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Comment organiser un speed-dating ou un networking ?

Généralités

De quoi s’agit-il ?

Le networking est un format d’événement qui permet de démultiplier les rencontres au sein d’un groupe de personnes, dans un temps souvent limité (de 1 heure à quelques heures).

Ce format est très apprécié pour favoriser la prise de contact entre personnes qui ne se connaissent pas ou peu. Le networking peut allier performance et qualité lorsqu’il est bien préparé.

La particularité du networking réside dans le fait que plusieurs personnes sont placées par groupes autour de plusieurs tables et qu’à chaque tour, les tablées sont éclatées et recomposées de façon unique. C’est rapide, dynamique, performant et garanti sans doublons de rencontres.

Vocabulaire

Networking, speed dating, business dating, speed business dating, maillage (Canada), réseautage… voici les quelques dénominations qui renvoient souvent à ce concept de rencontres par petits groupes, autour d’une table, en réalisant plusieurs tours de tables.

A noter que beaucoup emploient le terme Speed Business Meeting dans le cadre de conventions d’affaires (en face-à-face) par abus de langage.

En générale Speed Dating renvoie à du « one-to-one » (rendez-vous en face à face) alors que Speed Meeting renvoie à du « one-to-many » (rendez-vous à plusieurs).

Nous utiliserons également les termes suivants dans le contexte d’un networking :

Tour de table : chaque personne autour d’une table prend la parole, à tour de rôle, pour se présenter jusqu’à ce que tous les participants aient parlé.

Tour : un temps défini (5 à 20 minutes) pendant lequel les tours de table ont lieu (= créneau, session)

Plan de table : planification du placement de chaque participant à chaque tour

Challenge

Habituellement, un rendez-vous classique se réalise entre 2 personnes qui se rencontrent de part et d’autre d’une table pour évoquer un sujet d’échanges.

Lorsqu’un individu doit rencontrer 5 personnes différentes, il lui faut alors trouver 5 moments (créneaux) pour rencontrer successivement les 5 personnes et assurer 5 rendez-vous.

Le networking permet de rencontrer beaucoup plus de personnes sur ces 5 mêmes créneaux et optimise ainsi le temps et l’énergie dépensée par chacun pour un résultat plus intéressant.

Solution apportée

Toute la puissance du networking réside dans le fait qu’un individu peut rencontrer en même temps 4/5/6/7 personnes autour d’un même sujet ou d’une même thématique (bien souvent, il s’agit de présenter son activité aux autres personnes). Bien sûr, on ne peut pas rencontrer 5 fournisseurs d’un même produit en même temps et parler stratégie, tarifs ou conditions d’achat : le sujet des échanges doit surtout porter sur l’offre et le besoin, pas sur la négociation commerciale.

Lorsque toutes les personnes de la table se seront présentées et auront échangé, nous enverrons cette personne à une autre table où elle découvrira 4 nouvelles personnes. Si nous répétons ce changement de table plusieurs fois, il n’aura fallu que 5 créneaux pour rencontrer 20 personnes. Après 10 tours, cette même personne aura rencontré 10 x 4 = 40 personnes ! Toutes les personnes qui participent à un networking auront le même privilège.

C’est ce côté « parallèle » qui donne tout son sens à cette organisation (tout le monde profite de l’optimisation).

Autre performance du networking : à chaque créneau, personne ne croise la route d’une personne déjà rencontrée précédemment (pas de doublons, unicité des rencontres). C’est là toute la magie du networking organisé : c’est très efficace car on ne perd pas de temps à réécouter plusieurs fois les mêmes personnes.

Pour quel usage concret ?

Les networkings sont employés dans de nombreuse situations. Toutes ont en commun de viser un maximum de mises en relation entre les participants présents.

Voici quelques exemples de networkings appliqués : pour chacun l’objectif est de réaliser plusieurs tours successifs :

