus couteux, une seule face du document glissé exploitable, des marges de « retenue » de la feuille de 10 mm minimum, ne survit pas à l’eau (pluie, éclaboussures) et aux graisses laissées par les repas, l’encoche pour la boucle de tour de cou condamne le document qui est dedans (on ne peut plus le sortir si besoin de corriger)
Badge tout imprimé directement au format A6
Avec ou sans étui, le badge est imprimé sur une cartonnette et le tour de cou est bien souvent pincé (pince crocodile) directement dessus. Ce format est très intéressant car il offre la possibilité d’utiliser toute la surface et des découpes peuvent y être prévues (ticket repas en perforé, contours arrondis)
- Avantages : liberté de création, plusieurs matières et couleurs possibles, 100% recyclable
- Inconvénients : impossible à produire sur place (corrections, inscription de dernière minutes) si vous n’êtes pas équipé d’une imprimante spéciale A6 fort grammage (c’est rare et c’est un matériel assez onéreux pour un usage occasionnel)
Badge tissu
Se présente comme une étiquette autocollante, le matériau est conçu dans un matériau qui le rend indéchirable et semble résister à l’eau. Ce type de badge ne nécessite aucun support car il est directement collé aux vêtements
- Avantage : accessible et demande peu de logistique accessoire
- Inconvénients : une seule face exploitable, surface d’impression assez restreinte, ne peut pas être édité individuellement (sauf à jouer avec le positionnement sur la planche étiquettes), se décolle malgré tout assez facilement ou s’écorne car résiste mal au frottement, une fois collé si la personne met/enlève le manteau/gillet/pull l’information n’est plus visible, pas toujours simple à produire sur place
Porte étiquette/carte
Épinglé sur une veste, ce type de support est souvent composé d’un étui PVC muni d’une épingle à nourrice au dos.
- Avantages : réutilisable, pratique si on a juste le nom à afficher, résiste à l’eau (pluie), possibilité de glisser une étiquette
- Inconvénients : à base de composés de pétrole (fossile), abime potentiellement les vêtements délicat (trou de l’épingle et manipulations/frottement qui l’élargissent), souvent un format assez petit laissant peu de place à l’information, nécessite de tout même produire un document à introduire qui devra être à massicoté
Carte plastifiée
Se présente en différents formats. Cette carte est très résistante et peut contenir autant d’informations que sur un A6 en recto verso. Elle vient se clipser à un tour de cou pince crocodile.
- Avantage : grande facilité de stockage, résistante à l’eau et indéchirable, adaptée pour des événements de plusieurs jours, possibilité d’intégrer des technologies (NFC, puces, piste magnétique), assez couteux.
- Inconvénients : à base de composés de pétrole (fossile), nécessite un matériel spécial sur place pour la fabriquer

Bien sûr, tous ces documents sont dématérialisables : un badge avec QR Code peut devenir un billet d’entrée PDF à présenter sur le téléphone. Un planning peut être communiqué en amont au format PDF (charge à son destinataire de faire le choix de l’imprimer ou non).

8/ Définir la stratégie d’accueil

L’accueil des participants est un moment critique sur les événements. Un sous-dimensionnement, une mauvaise signalétique, un accès au bâtiment compliqué, un manque de préparation ou d’anticipation : vous avez la recette d’un petit désastre.

Conseils

Lorsqu’on accueille 50 personnes, il est possible d’envisager une simple table et une seule file. Lorsqu’on accueille un flux de 100/300/1000 personnes nous devons raisonner autrement.