  • Job Dating / Apprenti Dating / Stage Dating : il peut y avoir 1 recruteur qui reçoit en même temps 4 candidats (mais il est aussi possible d’utiliser la forme basique du networking : 1 candidat VS 1 recruteur à chaque créneaux)
  • Speed dating matrimonial : 1 personne rencontre 1 autre personne à chaque tour et effectue sa sélection/notation, l’évaluation du rendez-vous permettra à l’organisateur d’informer les personnes qui se sont réellement trouvées et qui souhaitent aller plus loin.
  • Speed Meeting territorial : les tables sont constituées de X chefs d’entreprises qui partagent au moins un point commun : leur situation géographique, leur zone d’activité, leur proximité
  • Speed Meeting sectoriel : les tables sont constituées de X chefs d’entreprises qui partagent au moins un point commun : la filière ou le secteur d’activité. Il peut s’agir de brasser des entreprises d’une même filière (amont/aval) ou d’un même secteur d’activité (création de synergies, confrontation de concurrence, identification des différents métiers / produits / services au sein d’un même secteur d’activité…)
  • Speed Meeting thématique : les tables sont constituées de X professionnels qui échangeront sur une thématique imposée, souvent un sujet défini par l’organisateur. Il peut s’agir d’une problématique transversale ou d’un sujet qui concerne toutes les personnes présentes (par exemple : économies d’achats, sourcing local, co-traitance…).
  • Networking de séminaires commerciaux : plusieurs commerciaux (d’une même entreprise ou non) se rencontrent à plusieurs pour une activité (activité sportive, atelier, groupe de travail) ou pour faire des jeux de rôles (formations). Ici, l’intérêt est de composer des groupes uniques à chaque tour.
  • Networking interne : les personnels des différents services d’une grande entreprise sont brassés pour apprendre à se connaitre (par exemple si l’entreprise dispose de filiales ou de sites dispersés sur un territoire). Il est possible d’associer à ces rencontres un sujet d’étude/débat (remontées de problématiques terrain ou internes, brainstorming sur les projets de la maison mère…)
  • Networking sportif : le système est détourné pour constituer des équipes différentes à chaque match… les vainqueurs peuvent être déterminés au score average. L’intérêt étant d’évaluer la performance d’équipes mixées à chaque rencontre et d’en tirer des leçons (points forts, points faibles, cohésion d’équipe, confrontation des caractères meneurs/suiveurs…).
  • Networking brise-glace : même principe mais utilisé, par exemple, sur les salons pour que les exposants apprennent à se connaitre la veille ou pendant un temps spécial dédié sur le salon. Applicable à beaucoup d’autres sphères (rencontres parents d’élèves, associations, communautés, mariages…).
  • Networking gastronomique : il s’agit d’un dérivé du networking où les tours sont réalisés sur les temps d’un diner ou d’un déjeuner : apéritif / entrée / plat / dessert / café. Ce dispositif nécessite une logistique traiteur/restaurateur très étudiée mais se révèle être une animation très appréciée.

Qui organise ce type de manifestations ?

Voici quelques types d’organisateurs qui utilisent le networking comme outil d’animation, de recrutement et/ou de développement :

  • écoles, centres de formation, groupement d’employeurs
  • organismes dont la mission tourne autour de l’emploi (Pôle Emploi, agences d’intérim…)
  • territoires (mairies, communautés de communes, agglomérations, métropoles)
  • institutionnels (chambres de commerces, chambres de métiers, chambres d’agricultures, départements, régions…)
  • pôles de compétitivité, structures d’accompagnement
  • grand groupes, grandes écoles, universités
  • groupements d’entreprises, fédérations
  • clubs sportifs (pour leurs clubs partenaires ou pour leurs joueurs)
  • agences d’événementiel (pour leurs clients)
  • agences de rencontres ou des sites de rencontres

CAS PRATIQUE

Présentation du cas

Cet article propose un exemple d’organisation pour un Speed Meeting Territorial de 45 personnes (chefs d’entreprises, directeurs(trices)) qui se rencontrent pendant une durée de 1h30 en afterwork (en fin de journée). L’objectif de cet événement est de créer du lien sur une zone d’activité. Selon les cas, ce qui est expliqué ci-après peut ne pas correspondre à votre besoin ou à vos contraintes : le cas échéant, n’hésitez pas à nous contacter pour obtenir une analyse précise de votre projet.

Comprendre les enjeux techniques

Bien que le concept puisse paraître simple de prime abord, la technologie qui est utilisée pour assurer les rotations (brassage) est encadrée par des principes qui relèvent d’un savant mélange entre règles logiques et contraintes techniques.

Nous allons répartir nos 45 personnes sur 9 tables de 5 places. Ensuite, sur chaque table, les participants vont se présenter et présenter leur activité pendant 3 minutes (1 minute : je me présente, 1 minute : je présente mon activité, 1 minute : j’évoque mes besoins ou recherches du moment).

Quoi dire pendant les tours de tables ?

Nous vous invitons fortement à définir un sujet d’échange pour les tours de tables. Deux avantages : les participants pourront préparer leur intervention plutôt que d’improviser et les échanges pourront être mieux structurés pour tenir dans le temps imparti. En général, nous convions les participants à aborder pendant les 3-4 minutes les sujets suivants :

  • Première minute : je me présente personnellement (qui je suis, quelle entreprise, ma fonction, mon ancienneté, mes compétences propres…)
  • Deuxième minute : je présente mon entreprise et son activité (nos produits, services, nos clients, nos fournisseurs, notre expérience…)
  • Troisième minute (si la partie 2 n’a pas débordé) : je parle de mes besoins (ce que je recherche à court ou moyen terme). Nous considérons cette étape comme importante car, de notre expérience, les personnes qui se trouvent en face n’ont pas forcément accroché sur ce que nous vendons mais elles peuvent être spontanément muées d’une envie de « rendre service » et proposant une solution au besoin exprimé, soit directement (ha oui, moi aussi je recherche et j’ai trouvé quelqu’un lors d’un tour de table qui aurait bien la solution…) ou indirectement (ah oui, je connais quelqu’un à qui nous avons fait appel le mois dernier et il a su nous dépanner… recommandation de niveau 2 !). Cela crée un émulation autour de la table qui rapproche certaines personnes qui ne se seraient pas forcément arrêtées face à la simple carte de visite tendue. D’où l’importance, selon nous, de parler de ce que l’on recherche !

Avec une table de 5 personnes, le tour de table durera 15 minutes. Ensuite, chaque participant se déplacera 5 fois (placement initial + 5 changements = 6 tours). La limite de 6 tours est ici imposée par des contraintes mathématiques. Au terme des 6 tours, chaque personne aura rencontré 24 personnes différentes (soit un peu plus de la moitié des personnes présentes). Les rencontres sont garanties sans doublons (on ne rencontre jamais 2 fois la même personne).

La configuration logistique à prévoir ne dépend malheureusement pas de ce que vous voulez faire mais plutôt de ce qu’il est possible de faire avec un effectif et un lieu donnés.

Voici quelques règles qui vous aideront à anticiper les difficultés

Règle technique N°1

Vous ne pouvez pas avoir plus de personnes autour de la table qu’il n’y a de tables. Par exemple, il est interdit de faire 5 tables de 9 ou 4 tables de 6 (plus de chaises autour de la table qu’il n’y a de tables).

Pourquoi pas plus de personnes autour de la table que de tables ?

On ne peut pas faire de rencontres sans doublons si on a plus de personnes autour de la table qu’il n’y a de tables. C’est physique. Si vous avez 5 tables de 9… vous allez pouvoir placer 45 personnes au premier tour. Au deuxième tour, comment dispatchez vous 9 personnes sur 5 table sans être obligés d’en remettre 2 qui se connaissent déjà du premier tour aux mêmes tables ? Ce n’est juste pas possible.

Règle technique N°2

Toujours partir sur de petites tablées et avoir beaucoup de tables. En effet, plus le nombre de table est grand, plus vous pouvez faire de tours ET plus le nombre de places autour de la table est petit, plus vous pouvez faire de tours.

Réciproquement, plus les tables sont chargées et moins vous avez de tables : moins vous pouvez faire de tours (étranglement, saturation). Tout l’enjeu est de déterminer le juste point d’équilibre pour atteindre un objectif de tours.

Comment déterminer la meilleure configuration logistique pour mon événement

Là est toute la question… faire les bons choix en amont et pouvoir les réaliser une fois sur place.

Le brassage des personnes est, malgré les apparences, très complexe.

Les règles sont assez simples mais elles s’empilent :

  • Plus vous avez de tables, plus le dispatch est facile
  • Plus vos tables sont petites (3-4-5 personnes) plus c’est facile d’éclater la table (sous réserve d’avoir au moins 2 fois plus de tables que de personnes autour de la table)
  • Moins vous faites de tours, moins il y a de rencontres, plus c’est facile de dispatcher sans croiser un participant déjà connu (par défaut, nos système calculent des placements SANS DOUBLONS donc il peut vite dire « j’arrête là car un doublon a été trouvé »)

Empilez toutes ces règles et vous obtenez les configurations les plus faciles :

  • Beaucoup de participant + beaucoup de tables de petites capacité = beaucoup de tours
    > Par exemple 57 personnes sur des tables de 3 = 19 tours (et peut-être plus) !
    > Par exemple 56 personnes sur des tables de 4 = 14 tours (et peut-être plus) !
    > Par exemple 65 personnes sur des tables de 5 = 10 tours (et peut-être plus) !
  • A contrario peu de participant + peu de table de grosses capacité= peu de tours
    > Par exemple 36 personnes sur des tables de 6 = 3 tours maxi (sans doublons, plus si on autorise les doublons)
    > Par exemple 56 personnes sur des tables de 7 = 3 tours maxi (sans doublons, plus si on autorise les doublons)

Des exceptions existent toutefois : si vous avez un nombre de tables qui est un nombre premier, on peut faire beaucoup de tours (théoriquement autant qu’il faut pour que tout le monde rencontre tout le monde) mais ces plans de tables sont moins aléatoires.

Règle technique N°3

Évitez les contraintes, restez sur des formats simples.

Ainsi, évitez qu’une même entreprise puisse venir à 3 ou 4 personnes… c’est 4 fois plus de chances de re-croiser la même « activité » à la table, voire d’avoir 2 personnes de la même entreprise à sa table… même si nous avons aussi des solutions pour cela !

Comment intégrer des contraintes métier à mon networking ?

Dans un monde parfait, vous n’auriez pas à vous poser la question mais il arrive que la nature de vos participants vous donne du fil à retordre…

Nos solutions permettent d’intégrer des contraintes particulières mais attention : prendre en compte ces contraintes augmente significativement le risque de ne pas réussir à calculer un plan de table… cela rend les calculs beaucoup plus complexes.

A noter que ces options nécessitent le calcul d’un plan de table sur mesure.

  • Option « évitement » : je souhaite que 2 (ou plus) personnes s’évitent. L’algorithme fera en sorte que ces personnes ne se croisent jamais, sur aucun des tours. Typiquement, cette fonctionnalité permet d’éviter que 2 professions ne se croisent à la même table. On peut créer plusieurs groupes qui s’évitent.
  • Option « croisement » : je souhaite au contraire m’assurer que 2 (ou plus) personnes se croisent sur un des tours. On peut même s’assurer que 4 personnes vont se croiser mais à la même table lors d’un tour.
  • Option « en équipe » : j’ai une entreprise qui vient à 2 personnes et je voudrais qu’ils ne se croisent pas (base) mais qu’en plus, les rencontres qu’à fait l’un ne croisent pas les rencontres qu’à fait l’autre. Concrètement : en cumulant la liste des personnes rencontrées par l’un et l’autre nous n’ayons aucun doublon ! Ils auront doublé leurs contacts de façon unique.
  • Option « répartition » : cette option est très utilisée. Elle permet d’éviter que 2 (ou plus) communautés soit réparties proportionnellement sur les tables. Par exemple, vous organisez une rencontre inter-fédérations et parmi vos 45 personnes vous avez 20% de personnes d’une fédération 1 et 40% de personnes d’une fédération 2… l’algorithme peut faire en sorte qu’une table de 5 contienne toujours 1 personne de la fédération 1 et 2 personnes de la fédération 2 = les fédérations son répartie équitablement et proportionnellement sur les tables. Le brassage interfédérations est optimal.