Voici quelques principes de base à prendre en considération :

Une arrivée massive demande de la place pour toutes les personnes qui sont en attente d’être traitées. Plus elles sont nombreuses, plus l’attente est longue. Si le hall fait 20 m2 ou moins, c’est la catastrophe assurée surtout si elles arrivent toutes en même temps (imaginez les devoir rester dehors dans le froid et sous la pluie car la place manque à l’intérieur).
Lorsqu’une foule se presse, les personnes de la foule ne voient plus rien. Par contre, elles peuvent lever la tête, donc : si possible, prévoyez de l’affichage en hauteur, au moins à 2m50 ou plus !
Sur le principe précédent… comme les personnes ne voient rien, elles font n’importe quoi… elles n’arriveront pas à atteindre l’endroit exact où on les attend (oui, elles ne voient rien donc elles ne peuvent pas s’orienter). Nous vous conseillons de mettre en place des potelets pour les guider dans une ou plusieurs longues files avec une information au début de la file (idéalement en hauteur). Pensez au modèle de l’enregistrement en serpent dans un aéroport ou dans les parcs d’attraction. Évitez les files uniques de potelets qui font seulement 3 mètres de long (comme dans les supermarchés avant d’accéder aux caisses automatiques…) c’est ridiculement trop petit et votre effort de canalisation sera vain si une foule s’amasse tout de suite à l’entrée de la file déjà pleine avec 5 personnes.
Qui dit foule dit incivilités (volontaires ou pas) = inutile de créer de la tension entre les participants, prévenez toute situation qui pourrait vous y conduire (valable aussi lors de l’accès au déjeuner, aux conférences…)
Évitez également tout obstacle sur le passage des participants (c’est parfois compliqué mais il en va de la sécurité des personnes : pas de câbles, même avec des passe-câbles car les participants peuvent glisser dessus ou buter dessus)
Prévoyez des personnes au « pré-dispatch » : si vous le pouvez, demandez à une ou deux personnes de l’équipe de se positionner dès l’entrée du bâtiment pour accueillir et tout de suite donner la consigne d’accès aux files d’attente… le participant sera ravi d’avoir face à lui un visage souriant et de savoir tout de suite où aller sans se tromper. Astuce : Profitez-en pour leur donner un flyer du programme (sur de gros événements) qu’ils liront pendant l’attente.

Cela étant dit, passons au choses concrètes.

Sur notre événement nous attendons jusqu’à 250 personnes et elles arriveront pour la plupart en même temps sur une période de 30 minutes pour la conférence d’ouverture.

Qui peut le plus peut le moins : nous partons sur une organisation de l’accueil optimale.

Le principe est simple : disposer d’un entonnoir d’accueil où les personnes s’orienteront naturellement (par leur nom de famille) [encadré : pourquoi un accueil par le nom de la société est une mauvaise idée]. Les deux personnes au pré-dispatch assurerons la fluidité attendue en annonçant « Bonjour, bienvenue, suivez la file selon votre nom de famille ». Rapide et précis, en principe cela fonctionne plutôt bien.

Pour 250 personnes, 3 personnes peuvent suffire à la distribution des badges (avec plus de personnes, vous avez plus de confort mais il faut de la place) :

2 files A-J et K-Z (à déterminer selon les inscrits que vous avez pour avoir a peu près 50/50)
1 personne pour chaque file + 1 personne entre les deux qui pourra faire l’une ou l’autre selon la charge. Leur mission : demander le nom de famille et trouver le badge classé entre les intercalaires placés pour chaque lettre (important pour trouver rapidement les badges et ne pas perdre de temps !)

C’est un sujet délicat mais lorsque vous choisissez les équipiers qui s’occuperont de la remise des badges, tentez de vos assurer que les personnes ne souffrent pas de dyslexie/dysorthographie car ce sera un moment très pénible pour elles et assez délicat pour les participants. Une astuce peut consister à demander « qui est volontaire pour trouver rapidement les badges classés par ordre alphabétiques à l’accueil »… une personne atteinte de ce trouble évitera de se porter volontaire. Nous avons déjà rencontré ce type de difficultés avec des jeunes chargés de l’accueil… certains participants n’étaient pas très compréhensifs… nous avons pu les affecter à d’autres missions où ils étaient plus à l’aise.

Une fois le badge récupéré, vous pouvez scaner le badge et le remettre au participant.