A noter que toutes ces options peuvent être combinées mais plus vous ajoutez de contraintes moins vous avez de chances de réaliser un plan de tables sans doublons…

En général, si vous disposez de peu de temps (1h ou 1h30), vous savez que votre objectif n’est pas de faire beaucoup de tours mais de faire un maximum de rencontres avec un minimum de tours. Le temps de parole que vous accorderez à chaque table aura une importance dans la tenue du timing de votre événement.

Pourquoi choisir 1 minute par personne n’est pas une bonne idée ?

Si vous pensez faire un maximum de rendez-vous en limitant la parole à 1 minute par participant (en mode pitch), vous avez eu une bonne idée mais… tout dépend du plan de table que vous allez jouer. Plusieurs critères sont à étudier.

Premièrement : pitcher n’est pas la meilleure façon de se faire comprendre car il faut être concis, précis et employer un langage simple et facilement compréhensible de tous, c’est un exercice que tous ne maitrisent pas forcément. Toutefois, si vous organisez, en amont, un atelier « Apprenez à convaincre en pitchant votre activité en 1 minute » vous augmenterez certainement la qualité ressentie par les participants qui écoutent les pitchs.

Deuxièmement : si vous êtes sur des tables de 4, le flot d’un pitch de 3 personnes en face sera « digeste » mais si vous êtes sur des tables de 10 personnes ça devient sportif pour l’auditoire.

Troisièmement : parler moins c’est parler plus ! Admettons que vous restez sur des tables de 5 mais que vous faites 15 tours : votre participant aura 15 pitchs à réaliser… il risque de s’essouffler passé le 6 ème tour. Si vous laissez 3 minutes, la contrainte de temps ne vous permet pas de faire plus de 6 tours mais l’ensemble restera équilibré et accessible.

Quatrièmement : attention ! il est plus difficile de faire plus de tours que de faire des tables plus chargées (en théorie). En laissant 1 minute par personne sur une table de 5, votre tour devrait durer 5 minutes. Si vous avez 2 heures de networking vous ne trouverez pas forcément de plan de table qui permette de faire 24 tours ! C’est presque impossible (sauf si vous avez 300 participants, et beaucoup de tables). N’oubliez pas qu’il existe un équilibre subtil entre le nombre de personnes par tables, le nombre de participants et le nombre de tours ! Tout n’est pas possible. Consultez-nous si votre événement doit se dérouler sur un format pitch.

Pré-requis

Pour qu’un networking se déroule bien, il faut réunir un ensemble de conditions qui favoriseront la venue des participants :

Pré-requis N°1 : la compréhension

Vous devez vous assurer que les personnes comprennent de quoi il s’agit. Elles doivent comprendre à quoi vous les invitez à participer. Bien communiquer c’est le début d’un bon networking.

Préparez les avec un atelier « J’apprends à pitcher en 3 minutes ». Vous apprendrez à les connaître et ils seront plus à l’aise le jour J.
Vous pouvez aussi prévoir un « Guide du participant » qui explique et conseille.

Pré-requis N°2 : le lieu

Vous devez disposer d’un lieu qui permettra d’accueillir tout le monde dans des conditions optimales (espacement des tables, insonorisation, accessibilité…).

Bien choisir le lieu de la manifestation

Le choix du lieu est également très important. Si le lieu est prestigieux ou si son accès est habituellement réservé à quelques privilégiés… vous donnez envie. Le participant qui vient, par exemple, dans un lieu historique et secret aura grand plaisir à alimenter les conversations du weekend (ou professionnelles) avec sa découverte…

A contrario, un lieu peut être néfaste pour votre organisation si :

  • Il est introuvable sur les GPS (c’est du vécu… on fini par faire demi tour et repartir)
  • Il est très difficile d’accès (travaux, sécurité renforcée avec pièce d’identité + fouille + pointage sur liste de contrôle du ministère de l’intérieur 3 semaines avant la venue des participants, parkings fermés obligeant à se stationner très loin…)
  • Il est trop loin ou mal desservi (à l’extérieur d’une agglo alors que la plupart des participants sont à l’opposé, et inversement si dans un centre-ville surchargé alors que les participants viennent des alentours…)
  • Il est mal réputé (sécurité, salubrité, luminosité, acoustique…)

Pré-requis N°3 : s’assurer de la présence

La chose va paraitre évidente mais ce n’est pas si simple : il faut que les personnes prévues (les inscrits) soient présentes (les participants joueurs). Idéalement il ne doit manquer personne. A la lecture de cette ligne, vous devez sourire mais l’expérience parle : il est rare que vous n’ayez aucun absent et que les inscrits soient à 100% les joueurs finaux…

faire payer la participation est un très bon moyen de fiabiliser ses participants…

Pourquoi et comment faire payer la participation à un networking ?

Rendre payant votre networking est le moyen le plus sûr de garantir que les inscrits soient présents… mais à certaines conditions.

C’est bien connu : quand on touche au portefeuille, ça fait mal…

Le fait de faire payer la participation va agir sur un levier important : l’implication et l’engagement.

Lorsque le networking est gratuit, certains participants trouvent toujours une bonne raison de faire autre chose le jour de votre événement (rendez-vous client, absence de motivation, renonciation au dernier moment à faire 30 km pour un « truc » gratuit)

Lorsqu’il est payant, c’est naturel, on se pose tous la question suivante : est-ce que ça vaut la peine de perdre à mes 30 € ?

Vous l’aurez compris : faire payer induit un préjudice en cas d’abandon.

Pour que ce levier fonctionne, le tarif doit être à la fois accessible et dissuasif en cas d’abandon. Faire payer 8 € n’aura aucun effet car, on peut imaginer que pour certains, perdre 8 € n’est pas déterminant. Par contre faire payer plus de 30 € aura un impact. Qui renoncerait à 30 € ? Certainement moins de personnes que celles qui renonceraient à 8 €.

Attention : pour faire payer 30 € une participation, il faut que votre programme les vaille…

Ainsi, vous devrez « offrir » en compensation une vraie valeur ajoutée : repas, intervention d’un professionnel sur un sujet intéressant, performance des rencontres, lieu prestigieux…

Pré-requis N°4 : être bien équipé

Vous devez prévoir un peu de matériel pour une animation de qualité : vidéo projecteur de bonne qualité (luminance, résolution, taille de la projection), un support de projection de grande taille, une sonorisation sur place (enceintes amplifiées), un micro.

Bien choisir et bien dimensionner son matériel

Le vidéo-projecteur : assurez vous d’utiliser un matériel de qualité. Les critères de qualité sont les suivants :

  • Résolution : HD, UHD, 4k, 8k, 16k… plus la résolution est importante, plus l’affichage pourra être grand ET fin (évite le flou)
  • Niveau de zoom et focus : la netteté s’obtient avec une bonne mise au point selon le niveau de zoom utilisé. Veillez à ce que le vidéo projecteur soit équipé d’une lentille ajustable.
  • Lumens : c’est la capacité du projecteur à produire de la lumière. Au dessus de 3000 lumens, votre vidéo projecteur sera mesure d’afficher une image visible en plain jour (ou lumières allumées). Plus il est haut en lumens, moins vous aurez de soucis avec la lumière

La surface de projection : souvent une toile mais tout support blanc, propre et lisse (mais non réfléchissant) fera l’affaire. Nous conseillons d’utiliser des toiles grand format (à partir de 2m x 3m) lorsque votre effectif dépasse 50 personnes. En effet, si vous utilisez une toile standard de 1,20 m x 1,80 m vous aurez l’équivalent d’un grand écran de TV en surface et vos participants devront plisser les yeux et jouer des coudes pour bien voir la grille… L’idéal est de disposer d’un lieu qui possède un grand mur (3 m x 4,50 m) ou mieux : un écran géant.

La sonorisation : elles est tout aussi importante.
Utilisez une sonorisation (portable ou sur site) qui puisse :

  • Couvrir le brouhaha des échanges (le son doit pouvoir être monté assez fort pour cela)
  • Rendre votre animation audible (le son doit être clair et cristallin, évitez les sonos portables qui saturent produisent un son saturé)

A noter que le lieu joue un rôle important dans le ressenti acoustique.

Pré-requis N°5 : le bon timing

Vous devez également porter une attention particulière à l’horaire et au jour de votre manifestation en prenant en compte l’activité de vos participants (professionnelle et personnelle). En général, on évitera les mercredis, les lundis matin et les vendredis après-midi.

Pré-requis N°6 : étudier et adapter la logistique

En fonction de l’effectif et du temps disponible, vous devez réfléchir et définir le nombre de tables, le nombre de places par tables, le temps de parole individuel et le nombre de tours. Il n’est pas possible de faire ce que l’on veut : on doit respecter un cadre déterminé par la technique et les moyens logistiques.

Une organisation en 4 étapes

Etape 1 : Recrutement / Promotion

Pour notre exemple, nous avons choisi de cibler les chefs d’entreprises qui se situent tous dans une zone géographique spécifique : une zone d’activité qui regroupe 200 entreprises différentes. La manifestation aura lieu dans un relais-château sur un domaine viticole situé à quelques minutes de la zone d’activité (pour faciliter la venue des invités par la proximité et offrir un cadre sympathique à notre rencontre).

Nous avons choisi d’organiser cette manifestation un jeudi, après la fermeture des magasins & bureaux de la zone, de 19h à 22h00.

Nous prévoyons un temps d’accueil de 19h à 19h30 (cocktail de bienvenue) suivi de propos introductifs de 19h30 à 19h45. Le networking débutera à 19h45 et se terminera à 21h30. Le tout sera suivi d’un cocktail dinatoire qui permettra aux participants de poursuivre leurs échanges.

La communication est assurée par l’association qui fédère la zone d’activité (qui est souvent partenaire de l’évènement ou même son organisateur).