Il n’est pas rare que les personnes qui donnent le badge le scannent en même temps par économie de personnel et de temps mais cela les oblige à executer 2 tâches et ralentit le processus d’accueil. Sur de gros événements, on déportera le scan en aval lorsque le volume de participants est beaucoup plus grand car il est plus rapide de scanner que de trouver le badge : on peut avoir 2 fois moins de personnes au scan qu’à la remise du badge et la personne affectée à la distribution du badge n’a plus qu’une seule tâche à accomplir = elles est plus rapide (impression de fluidité perçue par le participant).

A noter qu’il faudra aussi distribuer le planning aux personnes qui ont un rendez-vous prévu l’après-midi… là aussi vous pouvez décider de :

tout donner en même temps (allongement de la durée de traitement d’un participant car on ajoute une tâche supplémentaire). A cet effet, on peut par exemple mettre une pastille de couleur imprimée sur le badge de ceux qui ont un planning à récupérer… on sait alors que le badge est à donner avec un planning (économie de recherche).
organiser un deuxième accueil en aval (entre le badge et le scan) avec une signalétique « Récupérez ici votre planning / carnet de rendez-vous » (oblige le participant à faire deux fois la queue… à n’utiliser que si la place manque sur le premier accueil, nécessite une ou deux personnes en plus…).
faire un accueil spécial pour ceux qui ont des rendez-vous (non conseillé car la personne, des fois, ne sait même pas qu’elle a des rendez-vous ou pense que c’est le collègue qui les a… elle pourrait passer devant sans récupérer son planning)

Pour avoir expérimenté les 3, nous vous conseillons d’opter pour la remise du kit complet en une seule fois ET de scanner directement le badge avant de les tendre au participant. Cela nécessite que l’espace d’accueil soit soigneusement agencé ! Dans ce cas, on positionnera 2 personnes aux badges devant et 2 personnes aux plannings derrière elles (plannings disposés sur de grandes tables) : pendant que les premières cherchent le badge, les deuxièmes ont entendu le nom de famille et cherchent le planning en même temps. Si l’espace est assez bien dimensionné (grand et pensé pour cette double action) et que les documents sont bien classés, le badge et le planning devraient être trouvés en même temps (recherche en parallèle) et tendus au participant assez rapidement !

Voici deux configurations d’accueil de masse :

Rien ne vous empêche de faire 2 accueils, un pour les donneurs d’ordres et un pour les entreprises / visiteurs… mais attention car dans notre étude de cas, un donneur d’ordre est aussi une entreprise et pourrait se tromper (ça arrive que les personnes ne sachent pas qu’elles sont des donneurs d’ordres car c’est le N+1 qui a géré la participation et eux, ont simplement été envoyés sur l’événement sans être trop briefés… là aussi, dans ce cas, l’organisateur aura sa part de responsabilité : on peut aussi communiquer à J-1 spécifiquement aux donneurs d’ordres et aux sous-traitants… c’est souvent le cas pour leur transmettre des informations spécifiques, la plateforme le permet).

9/ Je jour J

Tout a été pensé et anticipé : c’est parti.

Tous les organisateurs le savent : le jour J c’est le jour le plus long de notre vie.

Pour les personnes à la manœuvre depuis le tout début du projet, c’est le moment où le projet prend vie.

Avoir déjà été confronté à cela est un vrai avantage pour attaquer cette journée avec une relative sérénité.

Un principe devenu une doctrine : dans l’événementiel, la seule chose qui soit constante c’est le changement ! En d’autres termes : la seule chose dont on soit sûre, c’est que rien n’est sûr. Tout peut arriver et c’est à l’organisateur de gérer, de s’adapter et notre mission prend tout son sens : accompagner quoi qu’il arrive le changement et les participants !

Il arrive aussi que tout se passe comme prévu 😉

Avant l’ouverture des portes

Avant d’ouvrir vos portes, vous devez vous assurer que tout ce dont vous avez besoin est bien présent sur site. Un tour des lieux s’impose pour relever les premiers manquements (fléchage, tables, portes ouvertes ou portes fermées qui ne le devraient pas, l’accès Wifi au qui n’est pas opérationnel…)

Vous déléguerez à la bonne personne de votre équipe le soin de solutionner ces petits manquements (prévoyez que cette personne vienne au rapport à une heure donnée : si les solutions n’ont pas été trouvée, on passe au plan B).