Il est conseillé d’utiliser un système d’inscriptions en ligne pour pouvoir obtenir un fichier des inscrits propre et à jour. En complément, vous devriez être en mesure de faire parvenir un email/SMS aux participants pour leur rappeler qu’ils se sont inscrits à votre événement. Notre plateforme Matchmaking Studio propose ce type de prestations.

L’invitation aux 200 chefs d’entreprises partira au moins 1 mois avant la date de notre manifestation. Un rappel pourra être envoyé 1 semaine après aux entreprises qui n’ont pas répondu. Le lien d’inscription et le programme de cette soirée devront être relayés au maximum (réseaux sociaux, entreprises moteur impliquées dans l’organisation, flyer distribués dans la zone, partenaires de l’événement…).

Etape 2 : Consolidation

A l’approche du jour J, nous disposons déjà de 55 personnes inscrites. Notre objectif était de 45. A présent, nous devons nous assurer que ces 55 personnes ont bien prévu de venir. La meilleure solution reste encore de prendre son téléphone et de les appeler pour nous en assurer (le nombre d’inscrits le permet dans notre exemple) mais à défaut, nous conseillons de faire partir un email à J-3 pour leur rappeler que nous les attendons et que nous comptons réellement sur leur venue (leviers possibles : poids de l’organisation, logistique repas = gâchis, atouts d’un tel événement = opportunité à ne pas manquer…).

Ce mail J-3 sera l’opportunité pour certains de se désister ou de vous faire part de questions. C’est grâce à ces actions préventives que vous consoliderez votre liste de participants car : on sait qui est inscrit mais on ne sait JAMAIS qui va nous faire faux-bond. Or, nous avons besoin de savoir combien de personnes seront présentes pour préparer notre plan de tables.

Etape 3 : Accueil le jour J

Une bonne organisation de votre accueil permet de prévenir la perte de temps et l’éparpillement. Idéalement, il vous faut plusieurs personnes qui seront chacune en charge d’une mission : accueil-émargement, gestion des soucis (retards, absence, logistique, remplaçants…), animation et relation avec les participants arrivés…

Pour notre événement, nous avons besoin de connaître précisément le nombre de personnes arrivées pour pouvoir adapter notre plan de table juste avant le lancement.

Pour cela, quand l’effectif le permet, une simple feuille d’émargement suffit à savoir « qui est présent » et « combien de joueurs nous avons ». Lorsque les effectifs sont plus importants, on utilisera un système de QR Codes sur badge/invitation pour « pointer » la présence. En liaison avec le logiciel, cela permet à Matchmaking Studio de savoir qui est précisément là.

A noter que même si vous avez un petit effectif, ce système de scan rend votre accueil beaucoup plus professionnel (impression du participant que les moyens mis en œuvre son au top).

Pendant la phase d’accueil, nous vous conseillons d’appeler les personnes en retard lorsque l’heure H approche : cet appel vous permettra encore de consolider votre liste de personnes « attendues ». Certains pourront vous dire qu’ils sont juste en retard (on les coche comme présents par anticipation) ou qu’au contraire ils ne viendront finalement plus (on les raye directement).

Prévoyez une petite animation d’accueil (un cocktail, une mini conférence, une intervention de 15-20 minutes) qui permettra d’expliquer le principe et de permettre à d’éventuels retardataires d’arriver (oui… tout le monde n’arrive pas toujours à l’heure). Cela vous procurera un temps « tampon » très utile car une fois le networking démarré, on peut difficilement y intégrer d’autres personnes.

Etape 4 : Exécution des rencontres

Nous y sommes. Le moment où comprendre la technique devient important pour la bonne exécution des rencontres.

Quand on organise un networking, l’objectif c’est d’offrir un maximum de rencontres en un minimum de temps.

Pour cela, contrairement à ce que l’on pourrait penser, il ne faut pas nécessairement BEAUCOUP de personnes, mais plutôt des tables bien remplies. En effet, si vous faites des rencontres sur des tables « trouées » par les absences, vous rencontrez moins de monde qu’avec des tables bien remplies.

Pourquoi je peux faire mieux avec moins ?

Il existe un aspect intéressant du networking que les néophytes ont du mal à percevoir.
Lorsque vous avez prévu de faire un networking de 1h30 et que vous avez l’ambition de faire venir 150 personnes : vous organisez un très bel événement (la moyenne des networkings est plutôt de 30-50 personnes).

Quelques fois, pour différentes raisons, il se peut que vous ayez 150 inscrits la veille mais que le jour J seuls 60 personnes se présentent (nous forçons le trait pour l’exercice bien sûr… c’est extrêmement rare ou lié à un événement externe comme ce que nous avons connu avec les confinements). Pour des questions de « frais de bouches » et de dimensionnement des salles c’est souvent une tragédie (= importance de la consolidation et du marketing) mais du point de vue de vos participants, leur perception en est tout autre.
Relativisons. Mettons de côté le fait que vos participants s’attendaient peut-être à côtoyer 150 personnes (ils ne les auraient pas tous croisés de toute façon)…

Avec 150 personnes, vous auriez fait des tables de 5 personnes et donné 3 minutes par tour. Chaque tour aurait duré 15 minutes et vous auriez fait 6 tours dans les 1h30. Chacune des 150 personnes aurait alors rencontré 4×6=24 autres participants pendant les tours.