Le talkie-walkie est votre ami. Bruyant, inaudible mais toujours actif… miser sur le téléphone portable est une mauvaise idée car soit vous ne l’entendrez pas, soit vous l’aurez posé sur un coin de table et ne l’aurez pas avec vous, soit il finit par être à court de batteries ou, plus souvent, vous êtes au téléphone avec les prestataires extérieurs et personne n’arrive à vous joindre !

Assurez-vous que les premiers temps du programme sont en place (intervenant, sonorisation, écran, sécurité de la salle…) et que l’accueil café/thé est dressé (ou en cours).

Assurez-vous également que le point d’accueil est opérationnel : badges classés déballés et en place, cordons détachés et soigneusement étalés pour éviter les nœuds, plannings disposés sur les tables par paquets de lettres (pour rappel : première lettre du nom de famille de celui qui va le récupérer). Assurez-vous aussi que le scan est en place : internet, ordis, appli mobile synchronisée, chargeurs de batteries branchés, courant opérationnel… et réalisez un test sur vos propres badges pour vous assurer que tout fonctionne.

Le briefing opérationnel
A présent, vous pouvez réunir votre équipe et briefer tout le monde.

Pour cet exercice, il est important de comprendre un point : tout le monde ne retiendra pas ce que tout le monde doit faire !

Vous aurez préalablement prévu un document personnel qui s’adresse à chacun de vos coéquipiers. Ce document doit contenir :

Un rappel du programme et des horaires à tenir pour chaque élément du programme (repère temps)
Un plan des lieux et une bonne indication du point d’accueil qui sert souvent de point de repère (le « vous êtes ici » sur un plan embarqué n’a aucun sens ;-)). Pensez à indiquer les lieux utiles, dans notre cas : point d’accueil et entrée du bâtiment, salle de conférence, salle des ateliers, salle des rendez-vous, espace pauses/déjeuner, TOILETTES et tout autre repère jugé utile (caractéristique singulière des lieux, point info, espace détente…) (repère spatial)
La liste des personnes du staff et des personnes qui gravitent autour de l’organisation (intervenants, VIP, partenaires impliqués le jour J…) avec :
- Mention « NE PAS PERDRE, NE PAS JETER A LA POUBELLE, NE PAS LAISSER ACCESSIBLE ». Attention : la liste contenant des coordonnées souvent directes (mobile) il est crucial que ce document reste en votre possession même à la fin de l’événement !!! Nous avons trop souvent retrouvé ces listes dans les poubelles ou abandonnées sur les desks d’accueil à la mercie de n’importe quel participant qui y verrait une opportunité… précisez au briefing que vous voulez récupérer les dossiers ou prévoyez un endroit sécurisé pour les déposer.
- Nom prénom / structure / fonction
- Téléphone et/ou canal du talkie-walkie
- Statut (organisateur, partenaire, prestataire, intervenant sur temps X, VIP/élu…)
Un tableau de qui-fait-quoi-quand
Chaque personne lira sa propre ligne et si elle souhaite savoir ce que fait Sabrina l’après-midi elle pourra visualiser qu’elle est affectée à la supervision de la salle de rendez-vous au premier étage.
Si vous l’avez prévu : un rappel des commodités (hôtels & restaurants à proximité, bus, tram, metro, taxis pour venir/repartir…) pour que chacun soit en mesure de renseigner les participants

Ce document aura été envoyé en amont aux personnes intéressées mais par expérience, même muées de bonne intentions, peu en auront pris connaissance.

Pour le briefing c’est à vous de jouer (avec un maximum de bienveillance et d’empathie).

Commencer par distribuer le dossier à chaque personne pour vous assurer que tout le monde est bien là. Ensuite, rappelez dans les grandes lignes ce qui va se passer à court terme (dans quelques minutes on ouvre les portes, l’accueil va être sur-sollicité et le café devra être en place, ensuite on enchaine avec la conférence, nous serons tranquilles jusqu’à 10h50 pour la pause… la suite, vous la trouverez dans le programme et dans votre planning d’affectation).

Ensuite, prenez appui sur le tableau des qui-fait-quoi-quand pour explicitement dire à chaque personne « tu es affectée ici et tu vas gérer ça jusqu’à telle heure ».

On rappelle à cette occasion que chacun doit tenir sa position et attendre son relais pour passer à la mission suivante (si un relais est prévu)… la ponctualité sera importante car si une personne n’est en place à l’heure prévue, souvent la personne qu’elle libère ne peut pas l’être à son tour et c’est toute l’organisation qui vacille (le talkie-walkie sur canal général peut rythmer les rotations de postes).

Si des soucis n’ont pas été réglés, attribuez vite la mission à vos équipiers et demandez leurs un rapport à heure H.

Si un moment est jugé sensible sur la journée, informez vos équipiers du côté sensible (arrivée à 9h de l’élu du territoire, ou attention, pour le déjeuner, personne ne doit pouvoir accéder à la salle avant 12h30 : les portes doivent rester fermées, ou attention ils n’auront qu’une heure pour déjeuner, à 13h30 les rendez-vous commencent -> Simon tu es chargé de battre le rappel à 13h15 au micro, c’est important pour ne pas retarder les rendez-vous, etc…)

Terminez le briefing par « quelqu’un a des questions ? ». Une question peut soulever un point qui a été oublié ou qui n’est pas clair… et peut générer de nouvelles tâches à accomplir en urgence 😉

Ouverture des portes

Tout le monde est à son poste.

Des participants attendent déjà dehors : on ouvre et c’est parti.

Comme pour le pré-dispatch, il peut être opportun de mobiliser les personnes qui n’ont pas de mission logistique urgente à accompagner les premiers participants pointés pour s’assurer qu’ils n’ont pas de questions ou pour les orienter vers le café. A ce stade, tout doit bien se passer. L’accueil traite les arrivées et les participants vont prendre un café.

A 8h55 nous invitons au micro tous les participants à rejondre l’auditorium pour la conférence. Dans le choix de votre lieu, pensez à ce moment précis : il faut être équipé en sonorisation générale pour interpeler les participants et les couper dans leurs échanges conviviaux du café/thé. Ils doivent bien entendre et comprendre les instructions pour ne pas retarder le programme.

La conférence

Une conférence somme toutes classique.

Nous vous conseillons de commencer par un rappel de la journée (« vous serez avec nous dans cette salle jusqu’à 10h50. Après une courte pause-café, vous rejoindrez vos ateliers. Pour ceux qui ne participent pas aux 2 sessions d’ateliers, vous avez à votre disposition un salon lounge-business pour vous poser ou échanger avec les autres participants. A 12h30 nous irons déjeuner mais attention : reprise du programme à 13h30 pour les sessions de rendez-vous, attention on vous invitera au mirco à 13h20 à vous préparer, entre deux rendez-vous vous avez le lounge-business à votre disposition. ») et vous enchainez.

Attention : plus facile à dire qu’à faire mais ASSUREZ VOUS que les intervenants respectent bien le timing prévu (surtout les élus) ! Le moindre dépassement même de 10 minutes privera les participants de la pause ou viendra amputer le temps des ateliers. Idem si le déjeuner prend du retard les participants qui feront probablement un passage par les WC ne pourront pas être à leur rendez-vous de 13h30… [encadré : comment faire face au retards du programme, trucs et astuces]

Les ateliers

Pour rappel, les participants ont pu choisir leurs ateliers. Certains qui n’y ont pas trouvé leur compte ont pu ne rien choisir… si la place le permet, rien ne les empêche d’assister à une session au dernier moment… pour les autres ils patienteront jusqu’au déjeuner et iront traiter leurs emails dans l’espace lounge-business. Là aussi, attention au timing avec les intervenants sur les ateliers…

Pendant ce temps les équipes sont au calme et se réorganisent pour faire face au rush du déjeuner… coordination avec le traiteur, achalandage du point boissons, préparation des litres de café…

Déjeuner

Nous avons fait le choix d’un placement libre sur de grandes tables de 8 personnes… les participants arrivent, passent au « buffet » récupérer un plateau et retournent s’assoir où ils le souhaitent.