Au risque de vous surprendre, si vous n’avez finalement que 60 personnes… et bien elles feront toute 6 tours de 15 minutes et auront toutes rencontré 24 personnes !!!

Et oui… du point de vue du participant nous pourrions même pousser le vice jusqu’à dire que finalement 24 personnes / 60 (40% de taux de rencontre) c’est mieux que 24 personnes / 150 (16% de taux de rencontre)… Non ? Finalement, le ressenti du participant c’est qu’il à fait 6 tours au top avec des tables bien remplies et qu’il est content… tout autant que si dans la salle il y avait eu 90 personnes de plus…

Bien sûr, un cocktail à 150 personnes ce n’est pas pareil qu’à 60…

Morale : même si votre effectif a fondu comme neige au soleil, il est tout de même possible d’offrir une qualité de rencontres à vos participants en vous adaptant et en ajustant votre plan de table.

Cas particulier du networking dit PREMIUM

Il existe de rares configurations qui peuvent produire un taux de rencontre de 100% (tout le monde rencontre tout le monde sans exception).

Ces plans de table sont rares et vous obligent à un exercice de style imposé : vous êtes contraints par le nombre de tables et il vous faut assez de temps pour faire tous les tours.

Ces plans de table se comptent sur les doigts d’une main :

  • Tous les plans de table en tables de 2
  • 9 personnes 3 tables de 3 en 4 tours
  • 16 personnes 4 tables de 5 en 5 tours
  • 25 personnes 5 tables de 5 en 6 tours
  • Pour l’exemple : 36 personnes 6 tables de 6 en 7 tours ne fonctionne pas = 3 tours maximum !
  • 49 personnes 7 tables de 7 en 8 tours

D’autres plans de tables atteignent presque les 100 % mais le placement est plus « mécanique » qu’aléatoire (tableaux de berger) :

  • Tous les plans de tables composés d’un nombre de tables qui est un nombre premier

A noter qu’un nombre de tables PAIR avec un nombre de personnes par tables IMPAIR est toujours plus compliqué à calculer.

Toute la stratégie repose donc sur cette simple question « combien de tables de combien de personnes puis-je composer avec le nombre de personnes qui sont présentes pour avoir un maximum de tables remplies ».

A présent que nous connaissons le nombre de personnes réellement présentes (et celles qui vont arriver sous peu grâce à la consolidation), nous pouvons définir une stratégie de rencontres.

Nous avons consolidé notre liste de participants à 39 personnes sur 45 prévues initialement (pour rappel, nous avions atteint 55 personnes inscrites…).

Nous avions prévu d’utiliser 9 tables de 5 pour 45 personnes. Si on restait sur cette idée, nous ferions une erreur.

En effet, si nous prenons 45 places assises pour 39 personnes, nous avons 6 chaises vides.

Dans le pire des cas, nous pourrions avoir 4 absents à une même table… sur une table de 5, la sanction serait immédiate : qui attendrait tout seul pendant 15-20 minutes car il n’a personne à sa table ? Réponse : personne. Nous devons donc réduire le risque de « trous » aux tables.

Malheureusement, avec 9 tables et 6 chaises vides, vos 9 tables de 5 deviendraient 6 tables de 4 et 3 tables de 5 (si on retirait 1 chaise par table où sont prévus les absents). Il nous faut trouver une autre solution car ce n’est pas optimal.

Optimisation : pour faire face à cette situation, nous allons simplement passer sur un plan de table dit « resserré » de 8 tables de 5. Ainsi, vis-à-vis de notre effectif et de ce nouveau plan de table, nous aurons 39 personnes pour 40 places, soit 1 seule chaise vide !

Un plan de table issu de Matchmaking Studio sera toujours optimisé pour répartir les absents sur des tables différentes pour que 2 absents ne soient pas prévus à la même table. Cela permet de conserver une quantité de rencontres maximale et une expérience optimale… (jamais plus d’un absent par table).

Distribution des cartes de jeu

Maintenant, nous pouvons distribuer les cartes à jouer à nos 39 personnes afin qu’elles puissent décoder la grille de placement qui sera affichée à l’écran.

Nous veillerons à distribuer les numéros de façon contigüe (du 1 au 39) en conservant le 40.

La carte 40 pourra être donnée à une ultime personne qui arriverait en retard ! Mais attention, au regard de notre nouveau plan de table, nous ne pourrons pas accepter de 41 ème participant ! D’où l’importance capitale de la consolidation : ne pas sur-estimer ni sous-estimer l’effectif présent.

Une fois les cartes distribuées, chaque personne connait son numéro de participant. Il est temps d’afficher le plan de tables à l’écran.

Nous pouvons à présent inviter les participants à lire la grille en leur rappelant impérativement de ne pas se tromper de table !!! Nous les enjoignons à relire 2 fois, voire 3 fois la grille pour être sûrs.

Que se passe t’il quand quelqu’un se trompe de table ?