Vous pouvez prévoir des tables de différentes tailles : tables rondes, grandes tables rectangulaires 12 personnes, manges-debout… chacun constituera son groupe selon les besoins.

Limitez les déplacements pour limiter la perte de temps : le plateau repas complet contient tout ce qu’il faut dès le départ. Prévoyez de l’eau sur les tables. Pour le vin et autres boissons (si prévus) ils pourront rejoindre un buffet-bar où souvent le traiteur met à disposition un serveur qui assure le service.

A 13h15, Simon entre en scène et sonne la fin du déjeuner. Bien sûr, les échanges conviviaux ne s’arrêteront pas immédiatement et il sera bon de faire un rappel à 13h20 puis 13h25 pour les irréductibles en insistant sur le fait qu’il ne reste plus que 5 minutes avant le début du premier rendez-vous « vérifiez votre heure de premier rendez-vous au dos de votre badge s’il vous plait ». C’est souvent là qu’on voit déguerpir une ou deux personnes en s’excusant de partir comme un voleur auprès de son interlocuteur du déjeuner.

Certains sous-traitants pourraient avoir un premier rendez-vous qui débute plus tard. Dans ce cas, pensez au fait que, même si dans la salle certains ont des rendez-vous, tous n’en ont pas à 13h30 précises. La salle pourrait être occupée jusqu’à 14h, au delà, on les invite à se rendre dans le lounge-business.

Les premiers départs

Du fait de notre organisation, certains participants vont commencer à quitter les lieux (ceux qui ne sont venus que pour la matinée et qui n’ont pas de rendez-vous l’après-midi.

Vous pouvez reprogrammer les dispositifs de scan d’une ou deux personnes pour pointer les départs afin de connaitre le comportement de vos participants.

Ainsi, en positionnant 1 ou 2 personnes à la sortie (avec leur téléphone avec l’appli Matchmaking Studio) vous pourrez :

Récupérer les badges
Prendre la température « Alors ? Tout s’est bien passé ? La matinée était intéressante ? Vous avez trouvé des réponses à vos questions ? »
Scanner le départ du participant et disposer à posteriori d’une stat de durée de présence (qui vous permettra d’adapter la prochaine édition si vous constatez certaines choses)
Prévenir les personnes qu’elles recevront un questionnaire de satisfaction avec très peu de questions et que vous avez besoin de leur avis. (vous pouvez aussi leur faire remplir un questionnaire papier sur place OU même leur faire répondre à des questions en flashant des QR Code réponses sur un totem questions/réponses, c’est très ludique)

Les rendez-vous d’affaires

Nos participants ont découvert leur planning de rendez-vous le matin. Certains seront arrivés dans la matinée, d’autres pourraient arriver juste pour les rendez-vous en début d’après-midi tout dépend des instructions que nous leur avons donné.

Nous maintenons toutefois le point d’accueil avec 1 seule personne jusqu’à 16h pour être sûrs… il n’est pas rare de tout remballer et d’avoir un participant qui arrive alors que tout est rangé… l’expérience nous fait dire de ne rien ranger tant que la dernière minute n’est pas achevée (à adapter si vous savez que plus personne ne peut venir après une certaine heure… mais prudence).