Si un participant se trompe de table, il va prendre la place d’une autre personne. Lorsqu’une table est pleine et que vous êtes censé vous y installer… vous vous dîtes « tiens, il n’y a plus de place… bizarre… » mais vous n’allez pas enquêter pour savoir ce qu’il se passe et naturellement (c’est humain) vous regardez autour de vous si il n’y a pas de la place ailleurs…

Lorsque cela arrive, le participant qui se trompe entraine avec lui d’autres participants (par induction). Chaque participant qui se place à la mauvaise table vient faire des rencontres qui n’étaient pas prévues dans sa feuille de route. Lorsqu’au tour suivant il se « remet dans le rang » il peut rencontrer des personnes qu’il vient de croiser illégitimement : le plan de table commence à dérailler. Si vous avez plusieurs personnes qui vous font cela, ça peut vite tourner au « Argh, ça ne marche pas votre truc, ça fait déjà deux fois que je croise untel ! ».

Nos plans de tables sont garantis sans aucun doublons ! C’est éprouvé et garanti. Mais dès que cette situation se présente, vos participants vont remettre en question la technique (et oui, on ne remet pas trop en question l’humain dans ces cas là…).

C’est pour cette raison qu’il est IMPERATIF de les sensibiliser à l’erreur de lecture !!! Pour vous éviter ce type de manifestations néfastes pour l’ambiance et la crédibilité.

Une fois que tout le monde est placé, nous pouvons démarrer le premier tour de table.

Affichage du chrono et lancement des échanges

Nous affichons alors le chronomètre qui jouera le rôle de « maître du temps » (arbitre) afin que chaque personne puisse profiter du même temps d’expression et que toutes les tables terminent leur tour en même temps.

Avantages du chronomètre visuel et sonore

Le chronomètre visuel et sonore remplace plus qu’efficacement la personne chargée d’être le maître du temps d’une table.

Premièrement : fini l’époque où un maître du temps désigné loupait son lancé de chrono ou le mettait en pause en trifouillant son téléphone -> tout le monde démarre, switche et s’arrête en même temps.

Deuxièmement : la pression sociale !!! Tout le monde entend le chrono et tout le monde visualise le temps restant. Tout le monde sait donc à quel moment quelqu’un est en train de « manger » le temps du voisin. On constate que les personnes qui assistent à un débordement sont souvent pressantes auprès de l’indélicat et on arrive à mieux maitriser ces débordements. Rien ne vous empêche toutefois de placer, en plus des participants, un maître de la table qui pourra intervenir en cas de violation délibérée du temps de parole !

Troisièmement : tout roule tout seul ! L’animateur peut aisément relacher la pression pendant les tours de table, voire même s’installer pour écouter ou même participer ! Tout se fait automatiquement.

Quatrièmement : toute la salle est synchronisée sur un visuel du temps qui passe et sur l’encadrement sonore. Cela évite qu’une table termine 45 secondes après une autre -> on assure ainsi un meilleur respect du timing qui est parfois serré.

En lançant le chrono, nous donnons le top départ du premier tour. Une première personne à chaque table va se présenter pendant 3 minutes puis, au top sonore, elle donnera la parole à son voisin. Toutes les tables avancent simultanément. Ainsi, toutes les tables changent de speaker en même temps et toutes les tables devraient terminer leur tour en parfaite synchronisation.

A la fin du tour, le logiciel affichera automatiquement le plan de table du tour suivant : nous inviterons alors les participants à prendre connaissance de leur nouvelle destination.

C’est la fin

Lorsque tous les tours prévus sont terminés, le networking prend fin.

Des échanges peuvent se poursuivre après, lors du cocktail dinatoire. Certains se rapprocherons de personnes intéressantes rencontrées pendant les tours, d’autres iront vers celles qu’ils n’auront pas rencontrées.

Exploiter l’indice de performance des rencontres

Matchmaking Studio vous permet de connaître la « performance rencontres » atteinte sur un plan de table. Par exemple, un plan de table de 40 personnes / 8 tables de 5 / 6 tours aura créé 960 rencontres !!!

Lorsque 40 personnes se rencontrent sur 8 tables de 5, chaque participant de la table va se présenter à 4 autres personnes. Chaque personne rencontre donc 4 personnes par tours.

Si vous faites 6 tours, les 40 personnes auront rencontré 24 personnes soit 960 rencontres.

Ici la rencontre est dite « subjective » car c’est bien réellement chaque personne, de son propre point de vue, qui rencontre 24 autres personnes. On peut imaginer qu’une rencontre entre 2 personne va créer une « vue » de chaque côté de la rencontre : l’un va peut être trouver la rencontre intéressante et l’autre en face, non.

Vous pouvez imaginer autrement et plus concrètement que chaque personne qui arrive à une table distribue 4 cartes de visite. A la fin des 6 tours, 960 cartes de visites auront été distribuées, créant ainsi un potentiel commercial de 960 reprises de contact. En divisant ce nombre par 2 vous obtenez le nombre de rendez-vous face-à-face réellement économisés, soit 480 rendez-vous optimisés en 1h30.

Lorsque vous jouez un plan de table en mode « dégradé » (avec moins de personnes que de places prévues), il manquera 1 personne à certaines tables : ces tables disposeront d’un temps supplémentaire (celui de la personne absente). Lorsque vous savez que c’est le cas sur votre networking, expliquez-le et dites aux participants que si ils sont sur une table de 4, qu’ils profitent du temps excédentaire pour poser leurs questions, échanger leurs cartes de visites…

Ainsi s’achève la présentation de ce cas. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos questions / remarques.

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