Juste avant le début des rendez-vous, nous devons nous assurer que toutes les personnes qui avaient un planning de rendez-vous sont bien présentes. Les absents seront rappelés par une ou deux personnes (selon le volume d’absents) pour savoir où elles sont. Il se pourrait que certaines ne répondent pas ou nous disent qu’elles ne viendront plus… dans ce cas, et si elles sont peu nombreuses, nous pourront traiter informatiquement leur absence et ré-éditer les plannings avec un rematch des rendez-vous entre personnes présentes (certains choix n’avaient pas été validés – faute de disponibilité : les absences recréent cette disponibilité et peuvent conduire à reboucher les trous laissés par les désistements… mais attention, un rematche peut engendrer une modification de nombreux plannings…).

Il conviendra alors d’aller rapidement prévenir les personnes qui viennent peut être de gagner un rendez-vous sur 13h30… la sonorisation de la salle de restauration est alors un équipement appréciable.

Bobologie

Pendant la première partie de la journée, des participants peuvent venir nous voir car ils ont un rdv isolé en fin de journée ou parce que finalement ils doivent partir dès 16h30… tous ces cas peuvent être étudiés et traités. En général, les plannings sont calculés sous la contrainte des informations connues au moment du calcul… on ne peut pas faire grand-chose mais nos équipes arrivent parfois à trouver une solution (décaler un rdv d’un participant A pour avancer un rdv d’un participant B). Là aussi, nous essayons de servir au mieux le participant sous réserve que ce soit encore possible.

Ce sont toujours des opérations un peu délicates et qui nécessitent d’être au calme et de prendre le temps de bien faire les choses : pour pouvoir traiter ces cas, il faut être bien formé à l’outil et il ne faut pas avoir une file de 30 personnes qui ont un soucis…

Surveillance des retards / gestion des absences

Les sessions de rendez-vous débutent.

Il peut arriver qu’un participant soit en retard : nous nous rendons à la table de la personne qui attend seule et scannons son badge pour connaître son planning et découvrir qui lui fait défaut (grâce à notre application « Pilotage planning »). Une fois la personne identifiée, nous l’appelons (micro, téléphone) pour la faire venir.

Traitement des départs

Il arrive que des personnes nous fassent faux-bond en cours de session… là aussi, nous essayons de trouver des solutions mais souvent il n’y a rien à faire pour les retenir et nous devons simplement informer les participants qui ont des rendez-vous avec ces : dans ce cas, nous demandons à l’indélicat si il accepte de communiquer ses coordonnées à ses futurs rendez-vous pour leur permettre de le recontacter le lendemain… la plateforme permet de traiter ces cas (envoi d’email ou de SMS aux participants qui perdent un rendez-vous à venir).

Fin de la manifestation

L’événement touche à sa fin. Dans cette étude de cas nous n’avons rien prévu en fin de manifestation car notre volonté était de ne pas faire durer les rendez-vous trop tard. [encadré : pourquoi il faut éviter de faire durer les rendez-vous après 17h].

De ce fait, à 17h30 il est trop tôt pour un cocktail et du fait de notre format, une bonne partie des participants sont partis après le déjeuner. En principe la journée se termine avec quelques participants qui traînent un peu pendant que nous commençons à ranger le matériel et le mobilier.

Prévoyez dans vos missions que quelques coéquipiers s’engagent à rester vous aider (lorsque les contraintes familiales le leur permet) ou des partenaires impliqués.

Certains organisateurs envoient immédiatement le mail de remerciement avec le questionnaire de satisfaction. Pour notre part, nous ne l’enverrons que demain matin car nos participants sont sur le retour et ne repasseront pas forcément au bureau après cette longue journée qui peut avoir été intense pour eux.

L’après événement

L’heure du bilan a sonné. Nous sommes au lendemain de l’événement et notre première action sera de transmettre un email de remerciements contenant un lien de reconnexion à la plateforme pour remplir un court questionnaire de satisfaction [encadré : comment concevoir un questionnaire de satisfaction efficace]. Selon la nature de votre événement, un ou plusieurs modèles peuvent être prévus (un spécifique aux DO, un autre spécifiques aux ST).

La plateforme, grâce au système de scan, pourra vous dire « qui » est venu pour la matinée seulement ou pour toute la journée. Ces données peuvent aussi vous renseigner sur « qui » a manqué ses rdv en étant absent.

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